Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сдать больничный лист в ФСС в 2024 году через контур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.
Шаг 3. расскажите сотрудникам об изменениях
Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.
Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:
- Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
- Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
- Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
Ввод даты начала и окончания больничного
Для правильного заполнения больничного листа в программе Контур, необходимо указать дату начала и окончания больничного. Данные даты играют ключевую роль в определении срока нетрудоспособности работника.
1. Для ввода даты начала больничного необходимо:
- Кликнуть на поле ввода даты начала больничного.
- Выбрать желаемую дату в появившемся календаре.
- Удостовериться, что выбранная дата отображается в поле ввода.
2. Для ввода даты окончания больничного необходимо следовать аналогичным действиям:
- Кликнуть на поле ввода даты окончания больничного.
- Выбрать желаемую дату в появившемся календаре.
- Удостовериться, что выбранная дата отображается в поле ввода.
После успешного ввода даты начала и окончания больничного, система Контур автоматически рассчитает количество дней, на которое работник будет находиться в больничном отпуске. Эта информация будет указана в соответствующем поле больничного листа и будет учтена при расчете зарплаты работника.
Преимущества использования электронного больничного листа
Одним из главных преимуществ использования электронных больничных листов является возможность сократить время работы с бумажными документами. Вы больше не будете тратить время на заполнение, передачу и хранение бумажных больничных листов. Все процессы будут автоматизированы.
Кроме того, работа с электронными больничными листами не требует специальных знаний или навыков. Она легко включается в рабочий процесс и осуществляется через веб-интерфейс или программное обеспечение. Вы узнаете о подробностях работы через обучающие видео и инструкции.
Важно отметить, что законодательство строго регулирует работу с больничными листами. Использование электронных больничных листов обеспечивает повышенную защиту информации и прозрачность процессов. Это также уменьшает риски ошибок при заполнении документов и контролирует соблюдение требований закона.
Наконец, работа с электронными больничными листами упрощает взаимодействие с Фондом социального страхования. Вы сможете отправлять документы и получать ответы быстрее и более удобно. Также у вас будет доступ к электронным отчетам о состоянии здоровья ваших сотрудников.
Документы для регистрации на портале ФСС при использовании электронного больничного листа
Законодательство предписывает использование электронных больничных листов. Для начала работы с ФСС необходимо зарегистрироваться на соответствующем портале. Чтобы зарегистрироваться, узнаете, какие электронные документы нужны:
- Свидетельство о государственной регистрации — документ, который выдает Федеральная налоговая служба при регистрации юридического лица.
- Устав — основной документ также при регистрации юридического лица. В нем должны быть описаны цели и задачи организации, а также порядок ее управления и деятельности.
- Доверенность на лицо, осуществляющее работу с порталом — если у вас есть сотрудник, который будет заниматься работой с порталом, ему нужно выдать доверенность на данную работу.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе — документ, который выдает налоговая служба при регистрации юридического лица. Он подтверждает факт регистрации и позволяет работать с порталом ФСС.
Кроме этих документов, нужно будет оформить электронную подпись и зарегистрировать ее на портале ФСС. После этого вы сможете начать работать с электронными больничными листами и электронным документооборотом с ФСС.
Как работать с электронными больничными листами?
Вы уже знаете, что в соответствии с законодательством, работодатель должен начать работать с электронных больничных листов до 1 января 2024 года. Но что же делать дальше?
Об электронных больничных листах: ЭЛН – это удобный и быстрый способ оформления больничных листов. Их можно использовать для ведения и контроля за листами всех сотрудников вашей организации.
Чтобы начать работать с электронных больничных листов: нужно узнать, как правильно их заполнять и передавать в Фонд социального страхования. Вам нужно будет зарегистрироваться в системе ФСС и ознакомиться с основными правилами заполнения и передачи данный формы листов.
Вы узнаете: каким образом можно создавать и хранить электронные больничные листы, как вести контроль за сроками выдачи, передачи и хранения документов, а также как пользоваться электронным документооборотом с Фондом социального страхования.
Вывод: Умение работать с электронными больничными листами – это важная навык для всех работников, которые связаны с кадровым учетом и бухгалтерией. Научиться этому делу несложно, но требует внимательности и практики.
Просмотр отправленных документов
Для просмотра состояния отправки необходимо выбрать строку с нужным документом и нажать на нее. После этого станет доступным окно с данными по последней отправке.
- Статус документа – значение статусов читайте в разделе «Список документов и статусы».
- Номер отчета в ФСС – по номеру осуществляется поиск переданного документа на портале ФСС в разделе «Сведения о переданных документах».
- Протокол ошибок – отображает список ошибок, обнаруженных Фондом социального страхования в ходе контроля переданного документа.
- Просмотреть квитанцию – возможность открыть квитанцию, подтверждающую получение документа Фондом.
- Просмотреть документ – возможность отображения сведений, содержащихся в отправленном документе.
- Скачать файл – скачивание переданного документа.
Если требуется посмотреть всю историю отправок, то следует кликнуть «Показать историю».
Необходимые документы для заполнения больничного листа
Во-первых, работник должен сдать из места работы анкеты о нетрудоспособности и выписку из больницы с указанием диагноза. Эти документы являются основой для заполнения больничного листа.
Для работы с больничным листом работодателю необходимо иметь следующие данные:
| № п/п | Наименование документа | Информация |
|---|---|---|
| 1 | Больничный лист | Документ, подтверждающий временную нетрудоспособность работника и указывающий срок его действия. |
| 2 | Выписка из больницы | Документ, содержащий информацию о диагнозе и сроке нетрудоспособности работника. |
| 3 | Анкеты о нетрудоспособности | Документы, заполняемые медицинским учреждением и содержащие информацию о состоянии здоровья и прохождении медицинского освидетельствования работника. |
Для заполнения и выписки больничных листов в Контура необходимо выполнить следующие действия:
-
Зайти в электронную систему «Контур-Экстерн» и выбрать раздел «Больничный лист».
-
Нужно оформить извещение о временной нетрудоспособности (листок отсрочки). Для этого вам понадобятся следующие сведения:
- Фамилия, имя и отчество больного;
- Дата начала и предполагаемая дата окончания нетрудоспособности;
- Диагноз, установленный врачом;
- Данные о медицинском учреждении и враче;
- Снилс или полис ОМС больного.
-
Заполните нужные сведения о больном в электронном виде и распечатайте листок отсрочки.
-
Загрузите полученный листок отсрочки в раздел «СФР» на сайте «Контур-Экстерн».
-
Далее нужно отправить полученный листок отсрочки в Фонд социального страхования (ФСС). Для этого следуйте инструкции, предоставленной на сайте ФСС.
-
Возьмите уведомления о данном больничном листе.
-
Сделайте все необходимые исправления в случае ошибки в заполнении листка отсрочки.
-
Оформите электронный больничный лист. Для этого вам понадобятся следующие данные:
- Фамилия, имя и отчество больного;
- Диагноз, установленный врачом;
- Данные о медицинском учреждении и враче;
- Снилс или полис ОМС больного.
-
Отправьте электронный больничный лист через Систему Безопасной Информационной Среды (СБИС) или с помощью Госуслуг.
-
При необходимости передайте электронный больничный лист работодателю или лицам, ответственным за контроль за временной нетрудоспособностью.
-
В случае перехода на другую работу или устройства на работу после нетрудоспособности, узнайте, нужно ли вам переделать больничный лист и сделайте это при необходимости.
Важно помнить, что в электронном виде выписка больничных листов должна быть сделана для указания номера листа. На момент написания данной статьи эта функция ещё не доступна в Контуре. Государство требует, чтобы электронный больничный лист имел номер и контролировался Фондом социального страхования с момента его приема в открытом доступе. Поэтому в настоящее время требуется оформлять бумажный листок отсрочки, который можно найти в разделе «СФР».
Возможно, с 2023 года данный процесс будет устроен по-другому, поэтому вам необходимо следить за информацией, предоставленной Контуром и ФСС.
- Требование к физическому наличию. Бумажный больничный лист нужно физически взять у врача или в офисе страховой компании.
- Возможность потери документа. Бумажный больничный лист можно потерять, в отличие от электронного документа, который всегда будет доступен через электронные сервисы.
- Ограниченность передачи сведений. Бумажный больничный лист не может содержать такое количество информации, какой может быть предоставлен в электронном виде.
- Непростота внесения изменений. Если на бумажном больничном листе допущена ошибка, его нужно переработать и выписать новый, в отличие от электронного, где можно внести исправления непосредственно на странице.
- Необходимость хранения. Бумажные больничные листы нужно оформить и хранить в бумажном виде, что занимает дополнительное место, в отличие от электронных документов, которые могут быть хранены на электронных носителях.
- Ограниченность доступа к информации. Бумажные больничные листы можно предоставить только в офисе страховой компании или почтовыми службами, тогда как электронные документы можно получить через госуслуги или другие электронные сервисы.
Итак, бумажный формат больничных листков имеет как свои преимущества, так и недостатки. На сегодняшний день электронный формат становится все более популярным, так как он позволяет получить больше информации, сэкономить время на переделках и исправлениях, а также упростить хранение и доступ к документам.
Как информируется работодатель об ЭЛН?
В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.
Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.
При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Преимущества электронных больничных листов
В качестве преимуществ ЭЛН перед их бумажными предшественниками законодатель выделяет следующие моменты:
- Значительное упрощение процедуры взаимодействия при передаче медучреждением документации по больничному листу пациенту. Это экономия времени, так как номер ЭЛН пациенту может сообщить лечащий врач, т. е. нет необходимости ожидать отдельного специалиста, занимающегося выдачей больничных. Немаловажно и то, что исчезает риск утери, существующий при выдаче документа о нетрудоспособности в бумажной форме.
- Упрощение обработки и хранения информации о периодах нетрудоспособности членов трудового коллектива.
- Большая вероятность снижения злоупотреблений в сфере выдачи листков нетрудоспособности и подделки больничных.
- Единая информационная база, содержащая все необходимые данные о пациентах, работодателях и медучреждениях.
- Дополнительная проверка расчетов суммы больничной выплаты через электронный ресурс.
- Возможность отслеживания органами соцстрахования сроков выплаты пособий по нетрудоспособности работодателями.
Шаг 4: заполните номер и дату листка нетрудоспособности
После того, как вы уже получили бланк листка нетрудоспособности от работодателя или учреждения здравоохранения, вам необходимо заполнить номер и дату этого документа. Эти данные важны для дальнейшей процедуры получения больничного.
В поле «Номер листка нетрудоспособности» необходимо указать уникальный индивидуальный номер, который будет присвоен данному документу. Обычно этот номер состоит из цифр и может быть рассчитан автоматически при заполнении формы на СБИС (Система обращений граждан и организаций).
В поле «Дата выдачи листка нетрудоспособности» нужно указать точную дату, когда вам был выдан данный документ.
Заполнение номера и даты листка нетрудоспособности является важным шагом, так как это поможет отследить и учесть ваше заболевание или травму в официальной документации.
Важно помнить:
- Номер листка нетрудоспособности должен быть уникальным и не должен повторяться в рамках одной медицинской организации.
- Дата выдачи листка нетрудоспособности должна соответствовать фактическому дню получения документа.
- Внимательно проверьте правильность заполнения номера и даты перед тем, как предоставить листок нетрудоспособности работодателю или учреждению здравоохранения.
Как работает модуль «Лист нетрудоспособности»
Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах». Передавать информацию в эту систему работодатели могут, используя:
С 2022 года во взаимодействии работодателей, работников и СФР (ФСС) по общему правилу используется форма электронного больничного листа (п. 3 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Работодатель при этом никак не принимает участие в составлении такого листка: все действия осуществляет медицинская организация.
Основное действие работодателя в рамках получения доступа к системе «Соцстрах» — предоставление в СФР (ФСС) недостающих сведений для оформления больничного.
При этом данная процедура производится по запросу фонда — через соответствующую систему, после закрытия больничного.
Срок предоставления сведений — 3 рабочих дня после получения запроса (п. 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).
С 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты от СФР (ФСС). Это значит, что работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни фонд оплачивает напрямую сотруднику. Это правило действует и в 2023 году.
О дополнительных возможностях модуля «Лист нетрудоспособности» (что может быть полезно для работников медучреждений) расскажем далее.
Порядок работы с электронным листком нетрудоспособности (ЭЛН)
По новым правилам страхователи, СФР и медучреждения взаимодействуют следующим образом (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ).
1. Медработник выдает застрахованному лицу больничный лист в электронном виде, подписав его своей УКЭП.
Обязанность медперсонала — внести сведения только в раздел документа: «Заполняется врачом медицинской организации».
Вместо наименования болезни указывают специальный код, обозначающий причину выдачи листка нетрудоспособности: общее заболевание, травма, беременность и роды.
2. Медучреждение в режиме онлайн загружает электронный больничный в единую информационную систему СФР — ЕИИС «Соцстрах».
3. Социальный фонд сверяет персональные данные пациента с информацией, поданной заранее работодателями (форма СоЗЛ утв. приказом ФСС от 08.04.2022 № 119), и автоматически передает сведения на предприятие.
4. Работодатель получает электронный больничный с помощью сервиса, который настроен для взаимодействия с СФР (личный кабинет ЕИИС).
Социальный фонд внесет в раздел «Заполняется работодателем» те данные, которыми располагает, а компания должна их сама проверить, дополнить при необходимости и отправить обратно в СФР (п. 22-23 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).
Фонд может запросить дополнительно, например, сведения о сумме заработка работника, его стаже, районном коэффициенте, установленной продолжительности рабочего времени и т.д.
Срок на подтверждение и внесение правок — 3 рабочих дня.
5. С ФР перечисляет пособие работнику, о чем информирует предприятие.
Выплата за первые 3 дня нетрудоспособности идет за счет работодателя (страхователя), а остальные дни больничного оплачиваются из средств фонда.
Процедура подачи документов в ФСС
Для сдачи больничного листа в ФСС в 2024 году на бумажном носителе следует следовать определенной процедуре:
- Сначала необходимо оформить больничный лист у врача — это может быть лечащий врач или врач в медицинском учреждении.
- Затем необходимо заполнить специальную форму больничного листа, указав все необходимые данные о пациенте, причине болезни и периоде времени, в течение которого будет действовать больничный лист.
- После заполнения формы необходимо подписать ее и поставить печать медицинского учреждения (если требуется).
- Подготовленный больничный лист следует отправить в ФСС. Для этого можно воспользоваться почтой или курьерской службой.
- При отправке больничного листа необходимо удостовериться, что все данные заполнены корректно и четко видны.
- После отправки больничного листа в ФСС, рекомендуется сохранить копию для себя на случай возникновения спорных ситуаций.
- Для подтверждения получения больничного листа в ФСС рекомендуется запросить уведомление о его получении.
По истечении срока действия больничного листа и восстановлении трудоспособности, необходимо уведомить ФСС о прекращении его действия. Это можно сделать путем отправки соответствующего уведомления по той же процедуре, что и при подаче данного документа.
Следуя этой процедуре, вы сможете успешно сдать больничный лист в ФСС на бумажном носителе.
Важная информация о штрафах за несоблюдение правил сдачи больничного листа
Правила сдачи больничного листа в ФСЗН предусматривают следующее:
- Больничный лист должен быть сдан в течение 3-х рабочих дней после выдачи работнику.
- Больничный лист должен быть оформлен на специальном бланке, который можно получить в административных офисах ФСЗН.
- Больничный лист должен быть заполнен в полном объеме, с указанием всех необходимых данных о работнике и причине болезни.
- Больничный лист должен быть подписан работником и врачом, установившим диагноз и выдавшим лист.
Несоблюдение данных правил может повлечь за собой наложение финансового штрафа:
- За несоблюдение срока сдачи больничного листа работодателю может быть начислен штраф в размере 5000 рублей.
- За сдачу неправильно оформленного больничного листа может быть начислен штраф в размере 3000 рублей.
- За несвоевременное или неправильное заполнение данных в больничном листе может быть начислен штраф в размере 2000 рублей.
- За несвоевременное или неправильное подписание больничного листа может быть начислен штраф в размере 2000 рублей.
В случае наличия нескольких нарушений сдачи больничного листа работодатель может быть подвергнут накопительным штрафам, включающими сумму каждого конкретного нарушения.
В связи с вышесказанным, рекомендуется всегда внимательно проверять правильность заполнения и сдачи больничного листа, чтобы избежать возможных финансовых штрафов со стороны Федеральной службы занятости.