Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата командировочных расходов в 2024 году в казенном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2024 года возмещение командировочных расходов учитывается общей суммой по одному коду видов расходов с указанием одного кода КОСГУ — подстатьи 212 «Прочие выплаты». Такой порядок применения кодов бюджетной классификации применяется как при выдаче наличных, так и при перечислениях на банковские карты.
Как бухгалтеру справиться с «командировочным» беспокойством
Расчеты по командировочным, на первый взгляд, кажутся простыми: выдал деньги подотчетнику — получил авансовый отчет — отразил расход в учете. И все же есть много ситуаций, которые могут поставить в ступор не только новичка в бухгалтерии, а даже и опытного бухгалтера. Причем решение в каждом случае надо искать индивидуально, например:
- Когда безопаснее включить в доходы сотрудника командировочные суммы, по которым он не оформил авансовый отчет?
- Облагаются ли взносами деньги, выплаченные взамен суточных сотрудникам, направленным в однодневные командировки?
- Можно ли принять к вычету НДС по проездным документам, если авансовый отчет представлен с опозданием?
- Облагаются ли НДФЛ безотчетные суммы при командировках в ДНР и ЛНР?
А с развитием цифровых технологий вопросов становится еще больше. Так, ЦБ в ближайшее время собирается тестировать применение цифровых рублей, и командировочные расходы это точно затронет. Например, знаете ли вы ответ на вопрос — можно ли выдать подотчетную сумму на командировку цифровыми рублями?
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Дни простоя, задержек и переносов рейса тоже подлежат оплате. Нормы определяются в зависимости от места фактического пребывания работника. Например, обратный рейс в Россию задержан на сутки. Этот день задержки оплачивается по нормам для загранкомандировок.
Какие КВР и КОСГУ использовать для госзакупок
Исключение шифра из структуры КБК не означает, что коды в бюджете стали неактуальными. Кодификаторы все равно необходимо использовать. Например, казенные учреждения обязаны планировать и получать расходы исключительно в разрезе классификаторов сектора госуправления. Бюджетную роспись, смету и обоснование бюджетных ассигнований невозможно подготовить без кодификатора КОСГУ.
Детализация каждой расходной операции экономического субъекта бюджетной сферы — основа планирования и исполнения бюджета. От правильности выбранного кода вида расхода и классификации операций сектора госуправления зависит эффективное и прозрачное планирование, обеспечение целевого использования выделенных средств и достоверность бухгалтерской отчетности.
В части оплаты по тарифам за поставку электроэнергии, поставку газа, теплоснабжение, а также оплаты транспортировки газа, электричества по газораспределительным и электрическим сетям (за исключением аналогичных расходов зарубежных аппаратов государственных органов (направление расходов 90039 «Расходы на обеспечение функций зарубежного аппарата государственных органов»), при обеспечении деятельности которых вид расходов 247 не применяется)
Планирование расходов организации бюджетной сферы составляется в разрезе КВР и КОСГУ, доходов субсидии на иные цели, поступлений на капитальные вложения и других межбюджетных трансфертов. После составления плана затрат (ПФХД, бюджетной сметы) учреждение готовит план-график закупок на очередной финансовый период (ч. 6, 7 ст. 16 44-ФЗ). План-график тоже готовится на основании классификаторов кодов ОСГУ.
Специальные кодификаторы следует применять в учете и планировании расходов учреждения бюджетной сферы. Их используют при подготовке бюджета на отчетный период и планировании закупок. Шифр не используется обособленно, так как является структурной частью целого — кода бюджетной классификации.
Важные аспекты новых правил
В 2024 году в бюджетном учреждении вступят в силу новые правила и регламент относительно размера командировочных расходов. Важно быть в курсе этих изменений, чтобы правильно планировать и осуществлять деловые поездки.
Основные изменения касаются следующих аспектов:
| 1. | Ограничение суммы расходов на питание и проживание |
| 2. | Новые требования к подтверждающей документации |
| 3. | Ужесточение условий для получения авансового платежа |
| 4. | Введение штрафов за нарушение правил |
Первый аспект касается ограничения суммы расходов на питание и проживание. Теперь бюджетное учреждение установило максимальные границы этих расходов в зависимости от региона и класса командировки.
Второй аспект связан с новыми требованиями к подтверждающей документации. Теперь для получения компенсации расходов необходимо предоставить детальный отчет о затратах, подтвержденный копиями чеков и счетов.
Третий аспект относится к условиям получения авансового платежа. Бюджетное учреждение ужесточило требования к получению аванса, вводя дополнительные элементы проверки и обязательные сроки предоставления отчетности.
Ограничения по категориям сотрудников
В соответствии с новыми правилами и регламентом, размер командировочных расходов будет зависеть от категории сотрудника и группы его поездки. Ограничения по категориям сотрудников предусмотрены для эффективного расходования бюджетных средств.
Высший руководящий состав: для этой категории сотрудников максимальный размер командировочных расходов не ограничен. Они могут проводить командировки в любом объеме и расходовать бюджетные средства согласно своим потребностям.
Руководящий состав: сотрудники этой категории могут выезжать в командировку с ограничением по размерам расходов. Максимальная сумма командировочных расходов будет установлена с учетом служебного положения и функций, выполняемых сотрудником.
Специалисты: сотрудникам этой категории также будут установлены ограничения по размерам командировочных расходов. Данные ограничения будут зависеть от должности и уровня ответственности сотрудника.
Инспекторы и служащие сотрудники: размер командировочных расходов для этой категории сотрудников будет наименьшим среди всех. Ограничения будут установлены для сохранения бюджетных средств и эффективного использования их.
Участники командировок должны строго соблюдать установленные ограничения по категориям сотрудников, чтобы предотвратить ненадлежащее расходование бюджетных средств и обеспечить справедливое и равномерное распределение ресурсов.
Региональные различия
В условиях различных региональных особенностей норма командировочных расходов может отличаться в разных бюджетных учреждениях. Это связано с различными уровнями стоимости проживания, транспортных расходов и других факторов.
Для определения нормы командировочных расходов в каждом регионе проводится анализ соответствующих экономических и социальных условий. Он учитывает инфляцию, затраты на проживание, стоимость проезда и прочие факторы, влияющие на расходы по командировкам.
Таким образом, в разных регионах могут быть установлены разные нормы командировочных расходов, адаптированные под конкретные региональные особенности. Это позволяет учитывать различия в стоимости жизни и условиях работы в разных частях страны.
Установление региональных различий в нормах командировочных расходов позволяет достичь более справедливого распределения средств и обеспечения равных условий для сотрудников разных регионов. Это также способствует оптимизации расходов и более эффективному использованию бюджетных средств.
| Регион | Норма командировочных расходов |
|---|---|
| Москва | 100 000 рублей |
| Санкт-Петербург | 80 000 рублей |
| Екатеринбург | 70 000 рублей |
В 2024 году в бюджетных учреждениях будет установлена норма командировочных расходов. Эта норма определяет максимально допустимые затраты на проживание, питание и прочие расходы во время командировки.
Норма расходов будет установлена с учетом регионального индекса потребительских цен и уровня жизни в разных регионах страны. Она будет периодически обновляться и корректироваться в соответствии с изменениями экономической ситуации.
Норма командировочных расходов позволит государству контролировать и оптимизировать затраты на командировки, предотвращать незаконные и необоснованные расходы. Она также защитит государственные средства от возможного миссpendingа и мошенничества.
В таблице ниже представлены примерные значения нормы командировочных расходов в различных регионах России:
| Регион | Норма расходов (в рублях) |
|---|---|
| Москва | 5000 |
| Санкт-Петербург | 4000 |
| Екатеринбург | 3000 |
| Красноярск | 2500 |
| Владивосток | 3500 |
Определение нормы расходов поможет учреждениям и служащим точнее оценивать затраты на командировки, позволит на практике организовать более эффективное использование государственных средств.
Проводки Для Казенных Учреждений 2023 Год По Командировочным Расходам
Приобретение учреждением других услуг и материальных ценностей, необходимых для проведения командировки, отражается по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ, статьям и подстатьям группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ, исходя из экономического смысла.
Если командировка недалеко от места жительства работника и он имеет возможность возвращаться домой каждый день — суточные не выплачиваются.
Документы для командировки в 2023 году:
- запрос о согласии сотрудника (при необходимости) — согласие/отказ;
- приказ на командировку;
- авансовый отчет.
Однако работодатель имеет право провести такую выплату на собственное усмотрение. Правда, если работник предоставил документы на компенсацию проезда и других расходов (например, питания), то такая выплата будет облагаться НДФЛ в полном размере.
Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:
- выходные;
- праздничные;
- дни в пути;
- вынужденной остановки;
- больничные.
Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка.
Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.
Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее.
Размер суточных при командировках в бюджетных учреждениях в 2023 году
Вопросы, напрямую связанные с процессом начисления командировочных выплат, подробно разъяснены в Постановлении Правительства РФ № 729.
Указанный нормативно-правовой документ также устанавливает фиксированный размер перечислений, напрямую связанных с затратами с целью поездок по территории России. По состоянию на 2020 год, для сотрудников бюджетных учреждений сумма составляет 100 рублей.
С целью расчета суточных выплат в случае с командировками за границу, следует ссылаться на нормы Постановления Правительства РФ № 812.
Соответствующие Положения к указанному нормативному акту отображают порядок перечисления средств в индивидуальном порядке — в зависимости от иностранного государства.
Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).
Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, предоставляются следующие гарантии:
- сохранение места работы (должности);
- среднего заработка;
- возмещение расходов по проезду;
- возмещение расходов по найму жилого помещения;
- возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.
Основные изменения в КВР и КОСГУ с 2022 года: применяем с учетом новшеств
Минфин России скорректировал также и положения Порядка N 209н. Внимание! Не все нововведения касаются 2022 года. Ряд изменений уже надо применять в 2021 году.
Так, с 20.11.2021 расширено описание подстатьи 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» КОСГУ. Данная подстатья пополнилась следующим. Теперь на подстатью 273 КОСГУ относятся еще и операции по выбытию денежных средств при признании требований по возмещению ущерба вследствие недостач и хищений денежных средств, а также отзыва лицензии у банка. Кроме того, на указанную выше подстатью КОСГУ должно зачисляться поступление денежных средств в качестве возмещения по таким требованиям.
С 2022 года статья 250 «Безвозмездные перечисления бюджетам» КОСГУ дополнится новыми подстатьями. В настоящее время безвозмездные перечисления, отражаемые по соответствующим подстатьям статьи 250 КОСГУ, не разделены на перечисления текущего и капитального характера. Все изменится в начале следующего года путем дополнительной детализации статьи 250 КОСГУ.
Существующие на сегодняшний день подстатьи 251, 252 и 253 КОСГУ изменят свое название и будут использоваться для безвозмездных перечислений текущего характера. А вот для отражения безвозмездных перечислений капитального характера добавляются 3 новые подстатьи КОСГУ:
- 254 «Перечисления капитального характера другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;
- 255 «Перечисления капитального характера наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;
- 256 «Перечисления капитального характера международным организациям».
Таким образом, уважаемые бухгалтеры, во избежание ошибок будьте внимательны при планировании расходов на 2022 год!
Прежде всего отметим, что при направлении работника в командировку обеспечение гарантий, закрепленных в статьях 167, 168 ТК РФ, может осуществляться двумя способами:
- Сотруднику выдается аванс для приобретения проездных документов и оплаты гостиницы, выплачиваются суточные. Также компенсируются по возвращении фактически произведенные в целях командировки расходы.
- Учреждение самостоятельно приобретает командируемому сотруднику билеты для проезда (перелета), оплачивает гостиницу, приобретает ГСМ и т. п.
Порядок отнесения расходов на КВР и КОСГУ в обоих случаях будет различаться.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2019 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Ранее они учитывались по подстатье 212 «Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Регламент и правила получения командировочных
Для получения компенсации командировочных необходимо соблюдать определенные правила и следовать установленному регламенту. Во-первых, работник должен иметь официальное распоряжение о командировке от руководства компании.
В распоряжении должна быть указана цель командировки, сроки пребывания в командировке, место назначения и предполагаемые расходы. Также необходимо указать сумму командировочных, которая будет выплачиваться работнику.
Во время командировки работник должен вести отчет о затратах, которые он понес во время пребывания в командировке. Он должен сохранять все квитанции и чеки, подтверждающие расходы.
По окончании командировки работник должен представить отчет о затратах в отдел кадров компании. В отчете должны быть подробно указаны все затраты, а также предоставлены квитанции и чеки в оригинале.
Проверка отчета и подтверждение суммы командировочных осуществляется отделом бухгалтерии компании. После проверки документов и затрат, работнику выплачивается компенсация в размере, указанном в распоряжении о командировке.
В случае несоответствия предоставленных отчетов и документов требованиям компании, а также нарушения правил и регламента, компенсация командировочных может быть отказана или значительно сокращена.
Важно знать, что правила и регламент получения командировочных могут быть изменены компанией в зависимости от внутренних норм и условий. Перед каждой командировкой необходимо ознакомиться с актуальными правилами и регламентом, чтобы избежать проблем при получении командировочных.
Соблюдение правил и регламента получения командировочных является важным условием для получения компенсации за время и затраты, связанные с командировкой. Работник должен быть готов предоставить все необходимые документы и отчеты, чтобы обеспечить прозрачность и контроль над затратами компании.
Практические советы по эффективному использованию командировочных
Командировки могут быть интенсивными и требовательными по времени. Чтобы максимально эффективно использовать командировочные средства, следуйте этим практическим советам:
- Планируйте заранее: составьте список необходимых расходов и рассчитайте приблизительные затраты. Это поможет избежать неожиданных расходов и позволит более осознанно использовать командировочные средства.
- Используйте бюджетирование: следите за своими расходами во время командировки и не выходите за рамки установленного бюджета. Это поможет избежать необходимости дополнительного финансирования и повысит эффективность использования командировочных средств.
- Не забывайте о документации: храните все квитанции, счета и другие документы, связанные с командировкой. Эти документы помогут подтвердить ваши расходы и обеспечат гарантию возмещения командировочных средств.
- Планируйте заранее: очередность и своевременность планирования командировок поможет вам сэкономить время и деньги. Не оставляйте планирование на последний момент и учитывайте возможные изменения планов.
- Используйте корпоративные скидки и льготы: узнайте о возможности получения скидок на отели, авиабилеты и другие услуги во время командировки. Это позволит сэкономить деньги и эффективнее использовать командировочные средства.
- Будьте гибкими: по возможности, выбирайте более экономичные варианты, такие как дешевые авиабилеты или бюджетные отели. Это позволит сэкономить командировочные средства и распределить их на другие нужды.
- Окончательное расписание: имейте окончательное расписание командировки и придерживайтесь его. Это поможет избежать лишних расходов на переносы или адаптацию к новому расписанию.
С помощью этих практических советов вы сможете эффективно использовать командировочные и оптимизировать расходы в рамках предоставленных средств. Постоянное планирование, бюджетирование и гибкость помогут вам достичь максимальных результатов и сохранить финансовую дисциплину во время командировок.
Какие существуют виды командировочных дней в 2024 году
В 2024 году для оплаты командировочных дней можно использовать несколько различных видов:
- Рабочие дни. Рабочие дни включают в себя дни, когда сотрудник должен выполнять свои обязанности по работе в командировке. Обычно это дни с понедельника по пятницу, за исключением праздничных и нерабочих дней.
- Календарные дни. Календарные дни включают все дни, включая выходные и праздничные дни, в которые сотрудник находится в командировке. Они используются в случаях, когда сотрудник должен быть доступен и готов выполнить свои обязанности в любой день, 24 часа в сутки.
- Выходные дни. Выходные дни не являются рабочими днями и включают субботу и воскресенье, а также другие дни, которые официально признаны выходными в определенной стране или регионе. В такие дни сотруднику не требуется работать, если только это не предусмотрено его должностными обязанностями или договоренностями с работодателем.
Работодатель и сотрудник должны заранее согласовать, на основании каких дней будет рассчитываться оплата командировочных дней в 2024 году. Соглашение может быть закреплено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Новые требования к документам
С 2024 года вступают в силу новые требования к документам, необходимым для оплаты дней в командировке. Эти изменения будут влиять на процедуру подачи и оформления заявок, а также на сам процесс оплаты.
Во-первых, теперь для подтверждения прохождения командировки будет требоваться предоставление более подробной отчетности. Ранее достаточно было указать даты и цель командировки, а также предоставить подписанный руководителем трудовой контракт. Однако теперь требуется более подробные сведения о месте пребывания, маршруте и целях командировки.
Во-вторых, вместе с документами, подтверждающими прохождение командировки, теперь также потребуется предоставление фотографий и билетов на транспорт. Это связано с тем, что власти вводят дополнительные меры контроля и проверки. Обязательное предоставление фотографий поможет сверить данные лица и документа, а предоставление билетов на транспорт позволит убедиться в достоверности информации о маршруте перемещения.
Также, стоит отметить, что в случае нарушения этих требований, сотрудник может быть подвергнут штрафным мерам, вплоть до отказа в оплате дней в командировке. Поэтому, сотрудникам необходимо внимательно ознакомиться со всеми новыми правилами и требованиями и внимательно следить за их исполнением.