Экспедиторская расписка: как оформить + образец заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Экспедиторская расписка: как оформить + образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Пункт 12 правил устанавливает обязанность оформлять передаточный документ за экспедитором, тем же пунктом установлено, что экспедиторская расписка выдается клиенту в качестве подтверждения факта грузоперевозки. Передача — это момент, когда товар переходит во владение экспедитора, в котором он находится до момента возврата клиенту или передачи другому лицу, на которого указывает клиент.

В транспортировке груза принимают участие следующие лица:

• клиент — владелец груза;
• перевозчик — организация, непосредственно транспортирующая груз;
• экспедитор — компания, организующая перевозку от имени и за счет клиента. Экспедитор вправе взять функции перевозчика на себя либо нанять третье лицо, экспедиционная расписка — это бумага, относящаяся к деятельности компании, организующей перевозку.

Этот документ фиксирует факт получения товара в определенной комплектности и с определенными характеристиками. Что такое экспедиторская расписка, раскрыто в правилах, утвержденных постановлением правительства РФ от 08.09.2006 № 554, где она перечислена в числе прочих необходимых бумаг. Расписка фиксирует важные данные о товаре, в том числе вес, упаковку и стоимость, поэтому документ полезен и необходим обеим сторонам. Состав информации, содержащейся в документе, отвечает на вопрос, для чего нужна экспедиторская расписка:

1. С клиента-отправителя она снимает ответственность за сохранность груза в процессе транспортировки, поскольку принимая товар в виде, зафиксированном в ней, экспедитор принимает на себя все риски, связанные с его транспортировкой и возможными повреждениями.
2. Для организатора перевозки это возможность зафиксировать реальное состояние товара на момент отправки, чтобы в последующем те или иные его недостатки, возникшие до передачи, не были списаны на неаккуратность при перевозке.

Необходимость в экспедиторской расписке есть у всех сторон данного вида сделки: как у получателя, так и у отправителя и у экспедитора. Для отправителя данный документ является гарантом того, что компания, занимающаяся перевозкой, приняла от него груз для этой перевозки. И для самого экспедитора также важно это доказательство. Поскольку во время перевозки может произойти все что угодно, то здесь содержатся основные сведения о перевозимом объекте.

Для получателя этот документ также важен для принятия груза на бухгалтерский учёт.

После того, как экспедитор получил товар на перевозку, и были оформлены все сопутствующие необходимые бумаги, он является ответственным лицом за эту отправку.

Важно знать, что экспедиторская расписка не включает в себя информацию об условиях перевозки. Для этого есть специальный документ, который составляется отправителем, и называется поручение экспедитору. Именно он определяет перечень и условия оказываемых услуг.

Как уже был до выше написано, расписка очень важна не только для клиента, но и для самого экспедитора. Её значимость для него определяется тем, что этот документ необходим для принятия в бухгалтерском учёте расходов по договору на счёте товарно-материальных ценностей. Именно поэтому нужно правильно, без помарок и ошибок, а тем более неточностей, заполнить бланк.

Но при этом, важно знать, что расписка не подтверждает расходов на перевозку, так как не содержит информации за период перевозки. В ней есть данные только о грузе, получателе и отправителе. Счёт на оплату выставляется и оплачивается отдельно. Поэтому для подтверждения именно расходов на перевозку нужна транспортная накладная.

Также как и экспедитору, отправителю и получателю тоже важен весь пакет бумаг на перевозку для воды бухгалтерского учёта и налогообложения. Компаниям по транспортировке документы нужны для подтверждения право использования нулевой ставки налога на добавленную стоимость. Отправителю и получателю для применения вычетов по налогу на добавленную стоимость в части расходов на перевозку товара по договорам.

Таким образом, данная расписка очень важный документ для всех участников транспортировки груза. Он нужен для целей бухгалтерского и налогового учёта, а также для ответственности экспедитора перед клиентами. Поэтому заполнению и оформлению эту расписки нужно уделить особое внимание и точность. Чтобы потом в случае каких — либо неприятных ситуаций, была бумага, подтверждающая именно сам приём груза транспортирующей компанией.

Какие требования предъявляют

Формы документов, перечисленных в правилах, в том числе форма экспедиторской расписки, утверждены приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. Этим же документом утвержден порядок их оформления. К документу предъявляются следующие требования:

• бланк печатается типографским способом на листе формата А4, шрифт № 14;
• наименование документа прописывается шрифтом № 16, полужирным;
• допускается заполнение бланка машинным способом либо от руки синей или черной ручкой, в документе не допускаются помарки или исправления;
• составляется в двух экземплярах: один передается клиенту, другой остается у экспедитора;
• документ подписывается представителем компании-организатора перевозки, печать в экспедиторской расписке не нужна.

Поручение экспедитору

Документ предназначен для описания услуг, которые будут оказаны клиенту, и условий, на которых они будут оказаны. Заполнить поручение экспедитору должен клиент (в нашем случае торговая фирма) — п. 8 Порядка. Именно поэтому утвержденный Минтрансом Порядок обязаны знать и исполнять не только экспедиторы, но и их клиенты (п. 3 данного документа). Торговая фирма может каждый раз составлять отдельное поручение на единичную экспедиционную услугу или заполнить одно на «несколько услуг» при систематическом сотрудничестве с конкретным экспедитором. Бланк заполняется в двух экземплярах и подписывается клиентом. По общему правилу поручение нужно составить на бумажном носителе, однако по соглашению сторон можно предусмотреть и иной способ.

Перечислим отличительные поля поручения экспедитору (по сравнению с другими бланками):

• уведомить сторону о прибытии груза. При необходимости клиент должен сделать отметку о необходимости его (грузоотправителя или иного лица) уведомления о прибытии груза;
• товары, готовые к отправке, место, дата. Указывается наименование и точный адрес нахождения груза;
• вид транспорта (на котором предполагается перевозка груза);
• пункт назначения (доставки груза);
• страхование. Указание информации о страховании груза отдано на усмотрение клиента. Здесь вписываются данные о страховке (номер и дата полиса, полное фирменное наименование страховой компании, ее местонахождение, также необходимо сформулировать условия страхования, касающиеся конкретной отгрузки);
• требуемые документы. Перечисляются документы, прилагаемые к поручению экспедитора и необходимые для перевозки груза.

Примечание. Заполненное поручение направляется экспедитору и рассматривается им в установленные договором сроки. После этого поручение с отметкой о согласовании отправляется экспедитором обратно клиенту. В случае отказа принять поручение транспортная компания должна его обосновать. Только после того как клиент получил согласованное поручение обратно, экспедитор приступает к его исполнению.

Порядок заполнения документации

Оформление экспедиторской расписки считается простым процессом. Для этого достаточно только вписывать последовательно определенные сведения. Поэтому рекомендуется пользоваться следующим алгоритмом:

• первоначально прописывается дата, когда формируется расписка, причем она обязана соответствовать дате, когда экспедитор принимает от клиента груз;
• присваивается документации определенный номер, для чего учитываются особенности внутреннего документооборота конкретной транспортной организации;
• в бланк вписываются данные о клиенте, представленные его Ф. И. О. и паспортными данными, а если он является компанией, то указывается ее название, реквизиты, юридический адрес и контактные сведения;
• приводятся данные о непосредственном грузоперевозчике, причем если он является частным лицом, то обязательно должны включаться его паспортные данные;
• указывается страна происхождения груза;
• приводится опознавательный номер или товарный код груза, чтобы предъявлять данную информацию проверяющим при остановке транспорта;
• прописываются сведения о маркировке, которая позволяет установить, при таких условиях должен перевозиться товар, какие должны соблюдаться условия, причем обычно маркировка представлена разными голографическими знаками, символами или другими обозначениями;
• указывается вид упаковки, так как она может быть представлена пластиковым контейнером, коробкой из картона, мешком или другими элементами;
• прописывается, сколько места в транспорте занимает груз;
• указывается вес груза, причем как нетто, так и брутто;
• вносятся данные об объеме и габаритах перевозимых предметов;
• приводится полная стоимость груза на основании имеющихся платежных документов, полученных от клиента;
• особенно много внимания уделяется условиям перевозки, где указываются обязательства экспедитора обеспечить сохранность груза в течение его транспортировки;
• создается строка, предназначенная для особых условий, куда могут вноситься разные сведения, если на их наличие согласны обе стороны;
• в конце ставится на расписке подпись экспедитора с расшифровкой.

Не требуется заверять документ печатью организации. Пример экспедиторской расписки располагается ниже.

Правовое регулирование договора транспортной экспедиции

Договор перевозки груза (транспортной экспедиции) регулируется главой 41 ГК РФ, ФЗ от 30 июня 2003 г. N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. N 554, приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23 «Об утверждении порядка оформления и форм экспедиторских документов» и иными нормативно-правовыми актами.

Положения ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и правил транспортно-экспедиционной деятельности не распространяются на транспортно-экспедиционную деятельность, осуществляемую в области почтовой связи.

Экспедиторскими документами, необходимыми при заключении договора транспортной экспедиции, являются:

• поручение экспедитору, в котором определяется перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг;
• экспедиторская расписка, которая подтверждает факт получения экспедитором груза от клиента;
• складская расписка, которая подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение.

Образец договора транспортной экспедиции должен составляться в письменной форме (п.1 ст. 802 ГК РФ). Как правило, клиент выдает исполнителю доверенность, если она необходима для выполнения перевозки.

Ответственность по договору с транспортной компанией на перевозку груза

Также в обязательном порядке в договоре рассматриваемого типа отражается пункт «ответственность сторон».

В стандартной форме он обычно представляет следующую информацию:

• в случае нарушения имущественных прав, деловой репутации одной из сторон в по причине невыполнения своих непосредственных обязательств второй сторон возникает право на получение денежного возмещения убытков:
  • на восстановление репутации и прав;
  • возмещение убытков;
  • недополученные доходы.
• обе стороны, заключившие договор в обязательном порядке несут ответственность за исполнение своих непосредственных обязанностей;
• факт отсутствия вины в возникновении убытков доказывается стороной, которая по какой-то причине нарушила свои обязательства.

Данному разделу следует уделить особое внимание. Так как нередко на дороге возникают нештатные ситуации, которые не позволяют доставить вовремя или же вовсе доставить груз.

Соответственно, это влечет за собой достаточно серьезные проблемы. В случае возникновения подобного рода инцидента необходимо будет обязательно заранее подготовить документальное подтверждение отсутствия вины.

Нередко выполняется перевозка ценных грузов. Чтобы избежать серьезных затрат с обеих сторон в случае его повреждения или же утраты заключаются специальные дополнительные договора – страховые.

Зачем нужны экспедиторские документы?

Согласно Правилам транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554, составленные в письменной форме экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции (бланки утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23). В частности, клиент составляет поручение экспедитору, в котором детально описываются условия и порядок оказания услуг. Рассмотрев его, экспедитор возвращает поручение со своей отметкой о согласовании. При приеме груза экспедитор выдает клиенту экспедиторскую расписку, которая предоставляет экспедитору право владения грузом до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки.

Из приведенных норм можно сделать вывод, что поручение экспедитору — это форма согласования предмета договора, а экспедиторская расписка удостоверяет факт, что экспедитор приступил к исполнению договора. Анализ судебной практики показывает, что наличие экспедиторской расписки критично в спорах об объеме ответственности экспедитора при возмещении ущерба в результате порчи или утраты груза. Вместе с тем те же обстоятельства могут быть подтверждены и иными документами (ст. 68 АПК РФ): нарушение со стороны экспедитора в виде несоставления экспедиторской расписки само по себе не говорит о том, что груз не был передан экспедитору, и не освобождает экспедитора от ответственности (Постановления АС ПО от 19.10.2015 по делу N А55-27081/2014, АС ЗСО от 30.04.2015 по делу N А45-14515/2014, АС МО от 10.02.2015 по делу N А40-31297/14). Например, доказательствами могут быть приемо-сдаточный акт (Постановление АС ДВО от 17.04.2015 по делу N А73-10667/2014), товарная накладная (Определение ВС РФ от 12.01.2016 N 305-ЭС15-17638, Постановление ФАС ПО от 13.03.2014 по делу N А55-9787/2013). Интересно, что в деле, рассмотренном в Постановлении ФАС ЦО от 23.09.2013 по делу N А14-18349/2012, экспедитору не удалось доказать фактическое оказание услуг и взыскать вознаграждение: в подтверждение он представил заявки и не подписанные заказчиком акты, тогда как в транспортных накладных и доверенностях на водителей в качестве принявшего груз перевозчика значилось другое лицо. Аналогичным образом в Постановлении от 12.09.2013 по делу N А45-29193/2012 арбитры ФАС ЗСО пришли к выводу, что накладная не подтверждает факт принятия груза экспедитором (составлена по форме накладной на внутреннее перемещение и не содержит подписи лица, принявшего груз), как и доверенность не подтверждает наличие у физлица полномочий на получение спорного груза от имени экспедитора (тем более что физлицо отрицало факт выдачи доверенности).

Экспедиторская расписка — первичный учетный документ?

Сама по себе экспедиторская расписка не подтверждает расходы на оказание соответствующих услуг, и в судебной практике встречаются выводы о том, что ее нельзя рассматривать как первичный учетный документ. Можно ли согласиться с этим утверждением?

В силу ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни. Данные из таких документов подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. В соответствии с п. 8 ст. 3 того же Закона под фактами хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Согласно п. 1 ст. 223 ГК РФ право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором. В свою очередь, в силу п. 1 ст. 224 ГК РФ передачей признается вручение вещи приобретателю, а равно сдача перевозчику для отправки приобретателю или сдача в организацию связи для пересылки приобретателю вещей, отчужденных без обязательства доставки. Вещь считается врученной приобретателю с момента ее фактического поступления во владение приобретателя или указанного им лица.

Почему важно ответственно подойти к заполнению бланка

Дело в том, что согласно п. 5 ст. 3 Закона своевременное предоставление полной, точной и достоверной информации о свойствах груза, условиях его перевозки и документов, необходимых для осуществления таможенного контроля, возложено именно на клиентов экспедитора. До момента получения указанной информации экспедитор вправе не приступать к исполнению своих обязанностей по договору (п. 4 ст. 3 Закона). Причем, получив такую информацию, экспедитор вправе проверить ее достоверность. Право, а не обязанность проверки может иметь для клиента как положительное, так и отрицательное значение. Приведем пример (Определение ВАС РФ от 23.03.2007 N 2792/07). Клиент поручил экспедитору организовать перевозку груза (бананов) в изотермическом подвижном составе. В пункте назначения были зафиксированы порча и понижение качества груза. Клиент счел, что в этом виновата транспортная компания, а причина — несоблюдение температурного режима при транспортировке. Клиент потребовал у экспедитора возместить ему причиненный ущерб. Суд его поддержал. Ведь экспедитор обязан это сделать, если не докажет, что порча произошла вследствие обстоятельств, которые от него не зависели (ст. 7 Закона). Экспедитор пытался, но не смог убедить суд, что он уже от клиента получил к погрузке бананы ненадлежащего качества, а все из-за того, что пренебрег правом проверки сведений о грузе.

Теперь обратный пример, когда по причине своей неосмотрительности пострадал клиент, а не экспедитор (Определение от 20.02.2008 N 1321/08). Клиент в экспедиторских документах обозначил груз как «оборудование» и предъявил к перевозке видеокамеру. Груз был утрачен и клиент потребовал возмещения его стоимости. Она была посчитана исходя из цены видеокамеры (70 тыс. руб.)., но получил он гораздо меньше, а именно 1 тыс. руб. (согласно договору из расчета 2 у.е. за кг). Судьи сочли такой размер компенсации достаточным. Согласно ст. 7 Закона при утрате груза, принятого к перевозке без объявленной ценности, экспедитор обязан возместить клиенту ущерб в размере действительной (документально подтвержденной) стоимости груза. Однако из документов невозможно было сделать однозначный вывод о том, что к перевозке была предъявлена именно видеокамера.

Как составить экспедиторскую расписку

На сегодняшний день экспедиторская расписка не имеет строго установленного образца, поэтому она может составляться в произвольной форме или на основе разработанного внутри предприятия шаблона (который должен быть утвержден в учетной политике фирмы). Некоторый организации по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк документа, поскольку он содержит в себе все необходимые сведения.

В расписку должна быть включена информация о:

• предприятии-грузоотправителе,
• получателе груза,
• персональные данные экспедитора (его фамилия-имя-отчество),
• дата и номер составления документа,
• некоторые сведения о грузе (вес, упаковка, количество занимаемых мест, и т.п. параметры).

Расписка практически аналогична другому транспортному документу, сопровождающему груз – поручению экспедитору.

В ходе оформления организатор перевозки заполняет последовательно следующие графы формы:

1. Дата выдачи.
2. Номер.
3. Наименование или Ф.И.О. грузоотправителя.
4. Наименование или Ф.И.О. клиента. Клиент и грузоотправитель могут совпадать.
5. Наименование или Ф.И.О. компании или ИП, оказывающего экспедиторские услуги.
6. Страна происхождения товара.
7. Товарный код.
8. Маркировка груза.
9. Количество грузовых мест с указанием способа транспортировки, например: в ящиках, коробках, навалом.
10. Вес груза брутто/нетто.
11. Объем груза.
12. Стоимость — в соответствии с платежными документами, это стоимость груза, стоимость самой экспедиции не указывается.
13. Габариты и вес каждой упаковки.
14. Условия приема груза экспедитором.
15. Дополнительная информация о грузе, которая требуется экспедитору для надлежащего исполнения обязательств.
16. Подпись экспедитора с расшифровкой.

Похожие записи:

• Пенсионерам объяснили, как узнать новый размер выплаты с 1 января 2023 года
• Наследство в вопросах и ответах
• Порядок изменения юридического адреса ООО в 2022 году