Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оплаты проживания в командировке в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Суточные: налоговый учет
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Командировка без документов
Р. Ярошенко, налоговый юрист
В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. », оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.
Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Документы, подтверждающие проживание работника в командировке
В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.
Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.
Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.
Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).
Командировка без документов
В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. «, оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Другое дело — затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.
Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что согласно п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках…» оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее — Инструкция N 62).
Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.
Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.
Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа, следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.
Командировочные расходы в 2021 году
Оплата проживания в гостинице в командировке предполагает наличие приказа о направлении в служебную поездку и документов, подтверждающих расход собственных денежных средств.
При этом закон устанавливает обязанность организации компенсировать такие расходы сотрудника в служебной поездке. Однако его положениями не определены нормативы возмещения.
Поэтому каждый работодатель устанавливает их по своему усмотрению (поэтому важно уделить внимание тому, как проходит оформление командировок в 2018 году).
Как правило, предельное возмещение устанавливается в сумме 1500 – 3500 рублей. Но размер компенсации оплаты за проживание в командировке зависит и от вида служебной поездки – в пределах региона, в пределах России и за рубежом.
Важно
Говоря о лимитах возмещения организации расходов, нужно учитывать важный момент. Это уплата налога на доходы. По сути, компенсация затрат на проживание в командировке не является доходом и не может им быть.
- Но данное правило можно использовать как лазейку и получать избыточно большое возмещение. Поэтому законом определено правило, по которому НДФЛ не удерживается, если расход за жилье не превысил 3500 рублей.
- В этом случае, работник получает полное возмещение без налоговых включений.
- Когда размер превышает 3500 рублей, он может получить и большее возмещение. Но в суммы, которая будет выше 3500 рублей, бухгалтерия обязана удержать 13% налог на доходы.
Кстати, здесь можно прочитать про то, что такое служебное задание на командировку, и по какому образцу оно оформляется в 2018 году.
Бюджетные организации стараются всячески сэкономить бюджетные средства. Поэтому, они устанавливают наименьшие нормативы из возможных. Поэтому, перечисление возмещения на жилье, как правило, не превышает 2000 рублей за сутки.
При этом работник организации должен соблюсти установленную процедуру:
- При направлении в поездку нужно получить в объекте размещения специальный документ, подтверждающий расходы. Это может быть справка, которая подтверждена кассовым чеком. Надо сказать, что единой формы справок нет. Каждый объект размещения вправе выдавать собственные подтверждающие документы. Но прикладывать кассовый чек нужно во всех случаях, именно этот документ удостоверяет факт зачисления средств на счет объекта;
- После получения указанных бумаг, их нужно сдать в отдел бухгалтерии и написать заявление с просьбой компенсировать понесенные затраты;
- Обычно компенсационные средства за проживание во время служебной поездки зачисляются сотруднику при получении им ближайшей заработной платы или аванса.
Следует указать, что оплата проживания в командировке в бюджетной организации может предполагать и авансовую систему. То есть сотрудник получает деньги наличными под отчет. А после окончания служебной поездки он предъявляет документы, подтверждающие затраченные деньги.
Оплата проживания в командировке без документов возможна только по согласованию с работодателем.
- Ведь бухгалтерскому отделу необходимо будет находить иные основания для перечисления денежных средств работнику.
- Дело в том, что оплата за жилье происходит только при наличии удостоверяющих такие затраты документов. Если же их нет, то у бухгалтерии не будет оснований для проведения указанных перечислений.
- Соответственно, при отсутствии подтверждающих документов возможен только компромиссный вариант. Ведь невозможно будет удостоверить факт затрат сотрудника и проверить их обоснованность и фактическое наличие.
Существуют определенные правила, по которым производится возмещение за жилье в командировке. Следует указать, что закон устанавливает основное правило, согласно которому, такие убытки должны компенсироваться за счет средств работодателя. А в развитии данного положения каждая организация вправе принимать собственные внутренние нормативные акты.
Основные правила возмещения расходов за жилье, можно представить в следующем виде:
- необходим приказ о направлении в деловую поездку. В бюджетном учреждении такие приказы издаются во всех случаях. Это необходимое условие, которое подтверждает, что сотрудник действует в интересах работодателя;
- покрытие затрат производится на основании подтверждающих документов. Это означает, что сотрудник обязан предоставить руководству справки из гостиницы об оплате. В государственном учреждении, такие справки являются основным документом для возмещения расходов;
- в некоторых случаях, учреждения устанавливают пределы для возмещения. Подобные правила наиболее характерны для государственных органов. Это делается в целях сбережения бюджетных средств. Например, бюджетная организация может установить предельную сумму возмещения в 1500 рублей или более. В целом, учреждения стараются установить как можно меньший лимит для сотрудников.
При этом необходимо указать, что государственные органы не могут отказать сотруднику в оплате за проживание в командировке. При наличии приказа и предоставлении подтверждающих документов, организации, в том числе и бюджетные, обязаны компенсировать указанные затраты.
Такой вариант возможен только при наличии согласия руководства. Возмещение за гостиницу без подтверждающих документов допускается при наличии соответствующей договоренности с работодателем.
Следует отметить, что в бюджетных организациях данный вариант невозможен. Бухгалтерия бюджетной орган��зации просто не будет иметь оснований для возмещения затрат без подтверждающих оплату документов. Подобное перечисление невозможно будет провести.
Оплата проживания без документов в командировке в 2021 году
Оплата проживания в командировке МВД, сотрудникам прокуратуры и иных силовых ведомств производится по единым стандартам. Бюджетные организации устанавливают собственные нормативы возмещения за отели в командировке.
Как правило, предельное значение устанавливается в 1500 рублей. В некоторых случаях данная сумма может быть ниже или немного выше. Но рассчитывать на компенсацию гостиницы в сумме 5000 рублей или более, не следует.
Материал предоставлен журналом /
Р. Ярошенко, налоговый юрист
В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Был задан вопрос насчет возмещения проживания, когда дата начала и окончания служебной командировки совпадают. Первый заместитель министра труда и социальной защиты Андрей Лобович ответил, что при командировании работника в однодневную командировку в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
«Согласно части 6 пункта 15 Положения при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах Беларуси возмещение расходов по найму жилого помещения не производится», – пояснил Андрей Лобович.
«При командировании работника в однодневную командировку за границу расходы по найму жилого помещения компенсируются за 1 день. Согласно части 1 пункта 16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него», – сказал представитель Минтруда.
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.
Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2020 году, очень часто все решается в пользу этого работника.
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.
Какими документами подтвердить нахождение в командировке?
Постановление Правительства РФ от 29 июля 2015г. N 771
Внесены поправки в Постановление № 749, которым утверждено положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новое Постановление вступит в силу с 8 августа 2015 года.
Уточнено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Из прошлой редакции следовало, что решение работодателя не обязательно должно быть письменным.
Также дополнен пункт 7. Ранее речь там шла только о проезде в командировку на личном транспорте. С учетом внесенных поправок в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
Она представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
Пункт 7 также дополнен следующей нормой — при отсутствии проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим соответствующие сведения.
Если проездные документы, документы по найму жилого помещения по месту командирования отсутствуют, для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Командировка: оформление документов в 2021 году
Так как командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление командировок
Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в текущем 2021 году и буду «работать» в следующем 2021 году. Объясним, какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку.
Командировочные удостоверения
Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.
Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.
Суточные
Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре. Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет:
1) для командировок по России – 700 рублей,
2) для зарубежных командировок – 2500 рублей.
Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Порядок возмещения расходов
Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме. Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами. После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.
Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:
- расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
- Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
- Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.
При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.