Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как внести недостающую или пропущенную запись в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в трудовой книжке пропущена запись, то ее добавление не должно нарушать последовательность нумерации, ведущейся в ТК. Она вносится после последней записи — под следующим номером. В графе 2 ставится текущая дата, а не дата фиксируемого события (она отражается в графе 3, где непосредственно указывается пропущенный факт трудовой биографии). Наконец, в графе 4 отражаются реквизиты документа, на основании которого в трудовую книжку вносится дополнительная запись. Обычно это номер и дата соответствующего приказа.
Обязанность по внесению записей в книжку
И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:
- Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
- Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.
В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:
- Данные о сотруднике: должность, специальность.
- Исполняемую работу.
- Перевод на другие должности.
- Основание увольнения сотрудника.
- Награждения.
Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.
Особенности заполнения трудовой книжки
Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.
Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.
Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.
Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку
Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания). Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями.
Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).
Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).
Как сделать запись об увольнении
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата увольнения;
- в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
- в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
- уволен по сокращению штата;
- уволен в связи с ликвидацией;
- уволен по собственному желанию;
- уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
- если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
- если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:
- по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
- если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.
Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.
Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.
Особенности заполнения трудовой книжки
Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.
Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.
Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.
В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.
Если сведения не занесены
Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.
- Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
- Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Законодательство РФ не запрещает при необходимости вносить изменения в трудовую книжку. Порядок, по которому происходит восстановление пропущенных записей законодательно не предусмотрен. Поэтому воспользоваться можно общим утвержденным порядком по внесению записей в трудовую и исправлению в ней ошибок.
Исправлять ошибки в трудовой должен тот работодатель, который эту ошибку допустил. Однако, это может сделать и тот работодатель, которым ошибка была обнаружена и у которого работник трудится в настоящее время. Однако, для этого в качестве основания ему потребуется надлежащим образом оформленная справка.
Справку должен предоставить работодатель, допустивший эту ошибку. Использовать в качестве подтверждения данной информации показания свидетелей нельзя. То есть устное свидетельство работника или иных лиц не является основание для внесения пропущенной записи в книжку. В качестве такого основания может выступать только официальная справка.
Важно! Вносить исправления в книжку простым зачеркиванием неверной записи нельзя. Это относится как к разделу «Сведения о работе», так и к разделу «Сведения о награждениях».
Если вернуться к нашей ситуации, то недействительной информации в книжке не содержится, а просто имеется факт пропуска одной записи (в нашем примере это перевод сотрудника в другое подразделение).
Поэтому пропущенная запись вносится следующей после заключительной записи в книжке. При этом применяется тот же порядок, который предусматривается Правилами и Инструкцией. Таким образом будет нарушаться срок внесения записи и хронологический порядок всех записей. Но какого-либо иного порядка для внесения пропущенной записи в трудовую нет (
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись?
Законодательством Российской Федерации допускается возможность внесения исправлений в трудовую книжку работника.
Порядок исправления ошибок в рассматриваемом документе предусмотрен разделом III Правил.
В то же время порядок восстановления пропущенных записей законодательством напрямую не установлен. Следовательно, в этом случае надлежит воспользоваться общим порядком внесения записей в трудовую книжку и исправления ошибок.
В пункте 27 Правил отражено, что ошибки в трудовой книжке исправляются работодателем, их допустившим. Исправить ошибку может, в т.ч., и работодатель, у которого работник трудится в настоящее время, но в соответствии с документом от работодателя, который допустил неточность.
Пункт 29 Правил требует полной идентичности сведений документа, являющегося основанием для устранения неточности, соответствующей записи в трудовую книжку.
Указанной нормой установлен запрет на использование в качестве подтверждения таких сведений свидетельских показаний. Это означает, что устное свидетельство не может являться основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Таким основанием является только официальный документ.
Важно учесть, что на основании пункта 1.2 Инструкции в разделах Сведения о работе»; и «Сведения о награждении»; трудовой книжки нельзя исправлять ошибки путем их зачеркивания.
В рассматриваемой ситуации запись в трудовую книжку о переводе на новую должность соответствует действительности, следовательно, недействительной она не является. Имеет место лишь факт пропуска записи о переводе в структурное подразделение.
Следовательно, пропущенную запись необходимо внести сразу после заключительной записи в трудовой книжке, применяя общий порядок, установленный Правилами и Инструкцией.
При внесении указанной записи в графе 2 следует указать ее фактическую дату.
Перечень сведений, вносимых при перемещении
При перемещении работника в рамках одного предприятия кадровые работники обязаны фиксировать это в книжке о трудовой деятельности.
В трудовую книжку могут вноситься следующие типы записей:
- Присвоение нового разряда, категории или класса.
- Перевод сотрудника на другую работу постоянного характера без смены работодателя.
- Изменение наименования организации.
- Изменение наименования профессия или должности, изменение названия структурного отдела.
- Время воинской службы.
- Время обучения при повышении квалификации, на курсах и так далее.
Время обучения на повышение квалификации, курсах
Примером может служить следующая запись: «Юрисконсульт ООО «Комфортные условия жизни» Иванов И. И. был направлен работодателем на курсы по повышению квалификации в Российскую Академию профессиональной подготовки и повышения квалификационного уровня работников юридического направления по программе «Нововведения в законодательстве об авторском праве». После окончания обучения ему выдали свидетельство о повышения квалификационного уровня № 645 от 30.12.2017.
В некоторых случаях в трудовую книжку вносятся иные записи, если это установлено правовыми нормативными актам. Например, если гражданин был принят в организацию для выполнения работ исправительного типа без ограничения свободы, в книжку вносится запись о том, что данный трудовой период деятельности не включается в трудовой непрерывный стаж (22-й пункт Правил).
Как внести запись в трудовую книжку за прошлое время
Важно учесть, что на основании пункта 1.2 Инструкции в разделах «Сведения о работе»; и «Сведения о награждении»; трудовой книжки нельзя исправлять ошибки путем их зачеркивания. В рассматриваемой ситуации запись в трудовую книжку о переводе на новую должность соответствует действительности, следовательно, недействительной она не является. Имеет место лишь факт пропуска записи о переводе в структурное подразделение. Следовательно, пропущенную запись необходимо внести сразу после заключительной записи в трудовой книжке, применяя общий порядок, установленный Правилами и Инструкцией. При внесении указанной записи в графе 2 следует указать ее фактическую дату. Конечно, в этом случае будет нарушен срок внесения соответствующей записи, а также хронологический порядок записей в трудовой книжке (т. е. пункты 10, 11 Правил), но иного порядка исправления подобной ошибки попросту не существует.
- Нормативно-правовые документы определяющие порядок заполнения
- Общие правила внесения записей о приёме на работу
- Порядок действий
- Вписывание дат
- Допустили ошибку?
- Сменная работа
- Заключение
Нормативно-правовые документы определяющие порядок заполнения Во избежание разногласий по поводу того, как производится запись о поощрениях в трудовой книжке, разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю.
Сведения о награждениях и поощрениях в трудовой книжке
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почётных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда, в книжку не вносятся. Ошибки и неточности в записях Работодатель, допустивший неточность или ошибку в записях должен исправить ее.
Как внести в трудовую книжку пропущенную запись?
Как же правильно внести пропущенную запись о приеме на работу, если запись об увольнении уже сделана?
Роструд отмечает, что нормами действующего законодательства данная ситуация не урегулирована. И рекомендуют поступить так.
Внести пропущенную запись на основании приказа о приеме на работу после записи об увольнении в порядке хронологии с указанием фактической даты приема. То есть пропущенную запись внесите следующим порядковым номером после последней записи.
Отменять предыдущие, которые по хронологии должны были следовать за ней, не нужно.
Так разъясняет Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.
Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату.