Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Надо ли заверять каждый лист трудовой книжки в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.
Как вести учёт бумажных трудовых
1. Раскладка и структура книжки
Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей. Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными.
2. Правильное заполнение информации
Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации.
3. Защита от фальсификации
С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.
4. Хранение и охрана
Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.
5. Переход к электронному учету
В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.
В целом, ведение учета бумажных трудовых книжек может быть надежным и эффективным процессом, если соблюдать все имеющиеся правила и процедуры. Переход к электронному учету может стать надежным решением в долгосрочной перспективе.
Как заверить копию трудовой книжки работника в 2023 году
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения.
Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей.
Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Как правильно оформить копию трудовой в 2021 году
Отметим, что с середины 2021 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:
- Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
- Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
- Наверху страницы ставится оттиск «копия».
- На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется о, должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
- По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
- «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Нужно ли заверять трудовую книжку на каждой странице
В трудовую книжку записывается информация об образовании человека и его специальности. Все записи вносятся исключительно полностью, сокращения не допустимы.
3При возможной потери трудовой книжки следует немедленно обратиться в последнюю организацию, где вы официально работали, и предоставить туда письменное заявление. В последующие две недели работодатель должен выдать вам на руки дубликат трудовой книжки, где будут содержаться все данные об официальном опыте работы, а также возможных награждениях.
Для оформления дубликата после утери трудовой книжки необходимо будет предоставить ряд подтверждающих оригинальных документов, таких как приказы о приеме на работу и увольнении, трудовые договоры и прочие. 4 После достижения человеком пенсионного возраста трудовая книжка может быть предоставлена работником в пенсионный фонд РФ.Стоять подпись кадрового специалиста.
Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки
В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:
- часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
- в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
- образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
- имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
- данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
- оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.
Сколько стоит заверить копию трудовой книжки у нотариуса в 2020 году
Каждый нотариус выставляет свои расценки на работу с документами, и копии трудовой не исключение. Но некоторые тарифы регулируются на государственном уровне и не могут быть больше, чем это предусмотрено. Так плата за оформление документа состоит из нескольких частей:
- Госпошлины. Размер этого показателя контролируется законом и периодически меняется зависимо от указки правительства.
- Цены на рассматриваемую нотариальную услугу. Нотариусы могут сами устанавливать цены на свои услуги, которые зависят от их профессиональной компетенции и опыта, а также от средних показаний по региону. В Москве цены будут выше, чем в глубинке России.
- Объёма требуемой работы. Если нужно сделать одну заверенную копию, цена будет меньше, чем если нужно заверять несколько копий разных трудовых книжек. Высчитывается этот показатель индивидуально.
Расценки идут на каждую заверенную нотариусом страницу. Чем больше копий нужно сделать, тем дороже обойдется услуга. Некоторые категории граждан за 2020 год имеют льготы на рассматриваемые услуги. Это касается инвалидов 1 и 2 группы, которые получают скидку на госпошлину в 50% от суммы. 100% скидки при оплате госпошлины могут получить защитники страны и госслужащие. Но на услугах нотариуса лучше не экономить, особенно в делах, где замешана трудовая книжка.
Когда требуется заверение копии трудовой книжки
Обратиться за копией своей трудовой книжки может работник. Для этого он на имя руководителя должен написать заявление, в котором указывается просьба выдать оформленную должным образом трудовую книжку. Сотрудник может не указывать по какой именно причине ему потребовалась копия трудовой. Этот документ может потребоваться в банк, если работник решил оформить кредит. Запросить копию трудовой могут в соцзащиту для оформления каких либо пособий или льгот. Все причины, по которым может потребоваться копия трудовой являются для сотрудника личными и сообщать о них он не обязан. Копия трудовой также может потребоваться и работодателю, когда он подает документы на возмещение затрат по выплаченным пособиям в ФСС. По предоставленной копии будет подтвержден стаж, используемый для расчета пособия.
Важно! Заверить должным образом книжку и выдать сотруднику копию работодатель в 2023 года должен в течение 3 рабочих дней с даты обращения за ней (62 ТК РФ).
Как заверить документ спрепленный степлером
Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.
В делопроизводстве существуют свои требования к обороту и сохранности бумаг. Если документ состоит из двух и более страниц, то, возможно, придется их сшивать. Эта необходимость вызвана тем, чтобы ни один из листков случайно не потерялся или его нечаянно, а, может быть, умышленно, не подменили.
Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- ФИО его владельца;
- срок его действия.
Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.
Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Все книжки сотрудников работодатель обязан хранить в своей организации. Выдавать подлинник документа он не имеет права, так как несет за него ответственность. Единственным исключением, предусмотренным ст. 62 ТК, является Соцстрах. Этот орган имеет право требовать предоставления оригинала книжки, и работодатель обязан будет ее выдать. Но работник должен вернуть ее не позднее 3 дней после получения обратно от Соцстраха.
Заверение трудовых книжек с 1 июля 2021
Новые поправки, внесенные 1 июля 2021 года, оказались незначительными. Основные требования к заверению трудовой книги сохранились, и остаются обязательными. На основании обращения сотрудника кадровый отдел должен предоставить документ в течение трех дней. ТК РФ и статья №62 определяют правила заверения книжки:
Тем, кто еще не начал применять новые требования в работе, желательно поторопиться, ведь через месяц с небольшим старые стандарты будут считаться нарушением. 1 июля 2021 года начинает действовать , изменивший правила, по которым организации-работодатели заверяют копии.
Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2021 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.
Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.
Помимо того, что работник может попросить копию своей трудовой книжки для предоставления в банк, органы соцзащиты, для другого работодателя и т.п, копия этого документа может быть нужна и самой компании-работодателю. Например, если организация подает заявление на возмещение выплаченных пособий.Какие данные нужно внести в трудовую книжку
Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.
При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.
Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.
Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.
В случае смерти работника, трудовую книжку следует закрыть, прописав дату смерти и причину прекращения трудового договора.
Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе и заверены печатью организации. При изменении данных в трудовой книжке, например, при смене фамилии после замужества, следует внести запись о том, что записи изменены, и за какую дату, а также прописать причину изменения.
Трудовые книжки, заполненные до 2024 года, все еще являются актуальными, и их заполнение и актуализация производится в старом порядке без использования ЭТК.
Похожие записи: