Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения документов ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Ответственность за сохранность документов организации и ИП
Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.
Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.
Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.
Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.
Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Что делать при потере или порче документов
По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.
Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.
Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.
При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.
Перечень сроков хранения
В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.
| № | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
| 1 | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет | При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| 2 | Путевые листы | 5 лет | При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет |
| 3 | Журналы, базы данных учета путевых листов | 5 лет | |
| 4 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет | При условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности |
| 5 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | ||
| а) годовая | Постоянно | ||
| б) промежуточная | 5 лет | При отсутствии годовых — постоянно | |
| 6 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | |
| 7 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: | ||
| а) по основной (профильной) деятельности | Постоянно | ||
| б) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ||
| 8 | Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | ||
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы | 50/75 лет ЭПК | ||
| б) о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
| в) о служебных проверках | 5 лет | ||
| г) о направлении в командировку работников | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ||
| 9 | Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет | При условии проведения проверки |
| 10 | Расчеты по страховым взносам: | 50/75 лет | |
| а) годовые | |||
| б) квартальные | |||
| 11 | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 12 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет | Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно — 75 лет |
| 13 | Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 14 | Справка о доходах и суммах НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 15 | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | |
| 16 | Счета-фактуры | 5 лет |
Что делать с документами при ликвидации компании
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Если документы ИП утрачены или испорчены
Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.
Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.
Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.
За отсутствие первичных документов, регистров бухучета вы можете получить штраф в размере от 10000 рублей.
Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.
Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.
Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы
Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:
- Налоговые декларации и расчеты.
Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).
Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).
Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).
Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.
- Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).
Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).
- Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).
Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).
- Кадровые документы (если у ИП есть работники):
- трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
- сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
- приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
- графики отпусков – 3 года;
- заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
- журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
- списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
- согласия на обработку персональных данных – 3 года.
Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.
ИП на ОСНО и ЕНВД – раздельный учет
Одновременное применение общей и вмененной систем налогообложения требует организации и достоверного ведения раздельного учета по имущественным объектам, обязательствам и хозоперациям (п. 7 стат. 346.26 НК). Методология раздельного учета утверждается в учетной политике предпринимателя. При этом необходимо разделить показатели, напрямую участвующие в расчете уплачиваемых налогов. В частности, это такие значения, как:
- Доходы ИП и расходы – раздельный учет доходов требуется для корректности начисления налога с прибыли. Распределение расходов законодательно выполняется по нормам п. 9 стат. 274 НК – в пропорции к стоимостным показателям полученных доходов.
- Входящий НДС – разделение необходимо для правильности и правомерности последующего принятия налога по ОСНО к вычетам. При отсутствии разделения запрещено брать к вычету входной НДС (абз. 6 п. 4 стат. 170 НК). Исключение – периоды, за которые доля расходов на ЕНВД меньше 5 % от совокупной величины затрат, в этом случае разрешено весь НДС по купленным ТМЦ отнести на вычеты (абз. 7 п. 4 стат. 170 НК).
- Имущественные объекты – в целях начисления и уплаты налога с имущества.
- Страховые взносы и зарплата персонала – в целях уменьшения единого налога по ЕНВД и корректности отнесения социальных сумм на расходы по прибыли.
Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны. На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.
Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:
- регистрационные;
- учетные;
- разрешительная документация;
- отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
- кадровые;
- документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).
Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:
- статистические коды;
- лист записи ЕГРИП.
Внимание! С начала 2021 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков.
После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:
- лицензий;
- допусков;
- разрешений;
- сертификатов соответствия и качества;
- уведомлений о начале деятельности.
В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств. Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать). Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.
Стоимость услуги по закрытию ИП
| Наши услуги | Цена |
|---|---|
| Подготовка документов на закрытие ИП Подача-получение в МИФНС 46 нашим специалистом по доверенности |
6000 |
| Подготовка и сдача финальной налоговой декларации в ИФНС (нулевая / ненулевая) | 4000 / по договоренности |
| Решение вопросов с долгами ПФР (при необходимости) | от 10000 р |
| Накладные расходы | |
| Государственная пошлина за прекращение деятельности индивидуального предпринимателя | 160 |
Нотариальные расходы (если подаете по доверенности нашим курьером):
|
примерно: 1400 1000 1500 240 ——— 4140 |
Вы можете заказать услугу «под ключ» или же выбрать отдельные этапы, которые актуальны именно вам.
Документооборот ИПв зависимости от кодов ОКВЭД, регистрации и ведения экономической деятельности
Классификатор видов экономической деятельности определяет, чем занимается бизнесмен. Некоторые коды исключают применение УСН, например, если вы решили стать страховым брокером (статья 346, пункт 3 Налогового кодекса). Документооборот будет сложнее.
Если вы парикмахер, можете выбрать, что вам выгоднее: работать на УСН или купить патент. УСН рассчитывается по месту регистрации ИП, а это всегда место жительства. Размер предполагаемого дохода в ПСН, от которого и рассчитывается стоимость патента, будет зависеть от места, где предприниматель собрался работать. Вести нужно будет только книгу учета доходов в обоих случаях. Например, ветеринар в Бибирево в Москве заплатит за годовой патент 39 600 рублей, а в области — уже 12 528.
При этом режимы можно совмещать: применять УСН на определенные виды деятельности, а патент купить для других видов и даже работать с таким патентом в другом городе. Документов при этом будет больше, учет осложнится.
ИП применяет ЕНВД. В отношении контрагента данного предпринимателя проводится налоговая проверка. Налоговая инспекция запросила у предпринимателя первичные документы, касающиеся деятельности проверяемого контрагента. Документы представлены не были. Обязан ли ИП вести первичный учет, хранить первичные документы (и каков срок хранения)? Какая ответственность предусмотрена за непредставление им первичных документов в ИФНС, запрашиваемых по встречной проверке? По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Индивидуальный предприниматель, применяющий систему налогообложения в виде ЕНВД: — не обязан вести первичный учет; — обязан хранить первичные учетные документы в течение срока, определяемого на основании ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», только в случае, если он ведет бухгалтерский учет; — в случае отказа в представлении фактически имеющихся у него документов со сведениями о проверяемом налогоплательщике на основании законного требования налогового органа может быть привлечен к ответственности на основании п. 2 ст. 126 НК РФ. Обоснование позиции: Ведение предпринимателем первичного учета При решении вопроса о необходимости ведения бухгалтерского учета индивидуальные предприниматели должны руководствоваться нормами Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) (п. 4 ч. 1 ст. 2 указанного закона). Так, на основании п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ индивидуальные предприниматели, применяющие систему налогообложения в виде ЕНВД, ведущие учет физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности для целей главы 26.3 НК РФ, могут не вести бухгалтерский учет, что подтверждают, например, письма Минфина России от 02.03.2015 N 03-11-11/10791, от 24.10.2014 N 03-11-11/53885, от 31.01.2013 N 03-11-10/1925. Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Прямых норм, освобождающих индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения в виде ЕНВД, от обязанности по оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами, Закон N 402-ФЗ не содержит. Однако отсутствие такой обязанности, на наш взгляд, вытекает из системной взаимосвязи п. 1 ч. 2 ст. 6 и ч. 2 ст. 1 Закона N 402-ФЗ, которая определяет бухгалтерский учет как формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных Законом N 402-ФЗ, в соответствии с требованиями, установленными Законом N 402-ФЗ, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. Иными словами, освобождение индивидуальных предпринимателей от ведения бухгалтерского учета предполагает в том числе их освобождение от формирования документированной информации о фактах хозяйственной жизни (п. 1 ст. 5 Закона N 402-ФЗ), то есть от оформления первичных учетных документов. Таким образом, на наш взгляд, нормы Закона N 402-ФЗ не требуют от индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения в виде ЕНВД, вести первичный учет. Не обязывают данную категорию налогоплательщиков оформлять первичные учетные документы и нормы НК РФ. Выраженная позиция является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений и материалов арбитражной практики по данному вопросу нами не обнаружено. Хранение предпринимателем первичных учетных документов В силу ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом, к которому относятся и индивидуальные предприниматели (п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ), в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Прямых исключений из данного требования для предпринимателей, не ведущих бухгалтерский учет, не установлено. В то же время ч. 2 ст. 7 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что в случае, если индивидуальный предприниматель ведет бухгалтерский учет в соответствии с Законом N 402-ФЗ, он сам организует хранение документов бухгалтерского учета. Из данной нормы, по нашему мнению, прослеживается взаимосвязь обязанности по хранению документов бухгалтерского учета, к которым относятся и первичные учетные документы (ст. 29 Закона 402-ФЗ), с фактом ведения предпринимателем бухгалтерского учета. Об отсутствии обязанности по хранению предпринимателями, применяющими систему налогообложения в виде ЕНВД и не ведущими бухгалтерский учет, первичных учетных документов свидетельствует и то обстоятельство, что в отношении них не ясен порядок отсчета минимального срока хранения документов, установленный ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ: если предприниматель не формирует на основании первичных документов бухгалтерскую отчетность, какой год считать отчетным? Таким образом, на наш взгляд, индивидуальный предприниматель, применяющий систему налогообложения в виде ЕНВД, обязан хранить первичные учетные документы только в случае, если он принял решение о ведении бухгалтерского учета. Учитывая, что первичные учетные документы не являются единственно возможным основанием для ведения учета физических показателей, необходимых для расчета суммы ЕНВД, считаем, что у предпринимателя в данном случае не возникает обязанности по хранению первичных учетных документов и на основании пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (дополнительно смотрите постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2015 N 13АП-27819/14). Выраженная позиция является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений и материалов арбитражной практики по данному вопросу нами не обнаружено. Привлечение предпринимателя к ответственности В соответствии с п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию). Основанием для представления указанных документов (информации) является соответствующее требование, направленное налоговым органом, которое лицо обязано исполнить в течение пяти дней со дня его получения или в тот же срок сообщить, что не располагает истребуемыми документами (информацией) (п.п. 4, 5 ст. 93.1 НК РФ). Согласно п. 6 ст. 93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ. Так, за непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике, отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного ст. 135.1 НК РФ, влечет взыскание штрафа с индивидуального предпринимателя в размере десяти тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ, смотрите также постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.06.2015 N 17АП-6064/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.03.2015 N 13АП-30254/14, информацию УФНС России по Владимирской области от 24.03.2014 «Ответственность за непредставление документов и несообщение информации в налоговые органы»). Положения п. 2 ст. 126 НК РФ в приведенной редакции применяются в отношении документов, срок представления которых в налоговые органы наступил после 05.12.2014 (ч. 6 ст. 5 Федерального закона от 04.11.2014 N 347-ФЗ), что, как мы поняли, и имеет место в рассматриваемом случае. Таким образом, непредставление истребуемых налоговым органом первичных учетных документов со сведениями о налогоплательщике, в отношении которого проводится налоговая проверка, может повлечь за собой взыскание с индивидуального предпринимателя штрафа в размере десяти тысяч рублей (смотрите также п.п. 3, 4 ст. 114 НК РФ). Как следует из буквального толкования п. 2 ст. 126 НК РФ, лица, у которых истребуются документы в порядке, установленном ст. 93.1 НК РФ, могут быть привлечены к ответственности только за непредставление фактически имеющихся у них документов со сведениями о налогоплательщике. В связи с этим полагаем, что бездействие лица, выразившееся в непредставлении по требованию налогового органа документов со сведениями о налогоплательщике в связи с их отсутствием, не образуют состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена п. 2 ст. 126 НК РФ. Аналогичный вывод представлен в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 N 09АП-22573/15: п. 2 ст. 126 НК РФ предусматривает налоговую ответственность налогоплательщика только в случае непредставления по запросу налогового органа имеющихся у налогоплательщика информации либо документов, которые налогоплательщик обязан представить налоговому органу согласно положениям НК РФ. Лицо не может быть привлечено к ответственности за непредставление документов, которые у него отсутствуют. Отказ же в представлении фактически имеющихся документов со сведениями о проверяемом налогоплательщике на основании законного требования налогового органа может повлечь за собой привлечение предпринимателя к ответственности на основании п. 2 ст. 126 НК РФ при наличии его вины (ст. 106 НК РФ). Выраженная позиция является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено.
Ответ подготовил: Волкова Ольга Контроль качества ответа: кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий 19 августа 2015 г.
Â
| Следующая > |