Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы требовать для заключения трудового договора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Пакет документов от работника
Устраивающийся на работу претендент (уже почти сотрудник), обязан предоставить:
- паспорт или иной документ идентификации личности;
- трудовую книжку (бумажный вариант). Если оформлена ЭТК, её предоставлять не нужно;
- ИНН;
- СНИЛС;
- военный билет (только для военнообязанных);
- дипломы и сертификаты об образовании.
Оформление сотрудника на временную работу
Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:
- по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
- по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
- по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.
Шаг 2 — Получение от работника документов при трудоустройстве
По ст. 65 ТК для трудоустройства работника и оформления с ним трудового договора нужны такие документы:
- оригинал паспорта или другого документа удостоверения личности;
- СНИЛС, в т.ч. в электронной форме;
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (исключение — это первая работа). При первичном трудоустройстве бумажную трудовую книжку не оформляют. Если сотрудник выбрал ведение электронной трудовой, то он представляет новому работодателю данные о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. При необходимости работодатель переносит указанную информацию в свою кадровую учетную систему;
- документы по воинскому учету (военный билет, справку, приписное свидетельство — для военнообязанных);
- документ об образовании или квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует спецзнаний и спецподготовки;
- справка о наличии (отсутствии) судимости — предоставляется по необходимости. С 01.03.2023 г. будет действовать Закон от 11.06.2022 г. № 155-ФЗ, согласно которому будет запрещено привлекать к пассажирским перевозкам лиц с судимостью по некоторым статьям, а также водителей, преследуемых за некоторые преступления.
Работник не сообщил о своем опыте государственной службы
Соискатель может оказаться забывчивым или намеренно не сообщить об имеющихся в его послужном списке государственных должностях. Работодателю стоит быть внимательнее к записям в трудовых книжках потенциальных работников.
Порядок приема на госслужбу, ее прохождения, а так же увольнения госслужащих регулирует закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Соответственно, если в качестве основания для внесения записи в гр. 4 трудовой книжки есть ссылка на этот закон, то это должно привлечь внимание кадровика. Проверить записи нужно за последние два года.
Кроме того, забывчивость бывшего госслужащего оставит его без работы. Поскольку нарушение требований ст. 12 Закона № 273-ФЗ лицом, замещавшим государственные должности, приводят к расторжению трудового договора с ним (абз. 5 ч. 1 ст. 84 ТК РФ). Увольнение в этом случае производится по п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Причем при увольнении по данному основанию выходное пособие ему не выплачивается (ч. 3 ст. 84 ТК РФ).
Наказание, если не сообщить о приеме на работу бывшего госслужащего
С момента приема на работу бывшего госслужащего до момента отправки сообщения по его последнему месту службы должно пройти не более 10 дней. Нарушать этот срок нельзя (п. 4 Правил). Письмо направляется заказным письмом с описью вложения или передается с курьером в секретариат с отметкой о приеме.
Если компания не уведомила о приеме на работу бывшего госслужащего, это может явиться основанием для привлечения работодателя к ответственности. В соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ на юридическое лицо может быть наложен штраф в размере до 50 000 рублей. При повторении такого нарушения сумма штрафа вырастет до 70 000 рублей.
Кроме того, статья 19.29 КоАП РФ предусматривает взыскание с работодателя штрафа вплоть до 500 000 рублей за незаконное привлечение к трудовой деятельности либо к выполнению работ или оказанию услуг государственного или муниципального служащего либо бывшего государственного или муниципального служащего.
Поскольку гражданин, замещавший должности гражданской службы, обязан уведомить об этом работодателя при приеме на работу, невыполнение этой обязанности может освободить работодателя от ответственности за неуведомление о трудоустройстве бывшего госслужащего. Это касается случаев, если в трудовой книжке гражданина нет записи о прохождении им государственной службы.
Срок давности для привлечения работодателя к ответственности по ст. 19.29 КоАП РФ составляет 6 лет. Исчислять срок следует со дня, следующего за днем совершения правонарушения. То есть, определяем день заключения трудового договора с бывшим госслужащим, отсчитываем 10 дней, следующая дата является отправной для расчета срока давности.
Работодатели часто не соблюдают требования законов, призванных бороться с коррупцией, не имея на то злого умысла. Трудовой кодекс содержит нормы, по которым прием на работу граждан, ранее состоявших на государственной и муниципальной службе, имеет особенности. Следовать букве закона в данном случае не очень сложно, но это помогает избежать ответственности за нарушения и высоких штрафных санкций.
Перечень документов для устройства на работу в 2022 году
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2022 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2022 году — важный перечень и условия:
- Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
- Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2022 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.
Прием на работу: какие документы потребовать нанимателю
- Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
- При приеме на работу наниматель обязан потребовать документы, необходимые для заключения трудового договора . Перечень таких документов установлен законодательством :
- 1) документ, удостоверяющий личность. Им, в частности, является :
- — паспорт гражданина Республики Беларусь;
- — вид на жительство в Республике Беларусь;
- — удостоверение беженца;
- 2) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу) . К личным документам воинского учета военнообязанных относятся :
- — военный билет;
- — временное удостоверение (взамен военного билета);
- — удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время (при зачислении военнообязанных на специальный воинский учет);
- 3) трудовая книжка (за исключением лиц, впервые поступающих на работу, и совместителей).
-
На заметку
Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта)) производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть :
— справка о месте работы, службы и занимаемой должности; - — копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству;
- 4) документ об образовании или документ об обучении , подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
5) направление на работу в счет брони (для отдельных категорий работников). Законодательством определены категории лиц, для которых местными исполнительными и распорядительными органами организациям устанавливается броня приема на работу .
На заметку
Порядок установления брони для приема на работу определен Положением о порядке установления брони для приема на работу граждан, особо нуждающихся в социальной защите и не способных на равных условиях конкурировать на рынке труда, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.11.2006 N 1595. Конкретный размер брони для некоторых организаций утверждается ежегодно местными исполнительными и распорядительными органами;
6) индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПРИ) (для инвалидов).
Обратите внимание!Признание лица инвалидом осуществляется медико-реабилитационной экспертной комиссией (МРЭК).
Заключение МРЭК об условиях и характере труда, показанных инвалидам, является обязательным для нанимателей . ИПРИ выдаются комиссиями по результатам медико-социальной экспертизы.
Форма ИПРИ утверждена постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 01.07.2011 N 65;
- 7) декларация о доходах и имуществе. Категории лиц, которые должны представлять декларацию о доходах и имуществе при приеме (назначении) на должность, определяются в соответствии с законодательством ;
- 8) страховое свидетельство (кроме лиц, впервые поступающих на работу).
-
На заметку
Если свидетельство социального страхования утеряно, наниматель может принять работника и без предъявления последнего. Однако такое свидетельство необходимо будет восстановить; - 9) медицинская справка о состоянии здоровья;
- 10) другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.
Прием на работу без перечисленных выше документов не допускается . Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить их нанимателю .
Одновременно следует отметить, что некоторые из указанных документов представляются всеми без исключения лицами, устраивающимися на работу (к примеру, документ, удостоверяющий личность). Необходимость представления других зависит от определенных обстоятельств (например, ИПРИ, декларация о доходах).
Обратите внимание!Запрещается при заключении трудового договора требовать документы, не предусмотренные законодательством .
Вместе с тем в некоторых случаях после представления вышеуказанных документов может быть выявлено несовпадение данных в некоторых из них.
Пример
Гражданка после вступления в брак сменила фамилию. Однако документы не поменяла. При поступлении на работу она предъявила паспорт и диплом, в которых указаны разные фамилии.
- В связи с изложенным наниматель вправе потребовать у лица, принимаемого на работу, представления дополнительных документов, например:
- — свидетельства о заключении брака;
- — свидетельства о расторжении брака.
На заметку
Наниматель вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы .
Такая характеристика должна быть выдана ему предыдущими нанимателями работника в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса.
Отказ в выдаче или нарушение сроков выдачи характеристики влечет привлечение руководителя организации к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за нарушение трудовых обязанностей .
Заявление о приеме на работу не отнесено к документам, которые гражданин при трудоустройстве обязан представить нанимателю. Однако на практике наниматель просит поступающее на работу лицо его написать. Отметим, что согласно законодательству заявление о приеме на работу включается в личное дело работника . В связи с этим такая просьба нанимателя представляется вполне обоснованной.
Документы, пр��дъявляемые при заключении трудового договора с некоторыми категориями лиц
Несовершеннолетние
При приеме на работу лиц от 16 до 18 лет никаких дополнительных документов не требуется . Что касается лиц от 14 до 16 лет, то в данном случае необходимо предъявление письменного согласия одного из родителей (усыновителей, попечителей) . Форма такого согласия законодательством не закреплена. Согласие может быть выражено как в отдельном документе, так и в виде надписи:
- — на заявлении о приеме на работу;
- — трудовом договоре, заключаемом с несовершеннолетним.
- При этом должностному лицу нанимателя, осуществляющему прием на работу, необходимо затребовать документ, удостоверяющий личность родителя (усыновителя, попечителя), а у попечителя дополнительно — документ о назначении попечительства.
- Совместители
- При приеме на работу по совместительству к другому нанимателю (внешнее совместительство) работник обязан предъявить следующие документы :
- — документ, удостоверяющий личность;
- — при приеме на работу, требующую специальных знаний, — документ об образовании или документ об обучении;
- — при приеме на тяжелую работу или работу с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
- Полагаем, необходимо также предъявить:
- — страховое свидетельство;
- — при необходимости медицинскую справку о состоянии здоровья.
- Последствия приема на работу без представления необходимых документов
Прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора, влечет наложение штрафа в размере до пяти базовых величин. При повторном совершении в течение года после наложения административного взыскания того же правонарушения размер штрафа возрастает до десяти базовых величин .
На заметку
Размер базовой величины составляет 23 руб. .
Работник, принятый без представления установленных законодательством документов, может быть впоследствии уволен в связи с нарушением установленных правил приема на работу .
Заявление о приеме на работу, назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без использования пишущей машинки или компьютера. Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются. Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т.п., которые приобщаются к документам для решения вопроса о приеме на работу, снимаются с помощью копировальной техники в отделе кадров и заверяются сотрудником отдела. Копии, принесенные гражданином, внимательно сличаются с подлинником и также заверяются этим сотрудником. Нотариальное заверение копий не требуется. Запрещается заверение копий с копии. Паспорт, военный билет, дипломы, аттестаты и другие подобные персональные документы после работы с ними сотрудника отдела кадров немедленно возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки). Работать с указанными документами в отсутствие их владельца запрещается. Рассмотрим основные виды документов, сопровождающих процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
- Определитесь с целями: что вы хотите делать, какую должность занимать, какую получать зарплату, в какой фирме работать.
- Оцените свои возможности, пройдите дополнительные курсы, займитесь самообучением, узнайте больше о желаемой должности.
- Составьте грамотное резюме и вооружитесь характеристиками. Прежде чем начинать поиск, вам нужно знать, чего вы хотите и что сами собой представляете. Подумайте над этими вопросами, чтобы дать вразумительный ответ.
- Для поиска используйте: объявления в газетах и на телевидении, интернет (искать вакансии на сайтах бирж, непосредственно компаниях или разместить собственное объявление о поиске), связи друзей и знакомых, кадровые агентства, биржи труда.
- Подготовьтесь к собеседованию: узнайте о компании, продумайте свой внешний вид и интересующие вас вопросы.
- Документы для приема на работу нужно предоставить, даже если предстоит пройти испытательный срок.
- Будьте вежливы, зарекомендуйте себя ответственным исполнителем, постарайтесь наладить контакты с коллективом, больше присматривайтесь к обстановке и неформальной атмосфере.
- Помните, трудовым законодательством не регулируется способ выдачи зарплаты: наличным расчетом или перечислением на банковскую карту. Но в трудовом договоре указываются её размер и сроки выплат.
Самый главный совет: искать новую работу лучше до увольнения. Если процесс поиска затянется, это значительно отразится на вашем бюджете.
Виды оформления сотрудников на работу
Всего есть несколько вариантов оформления отношений между руководством компании и специалистом, принимаемым на работу. От способа трудоустройства зависят правила оформления сотрудника на работу, права, обязанности сторон, ответственность, а также порядок уплаты налогов, обязательных взносов и пр.
В России законодательство предусматривает такие варианты оформления отношений между работником и работодателем:
- трудовой договор;
- гражданско-правовой договор;
- удаленная работа;
- заемный труд.
Обсудим более подробно все перечисленные варианты.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, по которому вторая сторона обязуется на постоянной основе выполнять функции, возложенные на нее данным документом, следовать трудовому распорядку. Тогда как работодатель в свою очередь возлагает на себя обязанность после оформления сотрудника на работу в ООО или в организацию другой правовой формы предоставить работу, обеспечить необходимые для ее выполнения условия и далее в срок и в полном размере выплачивать зарплату. При этом Трудовой кодекс и соответствующие ФЗ устанавливают отношения в рамках данного соглашения.
Основные положения трудового договора:
- включение работника в штат предприятия, присвоение ему определенной должности, требующей выполнения конкретных трудовых функций;
- соблюдение принятым на работу специалистом правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;
- отсутствие возможности выполнения третьими лицами работы специалиста;
- обязательство работодателя выплачивать зарплату с установленной периодичностью, при этом обеспечивая достойные условия труда.
После оформления сотрудника на работу в обязанности работодателя входит уплата за него НДФЛ и страховых взносов, предоставление налоговой, статистической, а также прочих видов отчетности в соответствии с законами России. Кроме того, он должен соблюдать права и интересы специалиста.
Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, подписываемое с целью выполнения работ или услуг, названных в данном документе. Этот вид соглашения обычно используется в ряде ситуаций: заказывается разовая услуга либо их небольшой объем на непродолжительный период, незначительный для приема на постоянную работу.
Гражданско-правовой договор бывает нескольких типов:
- подряда;
- возмездного оказания услуг;
- комиссии;
- перевозки;
- транспортной экспедиции;
- доверительного управления имуществом;
- поручения.
При оформлении сотрудника на работу в ИП или организацию по этому договору работодатель уплачивает за нанятого гражданина подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (средства вносятся в ФСС только, когда это положение оговаривается договором).
Теперь давайте сопоставим два описанных вида договоров:
Признак | Трудовой договор | Гражданско-правовой договор |
Предмет договора | Выполнение трудовой функции | Результат выполнения работы/предоставления услуг |
Возможность привлечения к работе третьих лиц | Невозможно | Возможно |
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка | Обязательно | Необязательно |
Условия для выполнения работы | Работодатель обязан предоставить специалисту необходимые условия труда | Работодатель не обязан предоставлять специалисту какие-либо условия для выполнения работы |
Документация | За подписанием договора следует подготовка документов на сотрудника: приказа о приеме на работу, штатного расписания, графика отпусков, личной карточки, трудовой книжки, СНИЛС, пр. | За подписанием договора следует составление акта приемки работ или оказания услуг |
Размер зарплаты | За месяц не может быть ниже МРОТ. При отсутствии указания конкретной зарплаты договор признается недействительным | Договор определяет размер оплаты, который не привязывается к МРОТ и может не вноситься в договор |
Порядок выплаты зарплаты | Минимум дважды в месяц | Фиксируется договором |
Срок действия договора | По общему правилу он является бессрочным, но в некоторых ситуациях может заключаться срочный договор | Только срочный, при отсутствии указания срока договор считается недействительным |
Возможность продления срока действия договора | Возможно | Невозможно |
Средства для выполнения работы | Предоставляются работодателем либо работник имеет право по согласованию с работодателем пользоваться личным имуществом. При этом износ данного имущества должен быть ему возмещен | Работник выполняет работы (оказывает услуги) посредством собственных средств |
Порядок расторжения договора | Чтобы уволить работника, необходимы определенные основания. Также работник может по собственному желанию расторгнуть трудовой договор | Сам договор предусматривает порядок расторжения договора, то есть закон не устанавливает особых условий его расторжения |
Ответственность за неисполнение обязанностей, предусмотренных договором | Для работодателя законом предусматривается административная ответственность, для работника – дисциплинарная. То есть взыскание, выговор, увольнение, но без штрафных санкций | Договор может предусматривать наложение штрафных санкций на работника. Работода��ель со своей стороны обязан выплатить работнику проценты за пользование его денежными средствами, если он вовремя не оплачивает и не принимает работу |
Налогообложение | Работодатель уплачивает подоходный налог, страховые взносы во внебюджетные фонды за работника | Если договор заключается с ИП, НДФЛ, взносы он уплачивает самостоятельно |
В какой последовательности оформляются документы при приеме на работу
Российской Федерации за нарушение режима зашиты, обработки и порядка использования этой информации. Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: — обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; — все персональные данные работника следует получать у него самого.
Плюсы и минусы работы без трудовой книжки
Выполнение трудоустройства, оформленного в виде договора, не требующего фиксации в трудовой, имеет для каждой стороны определенные недостатки и достоинства:
Плюс | Минус |
|
|
- Решить кадровый вопрос с исполнителями можно по-разному:
- нанять работника в штат;
- временно привлечь исполнителя-физлицо по гражданско-правовому договору;
- заключить договор с самозанятым, ИП, компанией-аутсорсером.
- Трудовой договор предполагает максимальную финансовую и административную нагрузку на работодателя, но для заключения менее затратного гражданско-правового договора должны быть основания. За подмену реальных трудовых отношений гражданско-правовыми налагается штраф, доначисляются налоги и взносы.
- При заключении гражданско-правового договора (если на это есть основания) надо избегать формулировок, характерных для трудового договора. Не допускайте также оформления других документов и возникновения ситуаций, которые могут прямо или косвенно указывать на трудовые отношения между заказчиком и исполнителем.