Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: заполняем штатное расписание на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ
Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?
Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.
Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?
Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.
Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?
Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?
Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.
Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?
Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.
По какой форме заполнять штатное расписание
С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.
Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2022 года, составленного по форме Т-3.
Корректировка штатного расписания
Внесение изменений в штатное расписание необходимо в том случае, когда в компании появляются новые должности, исключаются или переименовываются прежние. Кроме того, корректировки могут потребоваться, когда изменяются оклады, количество сотрудников или структура организации. Порядок внесения изменений в штатное расписание никак не регламентирован.
Внести корректировки в штатное расписание можно двумя способами:
- сформировать новое штатное расписание взамен ранее действовавшего и утвердить его через приказ;
- исправить действующее штатное расписание и издать приказ о внесении корректировок.
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание на 2022 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Заполняем графы, всего их 10, но при необходимости их легко добавить. В инструкции указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ]).
Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Важно!
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Какие нюансы необходимо учитывать при составлении штатного расписания?
Количество вводимых должностей и их название, за исключением некоторых случаев, а также размер оплаты труда – отдается на откуп работодателю. Именно работодатель по своей надобности определяет расстановку кадров, а также количество необходимых работников.
Поэтому работник не может оспорить надобность сокращения должности, которую занимает Петров, а не Сидоров. Как отмечают судьи, работодатель самостоятельно принимает кадровые решения, определяет структуру и штатное расписание (п.10 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 г. №2, КС РФ от 15.01.2019 г. №3-П, определения КС РФ от 24.04.2018 г. №930-О, от 28.03.2017 г. №477-О). Иное дело, когда работодатель нарушает процедуру сокращения штатной единицы. Но, как говорится, это уже совсем другая история (решение районного суда Нижегородской области от 16.06.2021 г. №2-314/2021, Кировского районного суда от 16.07.2020 г. №2-2439/2020).
Свободен работодатель и в выборе названия штатной единицы. Исключение –должности, работа на которых подразумевает выплату льгот и компенсаций. Тогда работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками и профессиональными стандартами (ст.195.3 ТК РФ).
Требования к документу
Главным требованием документа, которое предъявляется к нему законодательством, является соответствие информации, отраженной в нем тому, что указывается в трудовых соглашениях с работниками.
Обычно специалисты при составлении этого внутреннего документа стараются соблюдать следующие правила:
- Штатное расписание составляется при использовании стандартной формы Т-3;
- Документ необходимо ввести в действие путем издания распорядительного акта приказ об утверждении штатного расписания;
- Документ может состоять сразу из нескольких листов. Нет необходимости их сшивать, нумеровать, ставить печать. Достаточно просто скрепить их скобой;
- Для некоторых случаев наименование профессий должно быть указано в точности так, как они обозначены в справочниках профессий. Иногда даже проставлять шифры, закрепленные за данными специальностями. Это правило распространяется на профессии, которые осуществляются во вредных либо опасных условиях;
- Печать на штатном расписании может не ставиться;
- Если изменения незначительны, то они могут вноситься в действующее штатное расписание просто путем издания распорядительного акта — приказ о внесении изменений. Если же затрагивается существенный объем информации, то лучше всего разработать и ввести в действие новое штатное расписание.
Порядок внесения сведений в штатное расписание
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
-
наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
-
код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
-
«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
-
дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
-
в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
-
в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.
При этом заполняются следующие графы:
-
графа 1 «Наименование структурного подразделения»;
-
графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
-
графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
-
в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
-
в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
-
графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
-
графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
-
графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Обязательно применять именно форму Т-3?
Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.
В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?
Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.
Кто составляет штатное расписание?
Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?
В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.
Также руководством может быть составлен приказ, перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.
В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.
Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.
Составим образец приказа об утверждении штатного расписания
ООО «Афродита»
Приказ №34-ОД
г. Сарапул
30 декабря 2021 года
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2021 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей. 2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2021 года в работу с 1 января 2021 года. 3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2021 года.
Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Структура штатного расписания и срок действия
В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.
Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.
Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.
Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.
Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.
Порядок внесения сведений в штатное расписание
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
-
наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
-
код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
-
«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
-
дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
-
в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
-
в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.
При этом заполняются следующие графы:
-
графа 1 «Наименование структурного подразделения»;
-
графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
-
графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
-
в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
-
в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
-
графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
-
графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
-
графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Как внести изменения в штатное расписание
В течение всего периода, пока действует штатное расписание, в нем должны находиться только актуальные данные. Это связано с тем, что такой документ очень часто запрашивают контролирующие органы в процессе проведения проверок. Потому, в бланке нужно отражать все изменения, которые возникают в штате компании.
Процедура изменения штатного расписания находится в зависимости от того, какое количество изменений нужно отразить в нем. Если их существенное количество, то проще будет прекратить действие старого документа и ввести в действие новый, учитывающий все нововведения.
Если же число изменений минимально, то ответственный сотрудник готовит приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Обычно необходимость внести исправления в документ происходит в следующих ситуациях:
- В организации сформированы новые отделы либо подразделения;
- Создана новая должность;
- Происходит смена названия у должностей, которые уже находятся в штатном расписании;
- У должностей производится изменение окладов либо тарифных ставок;
- Исключается какой-либо отдел либо должность.
Если возникает ситуация, при которой у действующего сотрудника изменяются условия труда (например, меняется должность), то перед выполнением такого изменения требуется получить у него письменное согласие на него. А затем, когда разработан и принят новый документ, с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором учитывается произведенное изменение.
С принятым документом также знакомят всех исполнителей, на которых возлагаются какие-либо специфические обязанности. На всех сотрудников компании, которых так или иначе затрагивают изменения в штатном расписании, оформляется листов ознакомления.
Если в штатное расписание нужно добавить новые должности, то в распоряжении указываются списком их название и соответствующее число единиц. Такие бланки можно принимать сразу, без согласования либо ознакомлений. Но если новые должности будут затрагивать каким-либо образом сотрудников на уже имеющихся, то ознакомление производить нужно обязательно.
Пошаговая инструкция, как создать штатное расписание:
- проанализировать структуру организации, ее организационно-правовую форму, определите нормативные акты, которые имеют отношение к составлению;
- выбрать форму;
- определите структурные подразделения, штатну3ю численность в соответствии с законами, рабочей необходимостью;
- определите наименование должностей в соответствии с выполняемыми функциями, по классификаторам;
- определите количество трудовых единиц для конкретной должности;
- отразите размеры окладов;
- заполните документ, включая шапку, таблицу с должностями и т.д.;
- подпишите и утвердите штатку.
Для утверждения используется распорядительный акт — приказ по предприятию.
Требования к документу
Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.
Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:
- Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
- Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
- Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
- В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
- Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
- При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.
Порядок внесения изменение в штатное расписание
Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.
Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:
- Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
- Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:
- Создание новых отделов или подразделений;
- Организация новых должностей;
- Изменение названия имеющихся должностей;
- Изменение оклада либо ставок работников;
- Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.
Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.
С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.
Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.
Как разработать штатное расписание на 2021 год
ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:
- В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
- Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
- Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
- Закрепляет суммы надбавок персоналу.
- Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.
Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.