Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование личного авто». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:
– проведение текущего ремонта;
– расходы на приобретение топлива и ГСМ;
– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?
Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля
Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:
| № п/п. | Документ | Подробные сведения |
| 1 | Копия свидетельства о регистрации транспортного средства | Данный документ обязан присутствовать, поскольку у работодателя будут проблемы с контролирующими органами, если окажется, что автомобиль не принадлежит сотруднику. |
| 2 | Соглашение между сотрудником и нанимателем об эксплуатации личного авто работника в служебных целях | ● Если условия об использовании своего ТС были оговорены в момент приема на работу, можно включить текст соглашения в трудовой договор.
● Если необходимость в эксплуатации личного транспорта сотрудника возникла уже в период работы, соглашение оформляется как приложение или дополнение к трудовому соглашению. |
| 3 | Документы учета служебных поездок
(если работодатель использует собственные бланки для оформления документов учета служебных поездок, формы должны быть утверждены в составе учетной политики, а на таких формах должны присутствовать все реквизиты первичного документа) |
● Маршрутные листы, журнал учета служебных поездок и любые иные документы – если компенсация выплачивается в фиксированном размере, без принятия во внимание “пробега в служебных целях”.
● Путевой лист – если расходы возмещаются исходя из “служебного” пробега (показания можно снимать с одометра, с GPS-навигатора). |
| 4 | Платежные документы
(накладные, квитанции, чеки об оплате ГСМ, автостоянки, техобслуживания, автомойки и т.д.) |
Расходы на ГСМ могут компенсироваться на основании:
● норм Минтранса; ● норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС; ● фактического расхода ГСМ на 100 километров пробега “по служебным нуждам”. |
| 5 | Расчет суммы компенсации | Правила исчисления суммы возмещения могут указываться в:
● методике, составленной работодателем; ● тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника. Величина возмещения может быть прописана в: ● трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный); ● расчетном листке (калькуляции, расчете); ● приказе. |
Бухгалтерский учет и проводки
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Компенсация ГСМ, проводки:
Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:
Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.
Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.
Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »
При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.
Способ 3. Аренда автомобиля
Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.
Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой договор предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.
Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.
Как оформить. Потребуются документы:
1. Договор аренды авто.
2. Акт приема-передачи автомобиля.
3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.
4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.
Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.
Удобный вариант документа
Списание бензина на предприятии осуществляется в налоговом учете не сразу. Стоимость купленного топлива не включается в расходы ни при оплате аванса, ни во время заправки бензином и соответствующего списания денег с топливной карты. Дело в том, что заправка по чеку терминала АЗС лишь подтверждает его покупку, но никак не служит доказательством целевого пользования. Главным документом, который подтверждает расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. С его помощью учитывается и контролируется эксплуатация транспорта и работа водителя. Без него запрещается транспортировка людей, багажа и грузов.
В нем должна содержаться следующая информация:
- Название и номер.
- Данные о периоде действия.
- Данные о собственнике ТС.
- Данные об автомобиле.
- Данные о водителе.
Унифицированные формы документов, которые утверждены Госкомстатом России, должны использовать только компании, главная деятельность которых связана с автотранспортом. На других предприятиях можно применять форму, разработанную самостоятельно. В этом случае бланк утверждается посредством его приложения к учетной политике компании и включает в себя все реквизиты, которые указаны выше.
Как списывать бензин по путевым листам? В них необязательно вписывать маршрут следования транспортного средства. Это особенно важно в случаях использования автомобиля как для служебных, так и для личных целей. Данные выводы подтверждаются практикой в суде.
Договор оказания транспортных услуг
Используется гораздо реже – в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.
Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.
Договор аренды ТС без экипажа образец бланк
Для того, чтобы передвигаться на автомобиле, не обязательно иметь его в собственности.
Законодательство нашей страны предоставляет возможность взять транспортное средство (далее ТС) в аренду. Для этого необходимо будет оформить соглашение об аренде.
Виды договора аренды ТС
Аренда ТС бывает двух видов.
Первый из них предполагает наем автомашины вместе с водителем. Этот способ удобен тем, что у арендатора не будет проблем, связанных с проведением технического обслуживания и обеспечения сохранности машины от возможных повреждений и так далее. Но, такой способ аренды несет в себе увеличение платы за пользованием машиной и водителем.
Второй способ предполагает, что арендатор принимает во временное пользование только ТС (без экипажа).
Каждый из этих способов несет в себе свои отличительные особенности и черты. Они отображаются в арендном соглашении. О том, как правильно составить договор об аренде ТС без шофера пойдет речь далее. Об аренде с экипажем можно прочитать в соответствующем разделе нашего сайта.
Общие требования к договору аренды ТС без экипажа
Данный тип соглашения имеет свободную простую письменную форму. Об этом говорится в законодательных актах России, в частности в Гражданском кодексе РФ. Но, это не означает, что его написание не подчиняется никаким правилам. Эти общепринятые нормы также прописаны в законах.
Соглашение должно иметь несколько обязательных записей. Так, например, в нем должны быть указаны дата составления (подписания), название города, в котором происходила сделка, название документа, подписи сторон-участников с расшифровкой.
Обязательно должна быть преамбула. Это вводная часть текста. В ней необходимо определить участников сделки. Для частных (физических) лиц достаточно указания Фамилии, Имени, Общества.
А вот для компаний необходимо указать их форму собственности и название. Кроме этого нужно прописать ФИО полномочного представителя, который будет производить подписание. Но и это еще не все. Нужно указать документ, на основании которого эти полномочия имеют место.
Текст соглашения содержит все условия сделки. Он разбивается на разделы. А те, в свою очередь – на пункты. Основным разделом является предмет соглашения.
Он представляет собой передачу во временное пользование ТС за установленную арендную плату с последующим возвратом автомобиля. В этом разделе необходимо указать полную информацию о ТС. Ее переписывают из технического паспорта.
Так же основными разделами будут:
- размер и порядок оплаты;
- срок действия аренды;
- порядок передачи ТС;
- и так далее.
Важно указать, кто должен проводить необходимые мероприятия для поддержания работоспособного состояния ТС и за чьи средства. Так как экипаж не арендуется, это обязанность арендатора (включая оплату страховки).
Ниже расположен типовой бланк и образец договор аренды ТС без экипажа, вариант которого можно скачать бесплатно.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Приказ руководителя предприятия о размере выплачиваемой компенсации
Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:
- Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
- Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
- Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
- Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
- Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.
Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.
Оценка работы системы
По мнению экспертов, нормативы, установленные законодательством, привязанные к рабочему объема двигателя, не могут покрыть расходы сотрудников при использовании личного транспортного средства по служебной надобности. Если же размер компенсации будет превышать нормы, то с суммы будет взиматься НДФЛ.
Это означает, что гражданин в любом случае не получит всего объема средств, которые он потратил в поездках на своем авто по рабочей надобности. Из-за этого часто сотрудники отказываются пользоваться собственными машинами.
В результате руководитель вынужден искать альтернативные способы выхода из создавшейся ситуации.
Компенсация за использование личного транспортного средства – возмещение расходов, связанных с амортизацией авто, ее применением в служебных целях. Работодатель обязан покрывать траты на бензин, парковку, ремонт машины. Размер доплат, порядок их предоставления оговаривается заранее и фиксируется в дополнительном соглашении либо других документах.
Образец служебной записки на компенсацию затрат
Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.
ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:
- сведения о работодателе;
- информация о работнике;
- краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
- количество служебных поездок за последний месяц;
- значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
- сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
- сумма к выплате;
- дата составления заявления;
- собственноручная подпись заявителя.