Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ на право подписи первичных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
Порядок передачи права подписи
Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.
В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:
- номер распоряжения;
- дата составления;
- наименование компании;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):
- должность;
- Ф.И.О.;
- список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
- виза руководителя;
- образец подписи уполномоченного лица.
С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Инструкция: как передать право первой и второй подписи
Такой безусловной компетенцией наделен руководитель компании. Например, в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» четко указано, у кого есть право подписи в ООО, — у единоличного исполнительного органа (директор, гендиректор и др.).
Руководитель представляет интересы общества, в рамках устава без дополнительных согласований подписывает соглашения и совершает сделки.
Чтобы определить, нужно ли заверять у нотариуса право подписи на договорах за руководителя, требуется установить форму сделки. Договор требует нотариальной формы — сделка совершается у нотариуса.
В остальных случаях, когда нотариальная форма не является обязательной, заверение у нотариуса производится по желанию сторон.
Для чего нужен приказ на право подписи
О необходимости составления руководителем предприятия перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, отмечено в Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”». Основана позиция Минфина на нормах ст. 7 и ст. 9 ч. 1 указанного закона.
Для передачи права подписи могут быть несколько причин:
- Ответственного лица нет на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность).
- График работы руководителя не совпадает с графиком работы предприятия.
- Объемный документооборот: руководитель единолично не успевает обрабатывать всю первичную документацию.
Законодательством не установлена форма, по которой должны быть делегированы полномочия на право подписи. На практике используется два основных способа возложить ответственность подписывать документы:
- Приказ на право подписи. Может быть составлен как на одно лицо, так и на группу лиц.
- Доверенность. Выдают на одно физлицо с указанием периода действия документа.
Пошаговая инструкция по составлению документа
Структурно приказ можно разделить на три части: шапка, основная часть и подписи сторон. Начать следует, как и всегда, с шапки документа. В ней необходимо будет указать реквизиты организации. Для облегчения задачи имеет смысл воспользоваться фирменным бланком компании, на котором эти сведения изложены по умолчанию. В случае составления приказа с чистого лица, указываем полное наименование юридического лица (как прописано в учредительном документе). При желании можно указать и другие данные: юридический адрес, ИНН, ОГРН и т.д. Наименование выступает в качестве обязательного минимума.
Ниже по документу пишем его названием (приказ на право подписи первичных документов) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.
Сразу под названием прописываем сегодняшнее число и населённый пункт. Удостоверяемся в правильности указанных данных и переходим дальше.
Основную часть приказа следует начать с мотивации принятия решения о передаче права подписи. Объясняем это, во-первых, требованиями законодательства (закон о бухгалтерском учёте) и, во-вторых, обеспечением логистики на предприятии.
Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам обозначаем следующие моменты:
- кому передаётся право подписи. Указываем ФИО и должность лица на предприятии, согласно штатному расписанию;
- какие именно документы сможет подписывать сотрудник. Даём их полный перечень;
- при необходимости обозначаем срок, на который делегируется право подписи;
- утверждаем образец подписи работника, изложенной в настоящем приказе, в качестве образца. Делается это в качестве защиты от подделки.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение. Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2021 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Когда подписание документации является безусловной обязанностью главбуха?
Совершенствование норм бухучета постепенно приводит к тому, что и подпись главбуха, и (в некоторых случаях) сама должность постепенно утрачивают свое исходное значение.
- из бухотчетности исчезла строка для подписи главбуха (приказ Минфина РФ от 06.04.2015 № 57н);
- обязанность в проставлении второй подписи главбухом на платежных документах законодательно не предусмотрена (инструкция № 153-И);
- из закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете исчезли посвященные отдельно главбуху положения ст. 7 (утратившего силу закона № 129-ФЗ о бухучете), предусматривающие, в частности, обязанность подписания главбухом денежных и расчетных документов, а также финансовых и кредитных обязательств;
- функции главбуха руководитель фирмы вправе возложить на себя (ст. 7 закона № 402-ФЗ);
- по мнению Минфина РФ, профессия бухгалтера в скором времени совсем исчезнет с рынка труда — как считает ведомство, ее заменят современные электронные технологии.
Зачастую специалист принимается на должность главбуха с оговоркой об отсутствии у него права подписи документов.
При этом в отдельных бланках налоговой и бухгалтерской первички графа для подписи главбуха осталась, но в ней вместо подписи главбуха может стоять подпись сотрудника, полномочия которого на проставление подписи в данном документе подтверждаются отдельным приказом или доверенностью.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Как делегировать право подписи и зачем это нужно
Многие действия внутри предприятия стоит оформлять документально. Если в ряде случае делать этого необязательно, то в вопросе передачи права подписи —необходимо.
Помимо приказного порядка существует ещё другой способ передать право подписи. Можно обратиться к нормам ст. 185, 185.1 ГК РФ и оформить доверенность, которая позволит также подписывать документы конкретному лицу.
Отличие этого действия заключается в расширенных возможностях доверенного лица. С этой бумагой можно визировать документы за пределами предприятия, заключать ГПД. Разумеется, если об этом идёт речь в доверенности.
При этом доверенным лицом может быть необязательно сотрудник компании. В этом одно из главных отличий документа. Срок полномочий также может быть любым. При заключении доверенности следует думать и о рисках.
Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.
Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.
В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.
Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:
- персональные данные уполномоченного лица;
- перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.
Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.
Кто подписывает бухотчетность
Бухгалтерская (финансовая) отчетность обретает свою юридическую силу после подписания руководителем либо доверенным лицом. Помимо подписи, документ должен содержать дату подписания.
Общие требования к отчетности, как бумажной, так и электронной, прописаны в статье 13 федерального закона № 402-ФЗ.
Согласно данным с сайта ФНС, подписывать бухгалтерскую отчетность может руководитель организации и те должностные лица, кому были переданы эти права. Как правило, на основании доверенности или распоряжения руководителя в число доверенных лиц входят:
- управляющий финансовым отделом;
- главный бухгалтер предприятия;
- старший экономист;
- бухгалтер в единственном числе.
Руководитель может выдать доверенность на выполнение определенных действий от имени организации, а также может передоверить свои права. При выдаче доверенности необходимо указывать, какие действия может выполнять доверенное лицо и в каком количестве: единоразово, в определенный период времени или пока занимает свой пост.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:
- посредством утверждения соответствующего приказа;
- при помощи доверенности на подписание первички.
Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ, а во втором — Гражданский.
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение. Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2021 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.