Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие отчёты нужно представлять в ПФР и ФСС после их объединения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В списке новых форм отчетности с 2023 года особо выделяется форма «Персонифицированные сведения о физлицах» − этот отчет заменит СЗВ-М. Новую форму (как и СЗВ-М) нужно будет сдавать ежемесячно, но адрес представления иной – не в ПФР, а в налоговую инспекцию. Контролеры сами передадут данные из отчета в объединенный социальный фонд. Такой механизм позволит быстрее актуализировать сведения, используемые для представления пособий и иных мер поддержки нуждающимся лицам.
Отчетность по страхвзносам с 2023 года
С 2023 года персонифицированные сведения потребуется подавать по единой форме. В нее также будут включаться сведения о страхвзносах «на травматизм», которые на данный момент подаются по форме 4-ФСС. Это указано в новой редакции п. 3 ст. 8 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.
Важно! В отношении периодов до 2023 года будут действовать прежние правила. Персонифицированную отчетность нужно будет направлять в ПФР, а отчет 4-ФСС — в ФСС. Этот момент касается и уточненных отчетов за 2022 год и более ранние периоды.
На данный момент не разработали ни единую форму, ни правила ее заполнения. Однако к 2023 году чиновники должны их утвердить.
Вполне возможно, в единой форме будет несколько разделов, чтобы указывать разные виды информации. При этом, скорее всего, сроки сдачи для каждого вида будут свои (новая ред. ст. 11 Закона № 27-ФЗ и п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ). Соответственно, в разное время работодатели будут передавать в единый фонд различные разделы единой формы:
|
Вид информации |
Сроки подачи |
|
Сведения о трудовой деятельности (по аналогии с СЗВ-ТД) |
|
|
Периоды работы, в т.ч. дающие право на досрочную пенсию или повышение выплаты к пенсии |
|
|
Реквизиты ГПХ договора, на выплаты по которому начисляются страхвзносы |
Не позже рабочего дня, идущего за днем заключения или прекращения ГПХ договора |
|
Реестры застрахованных лиц, за которых уплачены дополнительные страхвзносы |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
|
Информация по страхвзносам «на травматизм» (по аналогии с 4-ФСС) |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
Сроки представления отчетности по форме СЗВ-М
Примите к сведению, что данный отчет необходимо направлять в ПФР ежемесячно. Например, вы планируете представить сведения за октябрь. В этом случае нужно направить их до 15 ноября. Это тоже определено соответствующим законом. При этом необходимо знать, что если на эту дату выпадает выходной, то срок продлевается. В этом случае он сдвигается вплоть до следующего рабочего дня.
Также работодателям нужно учитывать, что ПФР может выставлять расписание представления отчетов для различных фирм. Данные графики имеются лишь в некоторых регионах, например, в Новосибирской области. Особенно внимательными следует быть тем, кто представляет документ в бумажной форме. Благодаря этому можно предотвратить образование очередей в ПФР. Интересно, что при желании работодатели могут сдавать и позже. Главное, сделать это не позже 15-го числа.
15-е число — последний срок представления отчета СЗВ-М. При этом в законодательстве прямо указано, что при желании направить документ можно и раньше. Однако делать это нежелательно. В особом случае вы получите особый документ, который называется отрицательным протоколом. Дело в том, что такая схема работы нужна для того, чтобы избежать проблем. К примеру, вы сдали отчет, а потом у вас появился новый работник.
Также документ следует представлять и работникам. Они могут запросить его в письменном формате. Направить им документ нужно не позже чем через 5 дней с даты получения заявки на предоставление. Если же заявления нет, то и представлять документ не нужно. Стоит отметить, что каждому работнику нужно выдавать сведения только о нем, а не о других сотрудниках. Кроме того, документ может понадобиться при увольнении работника или других случаях.
Отчетность по травмовзносам
Масштабные трансформации, связанные с объединением ПФР и ФСС, а также введение ЕНП, повлияли на отчетность по страховым взносам в 2023 году. С 1 квартала будущего года 4-ФСС, как отдельный отчет, перестанет существовать. Последний раз привычную соцстраховскую форму, утвержденную приказом ФСС от 14.03.2022 № 80, работодатели будут сдавать по итогам 2022 года. Представить ее нужно в объединенный фонд, который начнет работу с начала будущего года.
Желательно не откладывать представление формы на последний день: из-за объединения ПФР и ФСС возможны разные технические перенастройки, что может приводить к сбоям и задержкам в приеме отчетности. Если процесс выдачи объединенным фондом квитанции о подтверждении приема 4-ФСС затянется и выйдет за границы предельной отчетной даты, судьбу штрафа придется решать в суде (Постановление АС Поволжского округа от 09.08.2022 по делу № А12-30896/2021).
Сведения из прежнего 4-ФСС, начиная с отчетности за 1 квартал, будут по-прежнему поступать в контролирующий орган, но уже в составе новой формы ЕФС-1 (раздел 2).
Как и куда сдавать СЗВ-М
Направлять отчёт в ПФР нужно ежемесячно. Крайний срок – 15 число следующего месяца. То есть форму за август нужно подать до 15 сентября, за сентябрь – до 15 октября, за октябрь – до 15 ноября и так далее. Если 15 число приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день.
Отчёт может быть составлен на бумаге или в электронном виде. Бумажную форму СЗВ-М могут подавать работодатели, у которых за расчётный месяц застрахованных лиц было не более 24 человек включительно. Если больше, нужно отчитываться в электронном виде.
Форму направляют в отделение ПРФ, где работодатель стоит на учёте. Отдельные правила есть для обособленных подразделений организаций, являющихся самостоятельными страхователями. Они отчитываются в отделение фонда по месту своего нахождения. А вот подразделения, которые не производят выплаты физлицам, СЗВ-М сами не подают – за них отчитывается головная компания.
Распространённые ошибки при заполнении СЗВ-М
Большинство ошибок в СЗВ-М связано с неверным отражением застрахованных лиц. В частности, нередко в отчёт забывают включать:
- работников, которым не производились выплаты (например, человек нанят по ГПХ, но в отчётном месяце не работал);
- единственного учредителя-руководителя без трудового договора;
- отдельных работников по другим причинам.
Для добавления данных о забытых застрахованных лицах подаётся форма СЗВ-М с типом «Дополняющая». В неё вносят только тех, кого забыли указать в первичном отчёте.
Однако если речь об учредителе-директоре неработающей фирмы (других сотрудников нет, СЗВ-М не подавалась), то нужно заполнить форму типа «Исходная» на собственника бизнеса.
Иногда происходит ровно наоборот – в отчёт включаются лишние лица. Например, нанятые по ГПХ самозанятые плательщики НПД или уже уволенные сотрудники. В такой ситуации поможет подача формы с типом «Отменяющая», включить в которую нужно тех, кто был внесён в исходный отчёт по ошибке.
Хуже, если ошибка допущена в данных работника. В таком случае придётся подавать две формы СЗВ-М:
- отменяющую – она аннулирует ошибочные сведения;
- дополняющую, в которую будут включены верные данные.
Если ошибка найдена страхователем самостоятельно и исправлена подачей СЗВ-М соответствующего типа до того, как её обнаружил ПФР, штрафа быть не должно. Более того, даже если ошибку обнаружат в отделении ПФР, работодатель будет освобождён от ответственности, если её своевременно исправит. Сделать это нужно в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления об ошибке.
Для чего сдавать СЗВ-ТД
Помогли разобраться эксперты Эвотора
При помощи отчётов СЗВ-ТД работодатели могут передавать актуальную информацию о своих сотрудниках в органы ПФ РФ. Эта форма отчётности напрямую связана с переводом российских работников на электронные трудовые книжки. Такая возможность появилась в январе 2020, и в течение года каждый работающий гражданин мог выбрать, в какой форме будут вестись записи о его трудовой деятельности.
В системе пенсионного страхования у каждого застрахованного свой индивидуальный лицевой счёт, а в нём появился новый раздел — «Сведения о трудовой деятельности». Доступ ко всем сведениям о трудовой деятельности каждого работника с начала 2020 года есть у работников, работодателей и Пенсионного фонда.
Сдавать форму обязаны все работодатели. В списке не только отечественные компании, но и отделения иностранного бизнеса, представленные в РФ. Также отчёт СЗВ-ТД должны подавать обособленные подразделения российских предприятий и компаний, ИП с наёмными работниками.
В каких случаях нужно заполнить и сдать форму СЗВ-ТД
Подавать форму СЗВ-ТД следует как по тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой договор по основному месту работы, так и по другим — работающим дистанционно или по совместительству. Отчётность подаётся и на иностранных работников, если с ними подписан договор. А вот по сотрудникам, которые работают на основе гражданско-правовых отношений, эта отчётность не подаётся.
Правила подразумевают сдачу формы СЗВ-ТД при следующих кадровых ситуациях:
- приём и увольнение сотрудника;
- смена должности в рамках одного предприятия;
- присвоение нового разряда, квалификации;
- заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК;
- судебный запрет занимать определённую должность.
Также эта форма нужна будет в случае, если компания сменила название. То же самое касается и переименования должности.
Если по работнику не было никаких кадровых изменений, СЗВ-ТД на него не подаётся.
Кого включать в СЗВ-М
Законодатели несколько раз меняли правила по отчетности. Собрали в таблице ситуации, которые вызывают путаницу.
| Ситуация | Нужно ли включать в отчет |
|---|---|
| Сотрудница ушла в декрет | Включаем. У нее действующий трудовой договор |
| У работника нет начислений в отчетном месяце | Включаем |
| Служащий привлечен по договору гражданско-правового характера, доход по этому документу нерегулярный (в одном месяце есть, в другом — нет) | Включаем каждый месяц, пока действует договор ГПХ |
| Организация заключила договор аренды с физическим лицом | Не включаем. Аренда имущества — это не трудовые отношения |
| В штате учреждения только директор, он же — единственный учредитель | Включаем. С ним заключен трудовой договор, он является застрахованным лицом |
| У организации несколько учредителей, не оформленных в качестве работников | Не включаем. Только официальные работники являются застрахованными лицами |
| Сотрудник является совместителем | Включаем. С любым совместителем заключается трудовое соглашение |
| У работника отсутствует ИНН | Включаем. Поле ИНН не заполняем |
| Работник уволился | Включаем. Последний отчет по такому работнику подается по фактическим сведениям — непосредственно за месяц его увольнения |
| ИП не задействует наемных сотрудников | Отчет не делается. Предпринимателю нет необходимости формировать отчетность на себя |
| Период отчетности | Срок сдачи (до…включительно) |
| Декабрь 2020 | 15.01.2021 |
| Январь 2021 | 15.02.2021 |
| Февраль 2021 | 15.03.2021 |
| Март 2021 | 15.04.2021 |
| Апрель 2021 | 17.05.2021 |
| Май 2021 | 15.06.2021 |
| Июнь 2021 | 15.07.2021 |
| Июль 2021 | 16.08.2021 |
| Август 2021 | 15.09.2021 |
| Сентябрь 2021 | 15.10.2021 |
| Октябрь 2021 | 15.11.2021 |
| Ноябрь 2021 | 15.12.2021 |
| Декабрь 2021 | 17.01.2022 |
Данная форма – обязательный расчет по страховым взносам от профессиональных заболеваний и травм на производстве. В него же заносят сведения о медосмотрах и спецоценке рабочих мест.
Отчет сдают юридические лица и ИП, которые привлекали к работе сотрудников по трудовым договорам или договорам ГПХ (если сам договор ГПХ предусматривает страхование исполнителя). ИП без сотрудников сдают 4-ФСС только в том случае, если платят страховые взносы за себя в добровольном порядке.
Документ сдают в ФСС по месту жительства ИП или по месту нахождения юридического лица:
- в бумажном варианте по итогам года – до 20 января 2023 года;
- в электронном виде – до 25 января 2023 года (документ подается исключительно в электронном виде, если количество застрахованных лиц превышает 10 человек).
Порядок заполнения формы СЗВ-М приведен в Приложении 2 к Постановлению Правления ПФР от 15.04.2021 N 103п.
В отчете необходимо заполнить четыре раздела.
В разд. 1 «Реквизиты страхователя» укажите:
- регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Его можно узнать также в местном отделении ПФР, налоговой инспекции;
- наименование (полное или сокращенное);
- ИНН из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- КПП. Организации указывают код из свидетельства о постановке на учет организации, обособленные подразделения — код по своему месту нахождения. ИП данное поле не заполняют.
В разд. 2 «Отчетный период календарного года» отразите:
- месяц, за который подаете отчет. Например, в отчете за июнь укажите «06», за июль — «07». Если вы неверно отразите месяц, проверяющие могут посчитать, что отчет сдан за указанный месяц. В результате вам могут начислить штраф. Однако Верховный Суд РФ указал: нельзя наложить штраф, если в своевременно представленном отчете лицо самостоятельно выявило такую ошибку и исправило ее;
- год, за который подаете СЗВ-М. Например, если вы отчитываетесь за один из периодов 2021 г., в этом поле укажите «2021».
В разд. 3 «Тип формы (код)» укажите один из трех вариантов:
- «Исходная» — если сведения представляете впервые;
- «Дополняющая» — если дополняете ранее поданные сведения (например, не включили в отчет сотрудника, которого приняли на работу в последний день месяца);
- «Отменяющая» — если отменяете неверные сведения, представленные ранее.
В разд. 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите информацию о каждом застрахованном лице :
- фамилию, имя, отчество (при наличии) в именительном падеже;
- СНИЛС;
- ИНН (если у вас есть такие данные).
В графах, где отражаются Ф.И.О. и СНИЛС, информацию укажите в соответствии с документом, подтверждающим регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета.
Отчет СЗВ-М, составленный на бумаге, должен быть подписан руководителем организации (доверенным лицом) или ИП и заверен печатью (при наличии) (п. 3 Порядка заполнения формы СЗВ-М). В нем должна быть указана также дата заполнения. Электронный отчет нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если вы представите неполные и (или) недостоверные сведения о застрахованных лицах, вам грозит штраф.
Ошибки в СЗВ-М. Штрафы за них
Если отчет в ПФР — СЗВ-М сдан не вовремя или с ошибками — 500 руб. за каждое лицо, сведения о котором поданы с опозданием или ошибкой.
Если сдана дополняющая СЗВ-М, то предусмотрен штраф 500 руб. за каждое лицо, не указанное в первичном отчете.
Если вы нашли ошибку в представленной СЗВ-М или получили от ПФР уведомление об устранении ошибок и несоответствий, сдайте корректирующую форму. Срок подачи исправлений по уведомлению ПФР — 5 рабочих дней со дня его получения, по собственной инициативе — в любое время.
Отменяющую форму используйте для отмены ошибочных данных. Например, вы включили в СЗВ-М человека, который у вас в отчетном периоде не работал. Сдайте СЗВ-М с типом «Отменяющая», указав данные только этого человека.
Дополняющая форма нужна, чтобы сообщить сведения, которых в исходной СЗВ-М не было вообще, или верные данные вместо отмененных. Так, если забыли указать в СЗВ-М работника, сдайте только на него форму с типом «Дополняющая».
Чтобы исправить ошибку в Ф.И.О., ИНН или СНИЛС работника, сдайте две СЗВ-М:
- первую — с типом «Отменяющая». В нее перенесите данные о работнике из ошибочной формы;
- вторую — с типом «Дополняющая». В ней укажите верные данные.
Но даже если вы получили штраф есть шансы варианты его снизить. Приведу пример из судебной практики Московского округа. Страхователь подал СЗВ-М с опозданием на один рабочий день (вместо пятницы — в понедельник). ПФР оштрафовал его на 533 тыс. руб. Однако в суде организации удалось снизить размер санкции до 1 тыс. руб. Смягчающими обстоятельствами судьи посчитали:
- отсутствие сведений о нарушении порядка подачи СЗВ-М ранее;
- незначительный период просрочки.
Отмечу, это одни из наиболее частых оснований, по которым получается снизить размер штрафа.
Подробнее изучить обновлённую форму, особенности заполнения и возможности снижения штрафа за СЗВ-М поможет обзор в системе КонсультантПлюс.
Виды и коды ошибок в СЗВ-М
После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».
Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:
- коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
- коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
- код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.
В ситуации, когда данные исходного отчета подлежат корректировке, у работодателя возникает ряд вопросов по дополняющей форме СЗВ-М о сроке сдачи и штрафах, а также о правилах ее оформления.
Будет ли штраф за дополняющую форму СЗВ-М, узнайте из статьи «Пропустили сотрудника в СЗВ-М — как исправить».
По срокам представления дополняющей СЗВ-М особых правил нет: конкретные календарные даты в законодательстве для этого отчета не установлены.
При этом в п. 40 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н, закреплен период, в течение которого обнаруженные специалистами ПФР ошибки в исходной СЗВ-М работодатель может исправить без санкций. Он составляет пять рабочих дней с момента получения из фонда уведомления об имеющихся в отчете ошибках.
Штраф за дополняющую форму СЗВ-М 2021: разъяснения Пенсионного фонда
Пенсионный фонд в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602 разъяснил, если предоставить дополнительные сведения по СЗВ-М, будет ли штраф в случае, если они сданы после окончания установленного срока.
Чиновники не сомневаются, что это нарушение, поскольку дополнительная информация о работниках передана с нарушением сроков, и значит, первоначальные данные были неполными. На основании ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», организацию в таком случае следует штрафовать на 500 рублей за сокрытие данных в отношении каждого из подчиненных.
Для дополнительного убеждения в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденную Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, были внесены уточнения, что санкции не применяются, если страхователь исправил ошибки в отношении только тех лиц, сведения о которых уже передавались и были приняты сотрудниками ПФР.
Поправки вступили в силу 01.10.2018. Некоторые эксперты уверены, что они также обязывают страхователей не только сдавать отчеты, но и получать квитанции об их приеме.
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчетном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наемных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наемным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключен. Но лишь при условии, что организация ведет деятельность, и руководитель получает заработную плату.