Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как уведомить сотрудника об отпуске». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.
Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.
Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.
Как составить уведомление
Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.
В законе не предусмотрена унифицированная специальная форма информативного сообщения по графику отпусков, его заполняют в свободном виде. Единственное, что требуется, — соблюсти основные правила по его составлению, принятые в делопроизводстве. Для этого необходимо включить в документ следующие обязательные сведения:
- название и реквизиты компании — например, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет в налоговой инстанции (КПП), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), адрес местоположения;
- название документа и его порядковый номер;
- дату составления документа;
- должность и фамилию, имя и отчество трудящегося;
- дату начала и завершения отпускного периода, общую его продолжительность в календарных днях;
- подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
В конце такого уведомления оставляют графу для проставления подписи сотрудника. При помощи личной подписи подчиненный подтверждает, что он ознакомлен с указанной в документе информацией. Письменное оповещение обязательно издают в двух экземплярах: один отдают сотруднику, который собирается отдыхать, а другой, в котором есть его подпись, оставляют на хранение в отделе кадров компании.
В настоящий момент практически любая бумага, используемая во внутреннем документообороте организации, может быть написана без использования общеобязательных унифицированных бланков в произвольном виде. Уведомление о начале отпуска не является исключением из устоявшегося правила. Отметим, что так называемая свободная форма документа также имеет свои определённые особенности, касающиеся:
- делового стиля языка;
- обозначения реквизитов;
- оставления ссылок на законодательство;
- подписания необходимыми лицами;
- расшифровки оставленных автографов.
Исполнить официальную бумагу можно на чистом листе бумаги формата А4 или А5. В силу того, что уведомление крайне невелико по объёму текста, рекомендуется воспользоваться форматом поменьше.
Написать текст документа допускается одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Этот момент должен решить ответственный за составление уведомления сотрудник с оглядкой на требования руководства компании, особенности документооборота в фирме.
Зачем нужно уведомление об отпуске — законодательные нормы и сроки
Норма трудового права, устанавливающая очерёдность по выходу в отпуск сотрудников предприятия, а также срок по их уведомлению об этом — статья 123 ТК РФ. Здесь отражён ключевой момент, который касается порядка информирования человека об уходе в отпуск: работодатель обязан предупредить сотрудника о том, что он направляется в очередной отпуск. И делать это нужно минимум за 2 недели до его начала.
При проведении информирования наниматель должен опираться на составленный в предшествующем году график отпусков. Этот документ ратифицируется в срок до середины декабря (+/- 2 дня) и устанавливает для каждого работника точные даты и периоды, на которые в текущем году работник обязан отправиться отдыхать. Внести коррективы в этот график можно только по обоюдному согласию. Человек по собственной инициативе не может перенести даты или уменьшить/увеличить количество дней в определённой части своего отпуска. Здесь можно только договориться с работодателем. Другого выхода нет.
Аналогичная ситуация и у нанимателя: если работник не соглашается выйти в отпуск в другое (неустановленное в графике отпусков) время, никто не имеет права принудить его сделать это, даже если этого требует производственный процесс.
Заметим, что утверждённый график отпусков должен быть у каждой компании, в противном случае на предприятие может быть наложен штраф. Это регулируется административным законодательством, если быть точными, статьёй 5.27 КоАП. Единственное исключение здесь — микробизнес, в штате которого трудоустроено менее пятнадцати работников, действующий в статусе индивидуального предпринимателя. Эта категория работодателя освобождена от обязанности применять график отпусков на год.
Таким образом, если работник трудоустроен на предприятие до декабря предыдущего года и, соответственно, внесён в график отпусков, его необходимо должным образом уведомить об его обязанности отдохнуть за счёт предприятия. В случае если этого не происходит, и человек не получает официального уведомления об отпуске за 14 дней, он имеет право сдвигать сроки до удобного ему момента. То есть при задержке на 2 дня, срок выхода в отпуск может быть совершенно законно перенесён по инициативе работника на 2 дня, если кадровая служба опоздала с уведомлением на 5 дней — соответственно, на 5 дней и т. д.
Для этого человеку достаточно написать заявление, что он не был предупреждён о дате начала отпускного периода. Это право закреплено в части 2 статьи 124 ТК РФ.
Проверяет наличие уведомлений об отпуске и трудовая инспекция. Если при очередной проверке будет обнаружено, что информирования об отпуске не было, это может спровоцировать санкции со стороны контролёра.
К рискам нарушения запрета относятся штрафные санкции в размере 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). В результате, возможно либо уволить работника или предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы.
Пример. Вахитов Р.К. работает в компании водителем. Он не успел поменять права. Однако работодателю очень нравилось, как работник осуществляет свою профессиональную деятельность. Но допустить к управлению автотранспортным средством работодатель не может. Что делать в этом случае?
Работодатель на основании отдельного приказа должен отстранить работника от управления автотранспортным средством.
Работодатель может предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы на основании его заявления. По общему правилу отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в календарных днях (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Однако на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ работник и работодатель самостоятельно согласовывают продолжительность отпуска без сохранения заработной платы.
Как уведомить сотрудника
Чтобы оповестить служащего о предстоящем отдыхе, нужно составить 2 экземпляра документа. Один выдается сотруднику, второй должна быть на предприятии. Обязательно проводят персональное ознакомление. Каждому работнику вручается уведомление в письменной форме. Узнать об отдыхе сотрудникам можно несколькими способами:
- При личном общении со специалистом кадровой службы;
- Во время ознакомления с приказом об отдыхе;
- При составлении графика отпусков работники расписываются в бланке ведомости, тем самым выражают факт ознакомления;
- В подразделении служащий может поставить подпись в рабочем журнале начальника отдела.
Как составить приказ о графике отпусков
Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика
Важно, чтобы он содержал основные графы документа
Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:
- В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
- Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
- Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
- В четвертом разделе указывается табельный номер.
- Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
- Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.
После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.
Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.
Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2018 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2020 года, а второй – 7 июля 2020 года. Если он возьмет отпуск в мае 2020 года (за первый год) и в ноябре 2020 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.
Обязательность уведомления
Обязанность работодателя письменно информировать работника о начале его отпускного периода, предусмотренного графиком, установлена ст. 123 ТК РФ. Здесь важно выделить ключевые нюансы, с которыми работодатели сталкиваются на практике:
- Когда в компании не требуют заявления от работника по случаю наступления отпуска за графиком. Требование писать письменное заявление в случае ухода в отпуск по ранее утвержденному графику законом не предусмотрено. Здесь уже присутствует подпись работника об ознакомлении с этим событием. В этом случае работодатель обязан дополнительно проинформировать труженика за две недели персональным сообщением, что у последнего наступает отпуск. Приказ об отпуске издается на основании графика отпусков.
- Работник в каждом случае пишет отдельное заявление на отпуск, вне зависимости это период отдыха по графику, либо согласию сторон (социальный). Обычно в таких случаях администрация требует заблаговременно (за две — три недели до начала отпуска) написать заявление. Тут же требуют дополнительную подпись в приказе об отпуске. Если такая подпись ставится не позднее двухнедельного срока до начала отпускной кампании, можно считать, что труженик письменно уведомлен об своем оплачиваемом отдыхе и больше никаких уведомлений направлять не требуется.
В каких случаях формируется документ
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.
В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.
За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).
Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.
В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.
Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.
Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.
Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.
Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска
Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.
Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:
- уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
- обязательная роспись служащего об ознакомлении.
Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.
Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.
Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).
Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения
Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр. Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения. Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:
- номер п/п;
- дата составления;
- регномер документа;
- название уведомления, поясняющее его суть;
- ФИО и должность адресата;
- дата ознакомления.
Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.
Уведомление об отпуске – документ, в котором отражено время начала и конца положенного по закону отдыха. Образец может быть стандартным или составленным самостоятельно, при этом к нему не предъявляется жестких требований. Главное – отразить основную информацию. Ст. 123 ТК РФ регулирует сроки вручения уведомления, а в случае их нарушения работник вправе потребовать перенести сроки.
Из статьи вы узнаете:
- способы уведомления о начале отпуска по графику отпусков;
- как составить образец уведомления на отпуск;
- нужно ли письменное уведомление об отпуске и кто должен подписать образец;
- что будет, если несвоевременно вручить уведомление об отпуске;
- пять типичных правонарушений со стороны работодателя.
Что включить в график отпусков на 2020 год
В графике фиксируют точные сроки, когда работник будет отдыхать. Если в 2020 году в компанию придут новые сотрудники, они получат право на отпуск, отработав в организации шесть месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Законодательство не требует в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий документ. Новичку достаточно написать заявление, а работодателю – издать приказ. Но удобнее дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников. Тогда будет сразу видно, сколько всего дней отгулял сотрудник за год, были ли переносы и отзывы из отпуска. Но какую запись в этом случае сделать?
На новых сотрудников можно заполнить отдельный график, поставить в нем дату, когда новый сотрудник подал заявление на отпуск. А также указать, что он является приложением к графику на 2020 год. Тогда в первоначальном графике сделайте отметку о наличии приложения.
Всех работников компании нужно ознакомить с графиком отпусков. Однако как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.
Самый безопасный вариант — ознакомить под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок. Вы можете:
- попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
- приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.