Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитывается и оплачивается учебный отпуск?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нередко случается, что работодатель хочет подготовить свои кадры самостоятельно. Он может отправить сотрудника получить необходимое образование за счет фирмы. Естественно, в таком случае сотрудник тоже получит оплачиваемый учебный отпуск на установленный законом срок. Гораздо проще будет договориться о его продлении при необходимости, а также выделении дополнительных дней за свой счет.
Учиться отправляет работодатель
Документально такие отношения закрепляются в специальном ученическом договоре, прилагающемся к трудовому. В нем прописываются гарантии работника и руководителя, а также порядок «отработки» полученного образования: например, часто этот документ содержит пункт о том, что после окончания учебы сотрудник должен отработать не менее 6 месяцев или при увольнении возместить стоимость обучения.
Длительность учебного отпуска
То, сколько будет длиться отпуск, зависит от формы обучения и программы образования. Для наглядности предоставим данные в таблице.
| Вид отпуска | Образовательная программа | Форма обучения | Зачем необходим отпуск и сколько он будет длиться (в календарных днях в учебном году) |
| Оплачиваемый | Профессиональное высшее (бакалавриат, магистратура, специалитет) | Очно-заочная или заочная | 1. Промежуточные экзамены:
2. Госэкзамен — согласно статье 173 Трудового кодекса РФ до 4 месяцев в соответствии с учебным планом |
| Подготовка научно-педагогических кадров в аспирантуре, ординатуре, ассистентуре-стажировке | Заочная | Согласно статье 173.1 Трудового кодекса РФ: 30 дней в течение одного календарного года, а также время, которое будет потрачено на проезд от места труда до места обучения и обратно за счет работодателя | |
| На получение кандидатской или докторской степени | — | На подготовку к защите диссертации на кандидатскую и докторскую степень выделяется 3 и 6 месяцев соответственно согласно статье 173.1 Трудового кодекса РФ | |
| Профессиональное среднее | Заочная или очно-заочная | 1. Промежуточные экзамены:
2. Государственный экзамен — согласно статье 173 Трудового кодекса РФ до 4 месяцев в соответствии с учебным планом |
|
| Общее основное | Очно-заочная | Государственный итоговый экзамен — 9 дней, согласно статье 176 Трудового кодекса РФ | |
| Общее среднее | Очно-заочная | Государственный итоговый экзамен — 22 дня. Об этом сказано в статье 176 Трудового кодекса РФ | |
| Неоплачиваемый | Профессиональное высшее (бакалавриат, магистратура, специалитет) | Любая | В статье 173 Трудового кодекса РФ говорится, что на итоговые экзамены после обучения на подготовительном отделении и на вступительные испытания дается по 15 дней на каждые. |
| Очная | Вопрос регулируется статьей 173 Трудового кодекса РФ.
1. На промежуточные экзамены выделяется 15 дней в учебном году. 2. Месяц дается для прохождения итоговой аттестации; для сдачи государственных экзаменов в конце обучения и защиты выпускной квалификационной работы выделяется 4 месяца. |
||
| Профессиональное среднее | Любая | Согласно статье 174 Трудового кодекса РФ на вступительные экзамены дается 10 дней | |
| Очная | 1. На прохождение промежуточной аттестации дается 10 дней в учебном году.
2. До 2 месяцев при сдаче итоговых гос. экзаменов |
Учебный отпуск работника в кадровых документах
Предоставление дополнительного учебного отпуска работнику, естественно, требует определенного документального оформления.
Приказ. Как и в случае с ежегодными оплачиваемыми отпусками, необходимо издать приказ по форме N Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). В нем в разделе «Б» укажите, что работнику предоставлен дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, даты его начала и окончания, продолжительность в календарных днях, количество оплачиваемых дней отпуска.
Табель учета рабочего времени. Дни отпуска в форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) должны быть обозначены следующими кодами:
- если отпуск предоставляется с сохранением среднего заработка, то используется буквенный код «У» или цифровой код «11»;
- если отпуск без сохранения среднего заработка – буквенный код «УД» или цифровой код «13».
Расчет среднего заработка за время учебного отпуска
Средний заработок за время нахождения сотрудника в учебном отпуске следует вовремя выплатить. Распространенный вопрос: «Учебный отпуск также, как очередной, выплачиваем за 3 дня до отпуска?». Поясню. В законодательстве не указано за сколько дней до начала отпуска следует заплатить сотруднику средний заработок (не путайте с ежегодным основным оплачиваемым отпуском!).
Средний заработок сотрудник должен получить до начала учебного отпуска. Выплачивать средний заработок после того, как сотрудник принесет справку-подтверждение, ошибочно.
У вас может возникнуть другой вопрос: что делать, если сотрудник не принес справку-подтверждение? В данном случае в бухгалтерском учете следует сделать сторнировочные записи на сумму среднего заработка, выплаченного сотруднику до начала отпуска.
Когда отпуск не компенсируется?
К неоплачиваемому относится время, когда:
- Сотрудник получает диплом на той ступени обучения, которую уже приобрел раньше и имеет документ, подтверждающий такой факт. Например, он обладает образованием бакалавра, ему не оплачивается время обучения по такой программе, но возмещается на уровне обучения на магистра либо специалиста. Не включая случаи, когда компания отправляет его на это обучение сама. Помимо этого, не считаются дублирующим получение профессионального образования, готовящего работающих не высокого уровня, хоть оно и относится к единому звену.
- Время для прохождения экзаменационных испытаний в различные заведения.
- Дни аттестационной проверки на учебных курсах.
- Длительность сдачи сессии в разного уровня образовательные организации.
- Государственная аттестация 1 — 2 месяца.
Условия предоставления ученических дней отпуска по закону ТК РФ
Выход работника на сессию, включая сдачу экзаменов и прослушивание установочных лекций, регулируется трудовым законодательством. Законодательство не предоставляет руководителю организации выбор. Его обязанность отпустить работника в учебный отпуск (вопрос только в том оплачиваемый он или нет), при соответствии нескольким параметрам:
- работник оформлен в организации по трудовому договору и это его основное место работы (статья 287 ТК);
- представлена справка-вызов из учреждения образования по установленной форме (статья 177 ТК);
- образовательное заведение (основного среднего, высшего или среднего профессионального образования) аккредитовано, его деятельность лицензирована, что подтверждено соответствующими документами;
- этот уровень образования работник получает впервые (статья 177 ТК).
Отпуск для прохождения обучения будет представлен и тем, кто одновременно обучается в нескольких (например, двух) учебных заведениях. Но отпуск будет оформлен только по одному из них. Работник определяет сам, из какого заведения представить справку работодателю (ст.177 ТК).
Для образовательных целей будет оплачиваться количество дней в зависимости от вида получаемого образования и формы обучения. По форме различают:
- очную (О);
- очно-заочную (О-З);
- заочную (З).
Аббревиатура ГИА — расшифровывается, как государственная итоговая аттестация.
ВидФормаПродолжительность отпускаСтатья ТК
Высшее с присвоением квалификации бакалавра, магистра или специалиста
О-З, З
Промежуточная:
- по 40 дней в год на I и II курсах,
- по 50 дней – следующие курсы.
ГИА – не более 4-х месяцев.
173
Высшее (ординатура, аспирантура и т.д.)
З
В течение года 30 календарных дней без учета времени проезда к месту учебы и обратно.Защита диссертации:
- для кандидата наук 3 месяца,
- доктора наук – полгода.
173
Среднее профессиональное
О-З, З
Промежуточная:
- по 30 дней в год на I и II курсах,
- по 40 дней – следующие курсы.
Сколько дней ученического отпуска оплачивается в год. Учебный отпуск и льготы. Сколько дней предоставляется
Работники, совмещающие работу с обучением, имеют право на получение дополнительного отпуска — учебного.
От чего зависит продолжительность такого отпуска? Всегда ли он оплачивается? Какие документы обязан представить работник для получения учебного отпуска? Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете выплату отпускных работнику-студенту? На эти и другие вопросы найдете ответы в данной статье.
Гарантии и компенсации (в том числе предоставление учебного отпуска) работникам, совмещающим работу с получением образования, а также работникам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата или доктора наук, установлены гл. 26 ТК РФ. Согласно положениям данной главы предоставление учебных отпусков осуществляется при условии:
- получения работником образования соответствующего уровня впервые;
- наличия государственной аккредитации образовательной программы;
- успешности освоения работником соответствующего образования (то есть отсутствия у работника, проходящего обучение, академической задолженности за предыдущий семестр, выполнения им всех обязательных курсовых, лабораторных и иных работ, сдачи работником зачетов по всем дисциплинам, предусмотренным учебным планом).
Возможность предоставления учебного отпуска работнику, уже имеющему профессиональное образование соответствующего уровня, может быть предусмотрена трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме. Работнику, совмещающему работу с получением образования одновременно в двух образовательных организациях, учебный отпуск может быть предоставлен только в связи с получением образования в одной из этих организаций (по выбору работника) (ст. 177 ТК РФ).
В коллективном или трудовом договоре дополнительно может быть закреплена возможность предоставления учебного отпуска работнику, совмещающему работу с освоением не имеющих государственной аккредитации образовательных программ (ст. 173 — 176 ТК РФ).
Условия предоставления ученических дней отпуска по закону ТК РФ
Выход работника на сессию, включая сдачу экзаменов и прослушивание установочных лекций, регулируется трудовым законодательством. Законодательство не предоставляет руководителю организации выбор. Его обязанность отпустить работника в учебный отпуск (вопрос только в том оплачиваемый он или нет), при соответствии нескольким параметрам:
- работник оформлен в организации по трудовому договору и это его основное место работы (статья 287 ТК);
- представлена справка-вызов из учреждения образования по установленной форме (статья 177 ТК);
- образовательное заведение (основного среднего, высшего или среднего профессионального образования) аккредитовано, его деятельность лицензирована, что подтверждено соответствующими документами;
- этот уровень образования работник получает впервые (статья 177 ТК).
Отпуск для прохождения обучения будет представлен и тем, кто одновременно обучается в нескольких (например, двух) учебных заведениях. Но отпуск будет оформлен только по одному из них. Работник определяет сам, из какого заведения представить справку работодателю (ст.177 ТК).
Для образовательных целей будет оплачиваться количество дней в зависимости от вида получаемого образования и формы обучения. По форме различают:
- очную (О);
- очно-заочную (О-З);
- заочную (З).
Аббревиатура ГИА — расшифровывается, как государственная итоговая аттестация.
| Высшее с присвоением квалификации бакалавра, магистра или специалиста | О-З, З | Промежуточная:
ГИА – не более 4-х месяцев. |
173 |
| Высшее (ординатура, аспирантура и т.д.) | З | В течение года 30 календарных дней без учета времени проезда к месту учебы и обратно.Защита диссертации:
|
173 |
| Среднее профессиональное | О-З, З | Промежуточная:
ГИА – не более 2-х месяцев. |
174 |
| Среднее общее | О-З | ГИА – 22 дня. | 176 |
| Среднее основное | О-З | ГИА – 9 дней. | 176 |
Для целей прохождения вступительных экзаменов такой отпуск предоставляется в соответствии со статьями 173 и 174 ТК, но оплата по ним не производится. Равно как и превышение от нормативных величин учебных дней, положенных по закону. Тогда нормативное количество подлежит оплате, а те, что окажутся более, будут считаться неоплачиваемым учебным отпуском.
Следует отметить, что законодательство подразумевает оплату учебных отпусков при успешной сдаче всех промежуточных и итоговых аттестаций. Пересдача экзаменов, которые не удалось защитить в течение сессии, должна происходить в свободные от работы дни.
Праздничные дни оплачиваются в учебном отпуске по трудовому кодексу когда оплачивать
Когда нужно выдавать отпускные работнику-студенту, учащемуся заочно, а когда нет прописано в ст.173, 173.1 и 174 ТК РФ. 173 и 173.1 статьи определяет продолжительность оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска для заочников высшего звена, 174 — среднего.
Если заочник одновременно получает два образования, то получить отдых можно только для одного места учебы на выбор учащегося.
Оплачивается ли отпуск при заочном повторном обучении, решает работодатель. ТК РФ не содержит основание для оплаты ученических отгулов для второго образования, но руководитель может предусмотреть такую возможность самостоятельно, указав размер начислений в ЛНА, трудовом соглашении или индивидуальном договоре.
Заочникам может предоставляться учебный отпуск с сохранением оплаты и без таковой.
Продолжительность оплачиваемого отдыха для заочной формы обучения зависит от двух факторов:
- Уровень получаемого образование — высшее или среднее.
- Основание для требования ученических выходных.
| Условие предоставления | Продолжительность для заочников за год, дн. | ||
| Высшее образование | Бакалавр, магистр, специалист | Семестровые сессии на первых двух курсах | 40 |
| Семестровые сессии на последующих курсах | 50 | ||
| Итоговая госаттестация | 4 мес. | ||
| Аспирант, Ординатор, Ассистент-стажер | В течение года | 30 дни на дорогу до месту учебы и обратно | |
| Защита диссертации на кандидата наук | 3 мес. | ||
| Защита диссертации на доктора наук | 6 мес. | ||
| Среднее образование | Семестровые сессии на первых двух (последующих) курсах | 30 (40) | |
| Итоговая госаттестация | не более 2 мес. |
Рекомендуем также прочитать об особенностях предоставления ученических выходных при получения образования по программе магитратуры.
У сотрудников, имеющих два места работы, может возникнуть вопрос, должны ли ему начислить оплату оба работодателя?
Как оплачивается время пребывания сотрудником в учебном отпуске, установлено статьями 173 и 174 кодекса. Порядок расчета оплаты для заочной формы аналогичен процедуре начисления, установленной для основного трудового отдыха.
Кроме оплачиваемых учебных отпусков работникам полагаются целевые отпуска за свой счет.
Работники-студенты имеют право не только на оплачиваемые отпуска для сдачи сессии или диплома, но и на отпуска без сохранения заработной платы. Последние также предоставляются на основании справки-вызова.
Под учебным отпуском, как правило, понимают отпуск, за который работник получит средний заработок. Но так происходит не всегда. Например, если работник только собирается стать студентом, то вступительные экзамены в вуз он будет сдавать за свой счет. Эти мероприятия займут не больше 15 календарных дней (абз. 2 ч. 2 ст. 173 ТК РФ).А вот для поступления в среднее профессиональное учреждение отводится на треть меньше времени — 10 календарных дней (абз. 2 ч. 2 ст. 174 ТК РФ).Чтобы получить отпуск за свой счет для прохождения вступительных испытаний, работнику придется представить справку-вызов на указанное количество дней (ч. 4 ст. 177 ТК РФ).
Оплатить учебный отпуск нужно полностью до его начала
Сотрудник, который совмещает работу и обучение, вправе рассчитывать на дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка. Игнорирование этого правила заканчивается конфликтом, который придется решать в суде.
Если работник не пропустит срок на обращение в суд с требованием о взыскании неполученной суммы, то решение будет в его пользу. Оплата учебного отпуска, конечно при соблюдении всех условий его предоставления, входит в обязанность работодателя.
Поэтому работодателю нужно обеспечить своевременную выдачу отпускных. Как рассчитывается учебный отпуск читайте здесь.
Но правильно определить сумму — еще не все; ее нужно выдать вовремя. Для учебного отпуска действует правило «трех дней». Оно гласит, что оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ)
При этом в этой норме не сказано, в календарных или рабочих днях нужно отсчитывать 3 дня. По мнению Роструда, речь идет о календарных днях. Если выдача отпускных совпадет с выходным или праздником, то ее необходимо перенести на более ранний срок, причем не обязательно делать это накануне.
В некоторых компаниях принято оплачивать учебный отпуск после получения отрывной части справки-вызова. Такой подход оправдывают тем, что невозможно вернуть деньги в случае неудачи на экзаменах. После жалобы работника или плановой проверки ГИТ систему придется менять. Так как в ТК РФ нет особого порядка выплаты среднего заработка за целевой отпуск, нужно руководствоваться ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Иными словами, у работодателя есть 3 дня на выдачу «учебных» отпускных .
Предположим, работник получил деньги вовремя в полном объеме, но в период учебы заболел. В этом случае не ясно, нужно ли переносить учебный отпуск, пересчитывать отпускные и выплачивать пособие по временной нетрудоспособности.
Продлевать и переносить отпуск не нужно, поскольку эта возможность предусмотрена только для ежегодного оплачиваемого отпуска. К тому же срок отпуска устанавливает вуз, а работодатель и студент лишь соблюдают его. Единственный выход — получить работнику в институте еще одну справку-вызов.
При этом работнику не стоит надеяться на двойную оплату одного и того же периода. За больничный, совпавший с учебным отпуском, денег он не получит. Это следует из подп. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ и подп. «а» п. 17 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375.
Работник, который оплатил свое обучение, имеет право на налоговый вычет. Обязательные условия — наличие у образовательного учреждения лицензии и предоставление документов о фактических расходах (подп. 2 п. 1, абз. 3 подп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ). Перечень документов для налоговой приведен в письме ФНС России от 22.11.2012 № ЕД-4-3/19630@.
Итак, негативных последствий не будет, если оплатить учебный отпуск вовремя и в полном объеме. Задержка выплат или установление дополнительных (сверх закона) условий для их получения поможет сотруднику доказать нарушение прав.
Учебный отпуск- основные вопросы возникающие на практике
В Трудовом кодексе имеется пять статей закрепляющие гарантии работникам совмещающим обучающим обучение с работой. Однако, закон закон не уточняет порядок их предоставления, что приводит к проблемам на практике.
Нередко работодатель требует от обучающегося работника доказательств успешного обучения, в частности запрашивают у работников копию зачетной книжки или выписку из зачетной ведомости. Такие требования являются неправомерными. Если работник подал заявление на учебный отпуск и предоставил справку-вызов из учебного заведения, работодатель обязан оформить ему учебный отпуск, так как закон не требует, чтобы он как-то подтверждал успешность обучения.Чтобы получить отпуск, работник должен подать заявление на учебный отпуск и приложить к нему справку-вызов, которая и служит для работодателя доказательством того, что работник обучается успешно и допущен к экзаменам.
Работодатели зачастую не знают как поступать когда учебный отпуск совпадает с основным отпуском. В таких случаях работодатель должен спросить работника, какой отпуск он намерен взять. Отказать в учебном отпуске работодатель не может. Он так же не может по собственной инициативе перенести ежегодный отпуск на другие даты. Работник сам должен решить, какой отпуск он возьмет. Конечно работнику выгодней брать учебный отпуск, так как на это время, включая праздничные дни, за ним сохраняется средний заработок и за ним по прежнему сохраняется право на ежегодный отпуск. Если работник просит предоставить ему учебный отпуск, то работодатель обязан перенести ежегодный отпуск на другое время, продлить его на дни учебного отпуска.
Если работник пожелает сдавать сессию во время ежегодного отпуска, то он должен отозвать заявление об учебном отпуске, а работодатель должен оформить работнику ежегодный отпуск по общему правилу.
Чтобы избежать конфликтов работодателю имеет смысл не включать такого работника в график отпусков на время когда работника вызывают на сессии.
Зачастую работодатели отказывают работнику в предоставлении учебного отпуска в связи с тем, что он уже получил диплом бакалавра и поступил в магистратуру. Такой отказ так же является неправомерным, так как в данном случае работник получает образование другого уровня, а потому по закону имеет право на учебный отпуск (ч. 5 ст. 10 ФЗ от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).
На практике у работодателей возникает вопрос когда оплачивать учебный отпуск, до получения второй части справки-вызова, либо после? Работодатель обязан оплатить учебный отпуск не позднее чем за три дня до его начала. Поскольку в законе не указано т как оплачивать учебный отпуск, на него распространяются общие правила по оплате отпуска. За нарушение срока оплаты учебного отпуска работодатель должен выплатить работнику денежную компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России от сумм, которые не выплатили вовремя.
Кроме того, работодателю могут подвергнуть штрафу в размере до 50 тыс. руб. в соответствии с ч.6 ст.5.27 КоАП РФ, а работник может взыскать по суду компенсацию морального вреда в соответствии со ст.237 ТК РФ.
Если работник работал по срочному трудовому договору и его срок истекает во время учебного отпуска, оплата отпускных все равно должна осуществляться полностью, так как закон не разрешает предоставлять учебный отпуск частями, а следовательно и оплачивать его частями нельзя. Если право на учебный отпуск возникло у работника до истечения срока договора, работодатель обязаны предоставить работнику гарантии в полном объеме.
Платежные моменты ученического отпуска
Важно: Стоит отметить, что все выплаты не производит государство. Такие расходы на себя берет чисто работодатель и только на добровольной основе! И если он уж оплачивает ваш отгул, то на вас также будут распространяться некие обязательства. А вообще нет такого законного основания — обязательно финансировать ученический каникулярный срок!
Также во время прохождения очной формы финансировать отгул вам не обязаны. Но тогда учебный отпуск просто идет дополнением к оплачиваемому отгулу:
- при прохождении аттестации во время получения среднего профессионального образования дополнительно труженик получает 10 к.д.;
- на термин государственной аттестации полагается 2 месяца;
- если труженик получает высшее профильное образование, тогда дополнительно в распоряжение он получает еще 15 дней;
- на время сдачи экзаменов – 1 месяц, а при защите дипломной работы – 4 месяца.
Оплата среднего заработка за период прохождения учебы
В законе нет прямого указания, в какой срок необходимо выплатить средний заработок за период нахождения сотрудника на учебе, но сделать это необходимо до начала учебного отпуска, иначе может быть применен нанимателю штраф.
Придерживаясь нормам трудового законодательства (ч.9 ст.136 ТК РФ), при оплате очередного отпуска, выплаты производятся за 3 дня до начала отпуска, то и учебный отпуск должен быть оплачен в эти же сроки.
Обращаем внимание: считается ошибочном, если работодатель выплачивает средний заработок после предоставления справки-подтверждения.
Работодатель по своему усмотрению может предоставить компенсацию работнику – студенту-заочнику на оплату проездных билетов до места учебы и обратно.
Праздничные дни, при совпадении, с днями учебного отпуска, не увеличивают количество дней, предоставленных на учебный процесс.