Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовиться к проверке трудинспекции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.
Как вы узнаете о проверке
О проведении плановой проверки инспекторы предупредят заранее не менее чем за 3 рабочих дня заказным письмом или электронным документом, подписанным электронной подписью.
Про внеплановую проверку вам могут сообщить любым способом не позднее, чем за 24 часа до начала в таких случаях:
- проверку проводят по заявлению работника;
- у вас уже прошла проверка, по результатам которой вам выдали предписание об устранении нарушений, но вы их не устранили и ГИТ назначил повторную проверку.
Этап 6. Личные карточки и приказы
Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.
Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.
Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.
Какими бывают проверки
Прежде всего, приведем перечень основных нормативных актов, регулирующих вопрос проведения проверок инспекцией труда:
- ТК РФ (ст. 360);
- Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее – Закон № 294-ФЗ);
- Административный регламент исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденный приказом Минтруда России от 30.10.2012 № 354н (далее – Регламент);
- Методические рекомендации по планированию государственными инспекциями труда в субъектах Российской Федерации мероприятий по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденные приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее – Методические рекомендации).
По своему характеру проверки государственной инспекцией труда подразделяются на плановые и внеплановые.
Виды проверок трудовой инспекцией
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. О плановой проверке работодатель может узнать заранее либо на сайте Генпрокуратуры, либо на сайте Федеральной службы по труду и занятости. Не позднее, чем за три дня до начала проверки, инспекция труда уведомляет об этом работодателя (п. 12 ст. 9 Федерального закона № 294-ФЗ).
Как плановые, так и внеплановые проверки могут быть выездными или документарными. Выездной вид проверки предполагает личное присутствие инспектора. При такой проверке сотрудники Федеральной службы по труду и занятости вправе запросить по теме проверки документы за любой период
При документарной проверке инспекция запрашивает заверенные копии документов для исключения возможных нарушений. В случае возникновения у инспекции подозрений в правомерности действий со стороны работодателя, последнему нужно будет отправить заверенные копии необходимых подтверждающих документов.
При этом если к плановой проверке можно подготовиться заранее, то от внеплановых не застрахован ни один работодатель. Одна из наиболее частых причин такой проверки – жалобы самих же сотрудников на нарушение их трудовых прав.
Важно знать, что трудовой проверкой ГИТ может быть охвачен весь период деятельности работодателя. Такие мероприятия не ограничены каким-либо сроком, разве что сроками хранения документов и существования компании. Однако законодательством установлен срок давности привлечения работодателей к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Он составляет один год и исчисляется со дня совершения правонарушения. Если нарушение является длящимся, срок давности исчисляется со дня обнаружения его надзорным органом. Но это спорная ситуация. Суды не раз приходили к выводу, что нарушения требований трудового законодательства в большинстве случаев не носят длящийся характер. Поэтому срок давности привлечения работодателя к ответственности исчисляется со дня совершения им правонарушения (Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1, Решение Московского городского суда от 24.05.2018 по делу № 7-6942/2018).
Ещё один спорный момент связан с количеством нарушений. Суды приходили к выводу, что штрафовать должны однократно за всех работников, а не по отдельности за каждого, если одинаковое нарушение допущено в отношении нескольких работников (Постановление Верховного Суда РФ от 07.03.2018 № 20-АД18-3, Постановление Верховного Суда РФ от 09.08.2016 № 29-АД16-9, Решение Московского городского суда от 24.01.2018 по делу № 7-0329/2018).
Напоминаю, такие уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс, как готовые решения и путеводитель по кадровым вопросам, окажут вам серьёзную поддержку при решении нестандартных сложных спорных ситуаций. Выводы готовых решений и путеводителя по кадровым вопросам учитывают нормы действующего законодательства, актуальную сложившуюся судебную практику и официальные разъяснения органов власти.
Проверка не может проводиться, а начатая подлежит прекращению в случаях, если установлено, что (пункт 27 регламента):
- отсутствуют основания для проведения проверки;
- предмет проверки не соответствует полномочиям Роструда и его территориальных органов;
- при организации и проведении проверки допущены грубые нарушения, предусмотренные законодательством о государственном контроле (надзоре);
- проведение проверки противоречит иным требованиям федеральных законов, нормативных правовых актов президента Российской Федерации или правительства Российской Федерации;
- если после начала соответствующей проверки выявлена анонимность обращения или заявления, явившихся поводом для ее организации, либо установлены заведомо недостоверные сведения, содержащиеся в обращении или заявлении.
Категория рисков предприятия
На периодичность проверок ГИТ влияет так называемая категория риска, которая присваивается организациям. Риск-ориентированный подход установлен Постановлением Правительства от 05.07.2017 № 801 и ст. 8.1 Федерального закона №294-ФЗ от 26.12.2008 г. Категория риска присваивается в зависимости от того, насколько существенные нарушения Трудового кодекса РФ допущены организацией. Таким образом, предприятия с наиболее вероятными тяжелыми нарушениями оказываются в поле пристального внимания инспекторов, а количество проверок добросовестных работодателей, наоборот, снижается.
Всего существует 5 категорий риска:
- Высокий – проверки раз в два года,
- значительный – проверки раз в три года,
- средний – проверки раз в пять лет или реже,
- умеренный – проверки раз в шесть лет или реже,
- низкий – нет плановых проверок.
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции
Самым частым нарушением, влекущим за собой штраф работодателю, является отсутствие всех необходимых документов.
Локальные акты обязательны для каждой, даже самой маленькой организации с наемными сотрудниками. Например, это свод правил внутреннего распорядка, положение о персональных данных работников.
Также обязательно выдавать расчетный листок (не является исключением оплата через безналичный расчет) — они не обязательно должны выдаваться под роспись, но сотрудники должны знать о своем праве – знать произведенный расчет за месяц. При желании у работодателя есть способ застраховать себя ведением журнала выдачи расчетных листков.
У работодателя в сейфе должны храниться трудовые книжки на всех сотрудников.
Зачастую работодатели допускают неточности в оформлении базовых документов. Например:
- В трудовом договоре не прописана ставка оплаты труда;
- На экземпляре трудового договора (любого другого документа), принадлежащего работодателю, не поставлена подпись работника;
- График отпусков подписан позже, чем за 14 дней до начала календарного года.
Помимо документов стоит позаботиться и о соблюдении всех норм трудового права. Очень важны своевременные аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте. Необходимы ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.
Прочие распространенные ошибки:
- Ежегодный отпуск разделен на мелкие части, и ни одна из них не достигает 14 дней;
- Заработная плата ниже МРОТ;
- Размер заработной платы указан не в российских рублях;
- Заработная плата выдается реже одного раза в 15 дней, при этом нет письменного согласия сотрудника на подобный график выплат;
- Наем иностранных граждан по срочному договору до окончания срока действия разрешения на работу. Чтобы избежать административной ответственности с иностранными гражданами лучше заключать стандартные бессрочные договоры.
Какие изменения произошли?
Разные инспекторы не будут проверять соблюдение одних и тех же требований
Закон госконтроле исключает проверку соблюдения одних и тех же обязательных требований несколькими контролирующими органами в отношении одного объекта контроля.
Проверки Роструда и других ведомств стали короче
Закон о госконтроле изменил срок проведения документарной и выездной проверок. С 1 июля 2021 года он не может превышать 10 рабочих дней. Для сравнения, до 1 июля был установлен максимум — 20 рабочих дней.
Как и прежде, срок для выездных проверок малых предприятий — не более 50 часов, микропредприятий — не более 15 часов, а если проверку микропредприятия проводят на основании программы проверок — не более 40 часов (п. 7 ст. 72, п. 7 ст. 73 Закона о госконтроле).
Если у компании есть обособленные подразделения в нескольких субъектах РФ, срок выездной проверки устанавливают по каждому из них отдельно.
- Низкий риск — не проводятся.
- Умеренный риск — не менее 1 КНМ в 6 лет и не более 1 КНМ в 3 года (ранее — не реже 1 раза в 6 лет).
- Средний риск — не менее 1 КНМ в 6 лет и не более 1 КНМ в 3 года (ранее — не реже 1 раза в 5 лет).
- Значительный риск — не менее 1 КНМ в 4 года и не более 1 КНМ в 2 года (ранее — 1 раз в 3 года).
- Высокий риск — не менее 1 КНМ в 4 года и не более 1 КНМ в 2 года (ранее — 1 раз в 2 года).
- Чрезвычайно высокий риск (новая категория) — не менее 1 КНМ, но не более 2 КНМ в 1 год.
Виды и периодичность проведения плановых проверок для каждой категории риска также указываются в Положении о виде контроля соответствующего контрольного (надзорного) органа (пп.5 ч.5 ст.3, ч.1 ст.25 Закона о госконтроле). Для охраннотрудовых проверок она осталась прежней. Поскольку на сегодняшний день нового положения пока нет, то периодичность проведения проверок останется прежней, что не противоречит Закону о госконтроле.
Кого проверят в 2021?
Постановлением от 30.11.2020 № 1969 правительство продлило мораторий на плановые проверки в 2021 году, но только малых предприятий и то не для всех. Мораторий не распространяется на:
- экономические агенты, которые находятся под постоянным госконтролем; предприятия с 1 и 2 классом опасности;
- компании из категории высокого и чрезвычайно высокого риска, а также эксплуатирующие такие объекты;
- предприятия с деятельностью из перечня к закону №294-ФЗ от 26.12.2008 (образование, здравоохранение и т.д.);
- штрафники, для которых действуют вступившие в силу постановления о наказаниях по КоАП за грубые нарушения;
- предприятия, у которых приостановили или аннулировали лицензии.
В последних двух случаях действует еще одно условие — проверка, по результатам которой назначены наказания, прошла меньше 3 лет назад.
Однако и здесь есть исключение, если СМП относится к категории высокого риска, то проверка трудовой инспекции все равно нагрянет.
Поэтому плановые проверки ожидают и малые предприятия, и средние, и крупные, а также некоммерческие организации с численностью сотрудников до 200 человек, на которых высок риск пожаров, несчастных случаев, экологического ущерба и нарушений санитарно-эпидемиологического законодательства.
Законодательство дает представителям инспекции право проводить ревизии:
- Плановые.
Может быть проведена в отношении любой организации один раз в три года. Для начала достаточно одного из оснований:
— Со дня регистрации работодателя или последней проверки прошло три года.
— Работодатель фактически ведет предпринимательскую деятельность три года с момента подачи извещения в налоговый орган.
- Внеплановые:
— Выездные.
— Документарные.
Для начала проверочных действий в любом из перечисленных случаев необходимы достаточные основания. Так, причиной внепланового визита инспекторов на предприятие может стать:
- Невыплата зарплаты или выплата не в полном объеме.
- Установление для работников оплаты ниже МРОТ.
- Невыполнение предыдущих предписаний инспекторов ГИТ.
- Информация (сообщения, жалобы) о нарушениях трудового законодательства (особенно если они стали причиной угрозы жизни и здоровью работников).
- Запрос сотрудника о проверке условий на его рабочем месте.
- Приказ руководителя ГИТ, изданный на основании постановления Президента РФ, Правительства РФ или прокуратуры.
Анонимные обращения и жалобы, в которых нет сведений о нарушениях трудового законодательства, рассмотрению в законном порядке не подлежат!
О предстоящем внеплановом визите работодатель должен быть предупрежден не менее чем за сутки до ее старта. Для уведомления подходит любой доступный способ. Форму проведения ревизии (выездная или по затребованным документам) выбирает инспектор.
Проверка выплаты зарплаты
Сотрудники трудовой инспекции проверяют моменты, связанные с начислением и выплатой оплаты труда. Законодательство говорит о том, что выплаты должны производиться не менее пары раз за месяц. В документации, которая применяется внутри компании, указывается информация относительно того, в какое время и где выдаются средства. Кроме того, важным моментом выступает то, чтобы величина заработка составляла не менее предельного значения по региону.
В ситуации, когда руководство компании выплачивает сотрудникам премии или делает надбавки, то требуется провести документальное оформление таких начислений. Гражданам, которые уволены из штата, должны быть выплачены конкретные суммы. Они определены законом.
Также проверке подлежат сведения, связанные с охраной трудовой деятельности. На руководство компании ложится обязанность относительно того, чтобы создать безопасные условия для исполнения лицом трудовых функций. Подтвердить данный факт можно при использовании инструкций или бумаг, указывающих на проведение соответствующих мероприятий. Указанная разновидность бумаг должна быть в компании, вне зависимости от того, сколько людей работает в ней и сколько людей трудоустроено.
Ход и результаты проверки
В течении 10 рабочих дней работодателю нужно предоставить запрошенную трудовым инспектором информацию и документы. Предоставляются заверенные копии.
По результатам проверки инспектор составляет акт, в котором отражает выявленные нарушения и виновных в нарушении лиц. С этим актом работодателя обязаны ознакомить. Инспектор составят предписание о необходимости устранения нарушений в определённый срок.
Вовремя устраненные нарушения позволяют в ряде случаев избежать штрафа и получить предупреждение.
Важно: ГИТ необходимо проинформировать об исполнении предписания и приложить копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, будет назначена повторная внеплановая проверка.
Если нарушения не удалось устранить в указанный срок, нужно отправить в трудовую инспекцию ходатайство о продлении срока – не позже, чем за 5 рабочих дней до наступления указанной в предписании даты. Есть вероятность, что срок будет продлен.
Основные изменения в трудовом законодательстве с 2023 года:
- новая форма уведомления о приеме и увольнении в Социальный фонд России,
- уведомление о заключении и прекращении ГПД,
- новые правила работы портала «Работа в России»,
- рост МРОТ до 16 242 руб.,
- послабления за нарушение правил персонифицированного учета,
- продлена программа субсидирования найма безработных граждан,
- взносы на ОМС необходимо уплачивать за временно пребывающих иностранцев, ДМС надо оформлять специалистам высокой квалификации-иностранцам,
- новые требования для правил и инструкций по охране труда,
- вводятся трудовые книжки нового образца
Ограничения и требования, установленные законом для ГИТ
Не важно, плановая проводится проверка, или внеплановая, закон требует от инспекторов ГИТ соблюдения следующих правил:
| Ограничение | Комментарий |
| По срокам извещения о начале проведения проверки | Уведомление от ГИТ должно прийти на предприятие не позже, чем за 3 рабочих дня до приезда инспекторов. Уведомление происходит путем направления предпринимателю приказа или распоряжения о проведении проверки письмом (заказным, с уведомлением о вручении). Если проверка внеплановая, предупреждение должно поступить любым возможным способом за 24 часа до прихода инспекторов. |
| По продолжительности проверки | Плановая или внеплановая проверка ГИТ может растянуться не более чем на 20 рабочих дней. Существует ограничение и по срокам проведения плановых выездных проверок — для субъекта малого бизнеса это максимум 50 часов в год, для микропредприятия — 15 часов. |
| По запрашиваемым документам | Если документы, которые требует предъявить инспектор ГИТ, не относятся к предмету проверки, предприниматель не обязан их предъявлять (но перечня бумаг, которые необходимо показывать, законом не утверждено). |