Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о служебных командировках в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такой документ, как положение о командировках представляет собой акт, в котором содержится порядок возмещения работнику расходов, понесенных во время поездки по служебным нуждам. Кроме того, такое положение определяет действия как работника, так и работодателя в случае возникновения нестандартных ситуаций во время командировок.
Кто должен составлять положение
Положение о командировках не является обязательным нормативным актом предприятия. Поэтому его разрабатывать субъекты могут на добровольной основе.
Связано это с тем, что нормы, рассматриваемые в этом документе, могут быть отражены в других Положениях предприятия (Коллективном договоре, Положении об оплате труда, Правилах внутреннего распорядка).
Главное требование закона, чтобы вопросы по урегулированию командировок были рассмотрены. Малые предприятия имеют право включать данные моменты даже в каждый трудовой контракт с работником. Но это является трудоемко при достаточно большом количестве работников в компании.
Внимание! Если в компании довольно часто направляют работников в командировки, то рекомендуется разработать данное положение и использовать его при урегулировании вопросов с персоналом в этой сфере отдельное положение.
Положение о командировках: сроки поездки
При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения):
- Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику.
- День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня.
- То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем.
- Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны.
График работы в командировке
Порядок (график) исполнения служебного поручения определяется работодателем, направившим работника в командировку. Ранее п. 8 Инструкции было установлено, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений и организаций, в которые они командированы. В Положении эта норма отсутствует. Следовательно, командированный не обязан соблюдать график работы организации, в которую он прибыл, чтобы исполнить служебное поручение.
Командированный сотрудник не придерживается и графика, установленного на месте постоянной работы. В табеле учета рабочего времени (формы N N Т-12 и Т-13 утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) в рабочие дни по графику места постоянной работы следует проставить код буквенный К или цифровой 06. Выходные по графику места постоянной работы обозначают кодом В или 26. Если работник, находясь в командировке, по заданию работодателя исполнял служебное поручение в свой выходной день, в табеле это следует отметить кодом РВ или 03 «Работа в выходные и праздничные дни».
Расходы по найму жилья
Документы об оплате жилья имеются. Все нюансы, касающиеся расходов по найму жилья для командированного работника, фиксируются в коллективных договорах или локальных нормативных актах, в частности определение порядка и размера возмещения документально подтвержденных расходов:
- по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации (п. 14 Положения);
- в случае, когда работник, имея возможность ежедневно возвращаться в место постоянной работы, по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования (абз. 6 п. 11 Положения);
- в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения);
- при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства (п. 21 Положения);
- при наступлении временной нетрудоспособности работника в командировке (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) (п. 25 Положения).
Работодатель или стороны коллективного договора вправе самостоятельно установить нормы возмещаемых расходов по найму жилья, ограничить их размер предельным уровнем или вообще отказаться от нормирования и ограничений.
Документов о найме жилья нет. Следует иметь в виду, что Положение не обязывает работодателя возмещать не подтвержденные оправдательными документами расходы по найму жилья. Но в коллективном договоре или локальном нормативном акте это может быть прописано.
Налоговое законодательство не предусматривает учет документально не подтвержденных расходов при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль как не соответствующих критериям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.
Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020
С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.
ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2020 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).
Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.
Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.
Какие именно документы должны быть оформлены перед началом командировки и после возвращения из нее, должно быть прописано в локальном акте компании. Этим актом может быть положение о командировках.
Как его подготовить, вы узнаете из нашей статьи «Каким должно быть Положение о командировках».
Напомним, что по возвращении из командировки работнику дано 3 дня на подготовку авансового отчета. Он должен быть сдан в бухгалтерию работодателя.
Как оформить авансовый отчет, узнаете из нашей статьи «Каким должен быть отчет о командировке».
Компания может самостоятельно разработать форму отчета по командировке. Важно, что в нем необходимо отразить все расходы на загранкомандировку. А именно:
- суточные (исходя из установленных норм);
- расходы на проезд;
- расходы на проживание (гостиница или квартира);
- визовый или консульский сборы;
- обязательные сборы и страховки в аэропорту или ж/д вокзале;
- квитанции, подтверждающие сборы за обмен валюты;
- расходы на сотовую связь и Интернет;
- оплату членских взносов или пригласительных (при необходимости);
- квитанции за пользование постельным бельем;
- другие расходы.
Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
Положение о служебных командировках образца 2021 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.
ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.
Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.
Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).
Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.
Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:
- поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
- сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
- с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.
Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.
Где служебной записки по командировке в 2021 году
Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.
Образец служебной записки по командировке в 2021 году можно скачать здесь:
Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.
2.1. Продолжительность командировки работника (работников) определяется руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом), а в отношении руководителя учреждения – учредителем на основании целей и задач, которые предстоит решить работнику (работникам).
2.2. Продление срока командировки работника (работников) допускается в случае производственной необходимости на основании приказа руководителя учреждения (иного уполномоченного лица).
Отмена предстоящей командировки по причинам, не зависящим от работника, также оформляется приказом.
2.3. Досрочное возвращение работника из командировки ввиду различных причин согласовывается с непосредственным руководителем.
Оплата командировочных расходов производится за время фактического нахождения в командировке.
2.4. Фактическое время пребывания работника (работников) в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки.
Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
2.5. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, вылета самолета, отхода автобуса, иного транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие сутки.
Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Время убытия и время прибытия транспортного средства определяется по местному времени.
2.6. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути следования по независящим от него причинам и время на пересадки.
Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть заверен штампом и подписью должностного лица вокзала, станции, пристани, аэропорта.
2.7. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.
Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.
Вопрос о явке на работу в день отъезда и в день прибытия из командировки, равно как вопрос о предоставлении другого дня отдыха в случае отъезда работника в командировку по распоряжению руководителя в выходной день, решается по договоренности с непосредственным руководителем.
2.8. В случае временной нетрудоспособности работников во время командировки дни временной нетрудоспособности в продолжительность командировки не засчитываются. Факт временной нетрудоспособности, послуживший причиной несвоевременного прибытия работника из командировки, должен быть удостоверен в установленном порядке (выписан больничный лист). При временной нетрудоспособности работника в период командировки ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением того времени, когда работник находился на лечении в стационаре) в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.
5.1. В расходы, которые работодатель возмещает направленному в командировку работнику, входят:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
5.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, провоз багажа) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных первичными проездными документами, но не выше стоимости проезда:
а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего типа.
Командированному работнику также оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
В исключительных случаях, по согласованию с руководителем, при отсутствии билетов для проезда транспортом и необходимости срочного выезда в командировку могут быть приобретены проездные билеты более высокой категории, чем это установлено п. 5.2 настоящего Положения. Факт отсутствия билетов должен быть документально зафиксирован.
5.3. При отсутствии у работника первичных проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, оплата производится по стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом – в автобусе общего типа;
5.3. Расходы на наем жилого помещения, включая бронирование, дополнительные услуги гостиниц (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) возмещаются работнику по фактическим расходам за одноместный гостиничный номер (стандартный, улучшенный) на основании первичных подтверждающих документов.
При отсутствии у работника первичных документов, подтверждающих расходы на проживание, возмещение производится в размере 200 руб. в сутки.
Не возмещаются расходы на проживание в случае предоставления направленному в командировку работнику бесплатного помещения. Расходы на наем жилого помещения возмещаются работнику со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются бухгалтерией на основании отметок в командировочном удостоверении.
Составление положения о командировках
Положение о командировках не имеет унифицированной формы, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Целесообразно составить документ, разбив его на логические части – пункты, разделы и пр. Оформляется данный документ в порядке, предусмотренном для локальных нормативных актов работодателя.
Положение о служебных командировках содержит основные принципы и порядок направления сотрудников компании в служебные командировки, в частности включает в себя следующую информацию:
- Общие положения: порядок отправки работников в командировки, принятый в данной компании, кто отвечает за оформление документов, на кого из работников распространяется действие положения;
- Положение о командировках содержит срок служебных командировок, как определяется срок пребывания в командировке;
- Порядок оформления командировок: оформляемые документы, процедура оформления и т.д.;
- Возмещение расходов, понесенных работником: суточные, размер, порядок их выплаты, расходы на проезд и т.д.;
- Особенности отправки сотрудников в зарубежные командировки;
- Отчетность сотрудников по итогам командировки;
- Другие вопросы, связанные со служебными командировками.
Положение о командировках: каким должен быть образец 2021 года
Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:
| Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств. |
При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.
Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.