Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по кадрам и основной деятельности, которые образуются в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Регламентация создания приказов
Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:
- имеющих добровольный порядок применения:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
- либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
- Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).
Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).
В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.
Отличие приказа от распоряжения
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Приказы по основной деятельности
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
- приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
- приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
Все распорядительные документы предприятий в делопроизводстве разделяют на 3 основные разновидности: приказы по основной деятельности, по кадровому составу и по хозяйственным делам. В контексте данной статьи анализируется только группа документов, связанная с основной деятельностью организаций. Это какие приказы?
К данной разновидности документации относятся все распорядительные акты руководителя, которые определяют:
- ответственность и юрисдикцию управленческого состава;
- финансовую политику компании;
- административную структуру и штатное расписание;
- утверждение местных правовых актов;
- регламенты и процедуры, действующие в организации;
- режим работы;
- порядок охраны труда и соблюдение техники безопасности.
Таким образом, к приказам по основному виду деятельности следует относить все распорядительные акты, подписанные руководителем, которые каким-либо образом регулируют работу предприятия в отрасли, указанной в его Уставе. Отличать их от двух других разновидностей несложно.
Документы по кадровому составу всегда регулируют трудовые правоотношения — приём на службу и увольнение, отпуска, командировки, премирование. В большинстве случаев такие приказы касаются конкретных работников. Акты по административно-хозяйственной деятельности регулируют обеспеченность работы организаций материальными ресурсами, порядок эксплуатации зданий и оборудования, правила пользования транспортом.
Проекты приказов подготавливаются специалистами структурных подразделений организации. Это логично, поскольку руководитель фирмы не может во всех подробностях вникнуть в обстоятельства и нюансы каждого вопроса, в связи с которым издаётся приказ. А вот правильное оформление – задача службы делопроизводства. Но если вы пока не можете позволить себе специалистов «по бумажкам», вам стоит представлять в общих чертах принципы и особенности оформления приказов по ОД.
Перед принятием приказ нужно согласовать с руководителями структурных подразделений и другими вышестоящими должностными лицами. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся какие-то существенные изменения, его нужно согласовать ещё раз «с нуля». Если же изменения незначительны и не влияют на смысл документа, в повторном согласовании нет нужды.
Путаница в употреблении выражений «согласно приказа» и т.п. вызвана в конечном итоге тем, российские нормы делопроизводства в значительной части, а демократические установления фактически полностью, позаимствованы с Запада. Но строй русского языка и романо-германских языков существенно различается: в русском абсолютно доминирует флексия, тогда как европейцам приходится писать «лишние слова» там, где русский обходится окончанием, приставкой или предлогом. Но! Те же «лишние слова» нередко, так сказать, работают на полную ясность смысла.
Поясним на примере: в Великобритании и США текст нормативного документа, имеющего силу закона, типичным образом начинается так: «In according with order (act, law)…», что означает «Согласно приказа (постановления, закона)…». Но в новостях о нём же могут сказать и написать «…by order (act, law)…», что в точном по смыслу переводе будет уже «по приказу (постановлению, закону)…». Поэтому в настоящее время многие руководства по русской грамматике рекомендуют писать «согласно приказу» только так, как здесь, в родительном падеже. На демократические институты это никак не повлияет, равно как не умалит меру ответственности для нарушителей. Но лишний раз подтверждает известную максиму об истории и настоящем, переиначенную на лингвистический манер: нельзя познать все тонкости родного языка, не владея иностранными. Человеческая речь есть способ выражения мыслей отнюдь не только в замкнутом сообществе, а языковое разнообразие – один из способов совершенствования мышления.
Правильно составить приказ по основной деятельности – задача непростая. Даже с вопросами оформления всё не так однозначно, а стоит добавить немного косноязычия и абстрактных формулировок – и приказ будет выполнен не так, как вам бы хотелось. Поэтому внимательно следите и за подготовкой проекта этого акта, и за процессом его визирования и издания.
Всегда нужно увязывать положения приказа с распоряжениями, которые уже были изданы в компании. Повторения ни к чему, а противоречия – и подавно. Обязательно указывайте исполнителей и ставьте им реальные сроки исполнения поручений. Без этого выполнение приказа растянется надолго.
И всегда излагайте задания кратко, последовательно и максимально ясно. Даже малейшая возможность двоякого толкования – зло, от которого нужно избавляться. Люди далеко не всегда видят происходящее так же, как их руководитель. То, что очевидно для главы фирмы, может интерпретироваться его сотрудниками самым искажённым образом.
Составление перечня используемых в компании приказов по основной деятельности
Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве и правильно выстроить работу всех структурных подразделений, во многих компаниях на локальном уровне утверждается инструкция по делопроизводству, в которой определяется деление приказов по группам. Такой подход позволяет изначально распределить между структурными подразделениями или отдельными штатными единицами обязанности по составлению различных приказов.
Если инструкция не издается как отдельный документ, то в компании может быть утвержден в виде отдельного локального акта перечень используемых приказов с отнесением каждого из них к конкретной группе. Чаще всего так происходит с ростом компании: при увеличении штата возрастает объем документооборота, одному лицу становится сложно отвечать за составление всех приказов, в результате чего эту функцию разделяют между несколькими сотрудниками.
Регламентация создания приказов
Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:
- имеющих добровольный порядок применения:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
- либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
- Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).
Касаться приказы могут чего угодно — порядка работы с документами, взаимоотношений в рабочем коллективе, поощрений либо взысканий и прочих моментов деятельности предприятия. Существует условное деление их на две большие группы — касающиеся процессов делопроизводства (их именуют приказами по основной деятельности) и по кадровым вопросам — относящиеся к личному составу. От назначения приказа зависит и ответственность за его исполнение, возлагаемая на то или иное лицо.
Составляется приказ на специальных бланках, имеющих установленную форму. Такой бланк может содержать герб РФ (если учреждение относится к федеральному уровню) либо собственную эмблему или товарный знак. К числу обязательных реквизитов приказа относится упоминание организационно-правовой формы предприятия с полным его наименованием и регистрационного номера документа, то есть того, в порядке которого приказ регистрируется в специальном журнале. Кроме того, обязательный его реквизит — число и год издания или дата подписи руководителем.
Приказы по основной деятельности
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
- приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
- приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
Виды приказов по основной деятельности
Ввиду того, что распоряжения по основной деятельности регламентируют огромное количество производственных аспектов, их разделяют по определенным группам функционального предназначения. В частности, существуют такие категории рассматриваемых распоряжений:
- Структурные. Предполагается, что данный вид бумаг регламентирует деятельность подразделений в компании (если таковые имеются). Например, распоряжения о формировании отделений компании или остановке деятельности определенных отделов или филиалов, а также групп персонала, ранее сформированных для реализации конкретной задачи или проекта;
- Нормативные. То есть, внутренние правовые акты и положения, которые регламентируют общие правила ведения бизнес-деятельности на предприятии;
- Организационные. Подразумеваются приказы, фиксирующие базовые организационные вопросы. Например, распоряжения, регламентирующие необходимость достижения конкретной цели или задачи, особенно важных для компании в данный промежуток времени;
- Надзорные. Подобные приказы регламентируют реализацию плановых и внеплановых аудиторских проверок, а также иных контрольных мероприятий (например, инвентаризацию или сдачу соответствующей отчетности бухгалтером);
- Отчетные. Предполагаются распоряжения, в которых фиксируются приказы относительно осуществления отчетно-аналитических мероприятий в различных подразделениях компании;
- Финансовые. Такие приказы публикуются для обеспечения стабильной финансовой деятельности фирмы, планирования расходования средств и иных аспектов, касающихся денежных вопросов;
- Обеспечительные. Подразумевается внутренняя документация, публикующаяся для гарантии компании нужных основных средств и определенных запасов;
- Информационные. Подобные приказы содержат в себе разнообразную информацию относительно предприятия: особенности регистрации, движения, составления бумаг и проч.
В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).
А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.
При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).
В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:
- об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
- о трудовом распорядке;
- о графике отпусков;
- о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
- об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
- о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять
Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.
В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.
Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).
Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.
Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.
Когда необходимо создавать
Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с движением по составу работников организации. Это означает, что появилась необходимость, к примеру, принять на работу или наказать работника. Распорядительная документация решает целый ряд проблем, касающихся:
- вопросов, возникающих в трудовых отношениях сотрудника и работодателя;
- структуры и штата учреждения;
- соблюдения прав и гарантий сотрудника;
- укрепления дисциплины.
ТК РФ предусматривает обязанность работодателя издавать распоряжения, например:
- ст. 68 — при приеме;
- ст. 84.1 — при увольнении;
- ст. 193 — при наложении взыскания;
- ст. 229 — при расследовании несчастных случаев.
Дисциплинарные приказы (пример)
Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.
Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.
К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:
- обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
- получение от работника объяснений в письменной форме;
- изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
- объективная оценка полученной информации;
- вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.
Он может иметь следующий вид:
Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»
«14» января 2019 года № 9/к
О дисциплинарном взыскании
Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 11.01.2019 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.
На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 11.01.2019, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 11.01.2019, графика рабочего времени на январь 2019 года
- За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2019 года на 30%.
- Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.
Группа зарплатных и стимулирующих приказов
Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.
Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.
Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.
В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.
Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:
О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».