Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать официальное письмо в организацию запрос». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.
Юридическая природа запроса о представлении документации
Запрос информации и документов — это правоприменительный акт. И при направлении такого запроса сотрудники правоохранительных органов должны использовать свои полномочия в рамках федерального законодательства:
- МВД РФ — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции»;
- ФСБ РФ — п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федерально службе безопасности»;
- Следственный комитет РФ — п. 1 ч. 3 ст. 7 Федерального закона «О следственном комитете»;
- Прокуратура РФ — ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О прокуратуре».
Главное, запрос информации должен быть — законным и обоснованным:
- Законность — это значит, что требование о предоставлении документации должно быть основано на нормах закона;
- Обоснованность — указывает на конкретные обстоятельства, которые доказывают, что проверка проводится для всестороннего и полного расследования уголовного дела или проведения проверки.
Если один из факторов отсутствует, то запрос может быть проигнорирован. Но на практике какая-либо мотивировка требований отсутствует, что указывает на злоупотребление должностных полномочий, что ведёт к «кошмариванию» бизнеса.
Рекомендации специалистов
В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.
Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.
Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.
И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.
Письмо-запрос подтверждения информации
В этом виде запроса необходимы точные сведения о том, кто подал заявление с обоснованием, какое он имеет право на подтверждение необходимой информации. Такой запрос нужно писать в правильной и недвусмысленной форме. Обязательно указать адрес электронной почты.
ОДО «Сприт»
167890, г. Мурманск, ул. Задорнова, 89, оф.98
ИНН 564356234
Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12
В ОАО «Зорька»
11345672, г. Мурманск, пер. Речной, 27
31.08.2021 г., исх. № 23/7
О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики
Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Лаптенко Ираида Валерьевна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Зорька» с ноября 2018 года по сентябрь 2021 года.
Начальник отдела кадров ОДО «Зорька» /Рамонак/ В.Л.Рамонак
Образец письма-запроса о разъяснении
«Уважаемый Александр Петрович!
В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».
Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
| Шаг | Что следует указать и написать |
|---|---|
| 1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
| 2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
| 3 | |
| 4 | Дата и место составления, исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел. |
| 5 | Информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса. |
| 6 | Заголовок. |
| 7 | Основной текст обращения, перечень запрашиваемой информации и документов. |
| 8 | Подпись руководителя предприятия и ее расшифровка или подпись физлица. |
| 9 | Информация об исполнителе документа с указанием его контактного телефона. |
| 10 | Отметка об отправке, получении ответа и отправке дела на хранение. |
| 11 | Идентификатор электронного варианта документа, место его хранения. |
В рамках выездной проверки могут запрашиваться любые документы.
Пункт 12 статьи 89 НК РФ содержит лишь одно ограничение: они должны быть связаны с исчислением и уплатой налогов.
В Письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок», налоговая служба описывает то, какие документы и информация могут интересовать проверяющих, не намного подробнее:
«в ходе проведения налоговой проверки должностными лицами налогового органа проверяются, анализируются, сопоставляются и оцениваются документы и информация, имеющие значение для формирования выводов о правильности исчисления, удержания и уплаты (перечисления) налогов и сборов, а также для принятия обоснованного решения по результатам проверки».
Какого-либо исчерпывающего перечня таких документов нет, соответственно, объем и состав запрашиваемых документов и информации фактически не ограничен.
Можно ли как-то охладить пыл проверяющих, если их налицо явное злоупотребление правом на истребование информации?
Вполне рабочим инструментом показывает себя жалоба в вышестоящий налоговый орган на неправомерные действия налогового инспектора.
Подобные жалобы значительно снизят количество заведомо не соответствующих закону требований.
Что касается недобросовестного поведения самих налогоплательщиков, когда инспектор ошибся в номере договора или написал наименование контрагента с маленькой буквы или цифрой в ИНН, не стоит хитрить и отвечать, что с таким контрагентом взаимоотношений не было. В итоге такой ответ может быть трактован не в вашу пользу. В случае спора инспекция обязательно обратит внимание суда на то, что документы запрашивали, а вы ответили, что со спорным контрагентом не работали. В момент спора вы уже можете и не вспомнить, почему отказывали в представлении документов по данному контрагенту.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Что такое сопроводительное письмо и когда оформляется
Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.
В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется. При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют.
Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:
Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.
Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги.
Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:
Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов.
Имеет полезные особенности:
Рекомендуем: Образцы писем, оформляемых организациями:
- Не складывается личная жизнь, невозможность построить отношения (одиночество, повторяющиеся неудачи, неудерживаемость в отношениях). Подробнее
- Пережить расставание (эмоциональное потрясение, неспособность оставить отношения в прошлом, критика к себе и чувство вины, опасения начинать что-то новое).
- Неудовлетворенность отношениями, конфликты и взаимные обиды (в формате парной психотерапии или индивидуальной консультации).
- Столкновение с изменой партнера.
- Внутренние конфликты, связанные с отношениями, например, любовный треугольник.
- Любовная зависимость (утрата себя в отношениях, трудность выносить даже минимальную разлуку, бурные эмоции как смысл жизни и отношений).
- В тех отношениях, которые вы строите или в которых оказываетесь, много вашего страдания. Механизм этого вам неясен.
В какие сроки надо подготовить ответ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
- Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
- Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
- Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.
Почему не получается найти нужную информацию в интернете
Итак, всего можно выделить две основные причины.
Первая — то, что вы ищете, попросту отсутствует в сети. Например, если вы учитесь в университете и ищете информацию на какую-то узкоспециализированную тему, вполне возможно, что ничего полезного для себя вы не найдете. Либо вам будут предлагаться материалы на похожие или приближенные к вашей темы, либо вы будете находить превью платного контента, за доступ к которому необходимо будет платить.
И вторая причина отсутствия нужной информации при поиске — это неправильная постановка запроса.
В первом случае мы вам помочь, к сожалению, никак не сможем, тут уж ничего не поделаешь, а вот что можно сделать во втором — сейчас расскажем.
Как работают прямые выплаты
До 31 декабря 2020 года основной системой считалась зачётная: работодатель выплачивал пособие, а в Фонд перечислял разницу между суммами страховых взносов и выплаченных пособий. Сейчас во всех регионах назначает и выплачивает пособия сотрудникам напрямую ФСС. Работодатель лишь представляет соответствующие сведения в электронном виде в филиал фонда.
Работодатель по-прежнему оплачивает первые 3 дня больничного по временной нетрудоспособности. ФСС оплачивает все остальные дни.
Когда сотрудник открывает больничный, информация об этом из медучреждения поступает в ФСС. Затем фонд запрашивает у ПФР информацию о месте работы застрахованного лица. Далее на основе данных от ПФР и из отчётов, поступающих от страхователей, фонд формирует запрос на проверку проактивной выплаты и направляет его работодателю.
В ответ работодатель вносит недостающие сведения и подтверждает право работника на выплату либо отказывается от выплаты.
Работодатель должен дать ответ на запрос проактивной выплаты в течение трёх рабочих дней.
В течение 10 рабочих дней после подтверждения запроса ФСС принимает решение о выплате пособий.
Пришёл запрос на проверку проактивной выплаты: что делать?
Запросы поступают в сервис автоматически, если у работодателя подключено направление ФСС.
Обработать запрос можно двумя способами: подтвердить право работника на получение выплаты или отказаться от неё.
Для подтверждения выплаты необходимо:
- заполнить все обязательные поля;
- внести изменения в предзаполненные поля от ФСС по необходимости.
Для того, чтобы отказаться от выплаты, необходимо указать причину.
Отказ возможен в нескольких случаях :
- если такого сотрудника нет в организации, и запрос пришёл по ошибке;
- если сотрудник открыл больничный, но продолжал работать из дома.
Отличительные особенности информационных запросов
Помимо наличия особых слов-маркеров информационные запросы также имеют ряд отличий от навигационных и транзакционных.
- Глубина просмотров выдачи больше. Получать клики можно даже будучи на 2–3-й страницах выдачи, так как не всегда ресурсы на первых строчках полностью отвечают на поставленный вопрос.
- Пользователи одновременно открывают не один, а сразу несколько сайтов для получения более детальной и исчерпывающей информации.
- Целевые страницы, на которые попадает пользователь после клика, имеют 2–3-й уровень вложенности, так как информационные сайты, как правило, отвечают не на одну, а на множество тем, для каждой из которых создается отдельная веб-страница.
- Ответ можно получить в выдаче картинок и видео.
- Определения, термины и необъемные данные (погода, курс валют и т. д.) отображаются в специальных виджетах и позволяют людям получать информацию, не заходя на сайты. То есть сама поисковая система отвечает на часть вопросов.
Продвижение по информационным запросам
В большинстве случаев данный тип запросов используется информационными порталами и блогами, так как это их целевая аудитория. Но никто не запрещает продвигаться по ним и коммерческим проектам. Главное – делать это с пониманием того, как потом конвертировать такой трафик.
Некоторые веб-мастера допускают ошибку, продвигая свой сайт по информационным запросам и при этом не давая развернутого ответа на интересующий пользователя вопрос. Например, пользователь вводит в поиск «как приготовить пиццу», а в результатах выдачи ему показывается сайт местной пиццерии, предлагающей бесплатную доставку. В данном случае человек не хочет покупать пиццу, он хочет ее приготовить сам, о чем свидетельствует маркер «как». Поэтому, зайдя на сайт пиццерии и не найдя там подходящей статьи или рецепта, он его закроет, а визит засчитается как отказ. Это минус в копилку поведенческих факторов, которые оказывают непосредственное влияние на позиции веб-ресурса в выдаче.
Поэтому, продвигая свой сайт по информационным запросам, стоит помнить о следующем.
- Сразу после клика человек должен понять, что на этой странице он найдет ответ на свой вопрос. Никакой посторонней информации (по крайней мере в начале) быть не должно.
- Нужно постараться дать исчерпывающий ответ, чтобы пользователю не пришлось открывать другие сайты после прочтения статьи.
- Писать нужно интересным языком, чтобы у людей складывалось мнение об авторе как о профессионале своего дела. В дальнейшем люди будут искать именно этот сайт в результатах выдачи и в первую очередь кликать по нему.
- Коммерциализация (если она есть) должна быть минимальной либо незаметной. Стоит помнить, что люди ищут именно информацию, а не товары или услуги.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.