Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проходит инвентаризация дебиторской задолженности?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В современном мире инвентаризация активов и обязательств компании – это неотъемлемая, хоть и вспомогательная часть хозяйственной деятельности. По общему правилу инвентаризация всех активов и обязательств компании проводится ежегодно перед составлением бухгалтерской отчетности (пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Когда проводится инвентаризация
Кроме того, инвентаризация может проводиться на основании приказа руководителя в иных случаях, например при реорганизации, смене генерального директора или главного бухгалтера организации, при смене материально ответственных лиц, в случаях подготовки отчетности для потенциального инвестора или совета директоров предприятия, при принятии особых управленческих решений по покупке или продаже бизнеса, иных случаях на усмотрение руководителя предприятия.
Какими документами следует оформлять инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности?
В нашей статье мы уже упоминали рекомендуемую форму «Приказа о проведении инвентаризации» № ИНВ-22 (утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88), хотя организация может использовать иную форму приказа на свое усмотрение.
По факту проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности составляется «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Этим же Постановлением Госкомстата России рекомендована унифицированная форма такого акта № ИНВ-17. В шапке данного документа указывается наименование организации, ее структурного подразделения, основание для проведения инвентаризации (приказ, распоряжение), номер и дата составления акта.
Актом устанавливаются суммы дебиторской задолженности в разрезе наименования дебитора, счета бухгалтерского учета, в котором отражается дебиторская задолженность, суммы задолженности всего (в том числе подтвержденной и не подтвержденной дебитором), а также определяется размер задолженности с истекшим сроком исковой давности. В таком же формате заполняется второй раздел относительно кредиторской задолженности. Акт резюмируется итоговыми суммами, подписывается членами инвентаризационной комиссии и председателем.
Образец формы «Акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности» можно скачать здесь.
Счета учета, подлежащие проверке
Инвентаризация расчетов отличается от проверки материальных ценностей. Ревизия проводится на основании данных первичных документов и сверок с контрагентами. Проверке подлежат суммы, отраженные на счетах учета дебиторской задолженности.
| Контрагенты | Счета учета |
| Поставщики в отношении перечисленных авансов или претензий, назначенных решением суда | 60, 76 |
| Покупатели по оплатам за поставленные товары, продукцию, материалы | 62 |
| Заказчики по платежам за оказанные услуги или произведенные работы | 62 |
| Страховые компании в отношении выплат компенсаций, премий и прочих видов задолженностей | 76 |
| Распорядители бюджетных средств в отношении излишне уплаченных налогов, взносов, подлежащих возврату | 68, 69 |
| Учредители организации в части неоплаченных долей взносов в УК | 75 |
| Работники предприятия по долгам выданных под отчет сумм авансов, полученных от компании займов, непогашенных недоимках по нанесенному ущербу | 70, 71, 73, 76 |
Текущий учет дебиторской задолженности предприятия ведется с использованием аналитического учета в разрезе контрагентов и каждого долгового обязательства (договора).
Действия по окончании ревизии
Результаты инвентаризации, проводимой перед составлением бухгалтерского баланса, отражаются в отчетности. Для иных случаев предусмотрен порядок отражения выявленных результатов в месяце издания акта. По результатам инвентаризации главный бухгалтер предприятия группирует дебиторскую задолженность и производит ряд действий:
|
Категория задолженности |
Принимаемые меры |
| Задолженность, сроки платежа по которым не наступили | Действия по истребованию надежной задолженности не предпринимаются |
| Долги партнеров с просрочками обязательств, погашение сумм по которым имеет высокую вероятность поступления | Контрагенту направляется письмо с просьбой оплатить сумму долга |
| Производится отсрочка (отложенный платеж) погашения долга по просьбе партнера | |
| Задолженность сотрудников сроком более месяца | Сумма признается доходом работника и включается в счет полученного аванса |
| Долги признаны сомнительной к погашению задолженности | По сумме долга создается резерв |
| Задолженность выделена как безнадежная к возврату | Суммы направляются на списание с баланса |
Инвентаризация расчетов с дебиторами
Организационно-экономическая характеристика деятельности ООО «Сила» Читать далее: Цель, задачи и методы анализа дебиторской задолженности
2.3 Инвентаризация расчетов с дебиторами
Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности обязана проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в т.ч. и расчетов с покупателями и заказчиками, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок проведения инвентаризации по расчетам с дебиторами регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95г. №49 (далее по тексту Методические указания).
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.
Инвентаризация расчетов: порядок и сроки проведения инвентаризации
По общему правилу перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности за год организация обязана провести инвентаризацию совокупных активов и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), в частности расчетов с дебиторами и кредиторами.
Кроме того, инвентаризация по решению руководителя может быть проведена и в иных случаях. Таким случаем, к примеру, может стать подготовка отчетности для потенциального инвестора либо совета директоров, на котором будут решаться стратегические вопросы развития фирмы.
При этом компании важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы кредиторки предприятия перед контрагентами. Иными словами, требуется корректно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.
Инвентаризация расчетов заключается в сверке величин, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, оценке обоснованности их отражения, а также проверке задолженности на предмет просроченности.
Инвентаризация расчетов проводится в сроки, определенные во внутреннем документе (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
Чтобы провести инвентаризацию расчетов, компания по общему правилу должна сформировать специальную инвентаризационную комиссию, функционирующую на постоянной основе (п. 2.2 Методических указаний). В такую комиссию могут входить сотрудники административных подразделений фирмы, бухгалтерии, а также иных департаментов (юридического, финансового и т.д.). По своему усмотрению компания вправе включить в состав комиссии сотрудников аудиторских структур (как внутренних, так и внешних).
Инвентаризация расчетов оформляется приказом руководителя (форма ИНВ-22), в котором, в частности, указываются основания для ее проведения, сроки, а также состав комиссии.
ВАЖНО! Если хотя бы один член комиссии не присутствует при непосредственном проведении инвентаризации, результаты такой проверки будут считаться недействительными (п. 2.3 Методических указаний).
После проведения сверки расчетов с дебиторами и кредиторами и выявления актуальных масштабов задолженности компания должна корректно оформить результаты инвентаризации расчетов. Для этого в приложениях к Методическим указаниям предусмотрены унифицированные формы первичных документов.
Одной из таких форм (приложение 16) является акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17). Компании целесообразно оформить результаты проверки объемов задолженности именно этим актом.
Если инвентаризация расчетов проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты нужно отразить в бухгалтерской отчетности за год. Если же инвентаризация расчетов проводится по другим основаниям, то ее результаты подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была она была завершена (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 №49).
В отдельных случаях на предприятии требуется отдельно провести инвентаризацию дебиторской задолженности. Подобная инвентаризация оформляется отдельным же приказом, составляемым по определенным правилам. Скачать форму приказа с примером заполнения можно на нашем сайте.
Образец приказа о проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности
Нормами отечественного законодательства для предприятий установлена обязанность по проведению инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, материальных и нематериальных активов, основных средств и ТМЦ. Порядок и процедура проведения таких проверок разработаны государственными органами Российской Федерации и являются обязательными как при назначении мероприятий, так и при их проведении или окончании.
Документальное оформление
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации). Эти документы могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).
Для оформления процедуры и результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности необходимо применять следующие формы первичной учетной документации :
- N ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»;
- N ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»;
- Приложение к форме N ИНВ-17 «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами».
Если организация создала резерв по сомнительным долгам, то суммы списываемой дебиторской задолженности относятся на счет средств резерва сомнительных долгов. В противном случае — на финансовые результаты (у коммерческой организации) или на увеличение расходов (у некоммерческой организации).
Признание долга убытком из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Списанная задолженность учитывается в течение пяти лет на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» с целью наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.
Если организация формирует резерв по сомнительным долгам, то невостребованные долги, признанные организацией сомнительными, списываются по дебету счета 63 «Резерв по сомнительным долгам» в корреспонденции с соответствующими счетами учета расчетов с дебиторами (60, 62, 68, 76 и др.). Одновременно на указанные суммы дебетуется забалансовый счет 007.
Если организация не формирует резерв по сомнительным долгам, то в бухучете суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, других долгов, нереальных к взысканию, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами учета дебиторской задолженности (60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 76), При этом на указанные суммы также дебетуется забалансовый счет 007.
На суммы, поступившие в порядке взыскания ранее списанной в убыток задолженности, дебетуется счет 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета» в корреспонденции с кредитом счета 91. Одновременно на указанные суммы кредитуется забалансовый счет 007.
Списание задолженности, выраженной в иностранной валюте
Стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности пересчитывается в рубли по официальному курсу данной иностранной валюты, установленному Банком России, или по курсу, установленному законом или соглашением сторон. Пересчет в рубли производится по курсу, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте. Основание — п. п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 .
ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.
Пересчет стоимости средств в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату (п. 7 ПБУ 3/2006).
Таким образом, на дату списания дебиторской задолженности, выраженной в иностранной валюте, дополнительно делается запись на возникающую курсовую разницу.
Примечание. Курсовые разницы возникают при переоценке актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, проводимой в связи с изменением официального курса иностранной валюты к рублю, установленного Банком России.
Учет расчетов с покупателями и заказчиками
При отгрузке продукции покупателям возникает дебиторская задолженность, которая согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению отражается на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Это счет активный. По дебету данного счета показывается увеличение дебиторской задолженности, а по кредиту — ее уменьшение.
Счет 62 применяется:
* при расчетах с покупателями за сырье, материалы, товары;
* при расчетах с покупателями по приобретенным основным средствам;
* при приобретении товаров в кредит;
* при получении авансов и предварительной оплате за товарно-материальные ценности;
* при покупке векселей;
* при расчетах плановыми платежами.
Учет расчетов с покупателями ведется на основании расчет-ных документов.
Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по предъявленному покупателям (заказчи-кам) счету, а при расчетах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику. Аналитический учет надо построить так, чтобы обеспечить получение данных по:
* покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
* авансам полученным;
* векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;
* покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчет-ным документам
Потребность в инвентаризации
Информация о наличии непогашенных долгов используется при формировании годового баланса, составления приложения к отчетности и должна отвечать критерию достоверности. Практическая польза проведения инвентаризации состоит в применении данных для своевременного истребования средств, используемых в составе оборотного капитала.
Данные состояния дебиторской задолженности используют сторонние лица при принятии решения о предоставлении кредита, присоединения предприятия. По сопоставимости дебиторской и кредиторской задолженности проводят анализ ликвидности. Показатель коэффициента текущей ликвидности указывает на финансовую устойчивость – превышение оборотных активов над обязательствами или обратную ситуацию – нахождение предприятия в кризисном положении.
Определение категорий дебиторской задолженности
В результате проведения ревизии подтверждается обоснованность сумм, отраженных на счетах учета. Кроме контроля учетных данных требуется провести анализ состояния задолженности. При проверке выявляются:
- Долги контрагентов с отсрочкой по условиям договоров, по которым не наступил срок оплаты.
- Задолженность, по которой существует просрочка, но имеются гарантии оплаты.
- Суммы, по погашению которых имеется высокая вероятность просрочки.
- Безнадежные к погашению долги, на суммы которых необходимо создать резерв.
- Задолженность, по которой истек срок исковой давности, подлежащая списанию и учету на забалансовом счете.
Для финансовой стороны деятельности компании важным результатом инвентаризации служит создание резерва по безнадежным долгам и выявление задолженности, которую необходимо истребовать.
Для чего нужна инвентаризация
Обязанность по регулярной инвентаризации обязательств компании в части кредиторской и дебиторской задолженности предусмотрена в законе «О бухгалтерском учете». Методические рекомендации при проведении инвентаризации были утверждены Минфином в Приказе от 1995 года №49. По положениям п. 1.1 указанных рекомендаций инвентаризация должна затрагивать не только имущество компании, но и ее финансовые обязательства.
Согласно п. 3 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете», инвентаризация задолженности бывает двух типов: обязательная и инициативная. Максимальное количество инвентаризаций, которые проводит юрлицо в течение года, законодательно не лимитируется.
Перечень случаев, когда инвентаризация обязательств является обязательной, содержится в Приказе Минфина №49 от 1995 года в п. 1.5:
- Предприятие передает имущество в аренду, продает или выкупает его.
- Перед формированием годового отчета.
- При назначении нового материально ответственного лица.
- При форс-мажорах, повлекших утрату активов.
- При обнаружении фактов утраты или порчи ТМЦ.
- При решении о добровольной ликвидации юрлица.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится в следующих целях:
- Для подготовки бухгалтерской отчетности.
- Для подтверждения факта хищения в организации.
- При ликвидации компании для подготовки промежуточного ликвидационного баланса.
- Для своевременного выявления признаков банкротства.
- При смене материально ответственных лиц для передачи дел.
Оформление документов и обработка полученных данных
После окончания проверки и изучения актуальности сумм задолженностей, сверки расчетов, выявления всех сумм и определения сроков погашения, нужно оформить все полученные результаты. Для этого нужно заполнить акт инвентаризации и приложение к акту в двух экземплярах.
В акт записывают данные о подтверждённых и несогласованных суммах долга, которые должны получиться при сверке. Готовый акт подписывают все члены комиссии – если не будет хотя бы одной подписи, результаты проверки будут недействительными.
Если в процесс инвентаризации была выявлена определенная сумма просроченной задолженности покупателей, ее можно списать на:
- По счету 63 за счет ранее созданных резервов.
- На счет 91/2 на финансовые результаты.
Инвентаризация заключается в мониторинге расчетов по сделкам с кредиторами. Сравниваются величины на разных счетах согласно правил бухгалтерского учета. Оцениваются значения показателей и сравниваются. В частности, основой эффективности работы организации является приемлемый коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженностей. Ведется учет просроченных платежей, выявляются причины их возникновения.
Для сверки расчетов на предприятии должна формироваться специальная комиссия, в состав которой входят специалисты по бухгалтерскому учету, налогообложению и юристы. По желанию или требованию контрагентов, либо контролирующих органов участие в проверке могут принимать также независимые аудиторы.
Инвентаризация оформляется приказом руководителя по форме ИНВ-22, в котором прописывается состав комиссии, сроки начала и окончания. При отсутствии подписи на результатах проверки хотя бы одного назначенного на основании приказа или внутренних актов предприятия и его незанятость во время проверки вызывает недействительность всей инвентаризации.
Закрепляются итоги в форме, составленной согласно внутренних правил предприятия или на унифицированном бланке. Отражаются результате в том месяце, в котором инвентаризация была утверждена.
Кредиторская задолженность выявляется по результатам сверки расчетов с контрагентами, также как и в ситуации с долгами дебиторов. По оплате согласно договорам с кредиторами используется счет 76, с покупателями – 62, с другими лицами – 60.
Интересно: если компания периодически обменивается актами сверки с другими предприятиями, то необходимость во включении кредиторской задолженности в состав доходов для целей налогообложения не возникает.
Для проведения проверки расчетов с налоговой службой, по задолженности в Пенсионный фонд и ФСС РФ, целесообразно запросить акты со сверкой платежей и начислений для выявления недочетов.
Совместная проверка расчетов в этом случае может быть организована в рамках ФЗ №212 о страховых взносах. Результаты отражаются в унифицированных формах 21-ПФР и 21-ФСС РФ.
Важно: для эффективного мониторинга финансовой ситуации на предприятии желательна сверка платежей по всем платежным поручениям, ведомостям и расходным кассовым ордерам. Поскольку большая часть кредиторской задолженности приходится по договорам с банками и по инвестиционным договорам, то операции проводятся по счетам 66, 67 бухгалтерского учета
Задолженность делится на краткосрочную (с периодом погашения менее 12 месяцев) и долгосрочную (сроком исполнения более 1 года)
Поскольку большая часть кредиторской задолженности приходится по договорам с банками и по инвестиционным договорам, то операции проводятся по счетам 66, 67 бухгалтерского учета. Задолженность делится на краткосрочную (с периодом погашения менее 12 месяцев) и долгосрочную (сроком исполнения более 1 года).
Инвентаризация расчетов: порядок и сроки проведения инвентаризации
По общему правилу перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности за год организация обязана провести инвентаризацию совокупных активов и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), в частности расчетов с дебиторами и кредиторами.
Об инвентаризации перед формированием итоговой отчетности читайте статью «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».
Кроме того, инвентаризация по решению руководителя может быть проведена и в иных случаях. Таким случаем, к примеру, может стать подготовка отчетности для потенциального инвестора либо совета директоров, на котором будут решаться стратегические вопросы развития фирмы.
При этом компании важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы кредиторки предприятия перед контрагентами. Иными словами, требуется корректно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.
Инвентаризация расчетов заключается в сверке величин, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, оценке обоснованности их отражения, а также проверке задолженности на предмет просроченности.
Инвентаризация расчетов проводится в сроки, определенные во внутреннем документе (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
Чтобы провести инвентаризацию расчетов, компания по общему правилу должна сформировать специальную инвентаризационную комиссию, функционирующую на постоянной основе (п. 2.2 Методических указаний).
В такую комиссию могут входить сотрудники административных подразделений фирмы, бухгалтерии, а также иных департаментов (юридического, финансового и т.д.).
По своему усмотрению компания вправе включить в состав комиссии сотрудников аудиторских структур (как внутренних, так и внешних).
Инвентаризация расчетов оформляется приказом руководителя (форма ИНВ-22), в котором, в частности, указываются основания для ее проведения, сроки, а также состав комиссии.
ВАЖНО! Если хотя бы один член комиссии не присутствует при непосредственном проведении инвентаризации, результаты такой проверки будут считаться недействительными (п. 2.3 Методических указаний).
После проведения сверки расчетов с дебиторами и кредиторами и выявления актуальных масштабов задолженности компания должна корректно оформить результаты инвентаризации расчетов. Для этого в приложениях к Методическим указаниям предусмотрены унифицированные формы первичных документов.
Одной из таких форм (приложение 16) является акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17). Компании целесообразно оформить результаты проверки объемов задолженности именно этим актом.
Если инвентаризация расчетов проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты нужно отразить в бухгалтерской отчетности за год.
Если же инвентаризация расчетов проводится по другим основаниям, то ее результаты подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была она была завершена (п. 5.
5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 №49).